# Esempi di e-mail professionali: il modello giusto per ogni situazione Le e-mail professionali richiedono una struttura standard chiara e leggibile. Per questo, può essere utile avere sempre a portata di mano delle e-mail predefinite, in modo da non dover riscrivere ogni volta da zero un determinato messaggio. Abbiamo creato una breve raccolta delle e-mail più importanti per la tua comunicazione aziendale. ## Qual è il vantaggio dei modelli per le e-mail professionali? Nei rapporti commerciali, spesso l’e-mail è il primo punto di contatto fra azienda e potenziali clienti. Un’e-mail ben scritta non è solo chiara e diretta, ma nel migliore dei casi persuade l’interlocutore a compiere una determinata azione. Definire e rispettare standard professionali minimi è ormai un obbligo nel contesto aziendale, pertanto [scrivere un’e-mail formale](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/scrivere-e-mail-commerciali-come-farlo-correttamente/) è un’operazione che non dovrebbe mai essere lasciata al caso. In particolare, quando ti trovi a dover scrivere ogni giorno numerose e-mail commerciali, l’impiego di modelli ti aiuta a stabilire un certo **standard di qualità** per tutti i messaggi inviati dalla tua casella di posta elettronica. Pianificare un appuntamento, presentare le ultime novità in catalogo o sottoporre un preventivo dettagliato: queste sono solo alcune situazioni in cui l’uso di un fac-simile permette non solo di risparmiare tempo, ma anche di realizzare una comunicazione efficace. ## Esempi di e-mail professionali per contattare potenziali clienti Contattare per la prima volta una persona interessata, scrivere per concordare un appuntamento o semplicemente dialogare per chiarire le caratteristiche del proprio servizio o prodotto: ogni giorno inviamo e-mail per coordinare attività e persone. Questi messaggi rappresentano una buona fetta di tutte le interazioni con il pubblico e si prestano benissimo alla creazione di modelli predefiniti. Gli esempi di e-mail professionali che trovi di seguito sono destinati ai **rapporti formali**: un approccio consigliato quando ancora non si conosce l’interlocutore di persona. A seconda del settore e del tipo di contatto avvenuto in precedenza è possibile usare anche [formule di saluto più adatte](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/le-formule-di-saluto-piu-adatte-per-une-mail/) in modo da dare alla comunicazione una nota più personale. ### Conferma di ricezione del messaggio, ad esempio dopo aver compilato il modulo di contatto su un sito web aziendale. **Oggetto**: Grazie per averci contattato! *Gentile \[Signore/Signora\],* *Grazie per il Suo messaggio.* *Il team di \[nome azienda\] La contatterà quanto prima e, ove necessario, sarà lieto di assisterla anche di persona. Nel frattempo può trovare maggiori informazioni su \[prodotto/servizio\] su \[link a canale social, ad esempio YouTube\] oppure direttamente sul nostro sito a \[link per scaricare un documento o una presentazione aziendale\].* *Cordialmente* *Il team di \[nome azienda\]* ### Contatto successivo via e-mail **Oggetto**: Come possiamo aiutarla? *Gentile \[Signore/Signora\],* *Qualche tempo fa abbiamo avuto uno scambio di e-mail per discutere di \[richiesta/prodotto/progetto\]. Approfitto di questa e-mail per tornare sull’argomento e proporle di chiarire personalmente eventuali dubbi o domande che potrebbero esserle rimasti. Mi comunichi la Sua disponibilità per un breve colloquio la prossima settimana.* *Cordiali saluti,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] Consiglio Anche il footer dell’e-mail veicola un’immagine aziendale ben precisa e deve trasmettere fiducia all’interlocutore. Una [firma per e-mail professionale](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/come-creare-una-firma-corretta-per-le-e-mail/) chiara e ben strutturata spinge il destinatario a rispondere al messaggio. ### Dare il benvenuto a un nuovo cliente **Oggetto**: Grazie per averci scelto! *Gentile \[Signore/Signora\],* *Grazie per aver scelto il nostro \[prodotto/ servizio\]. Per aiutarla a iniziare nel migliore dei modi, ho raccolto per Lei alcune risorse utili: \[link\]. Resto a sua completa disposizione in caso di domande concrete su \[prodotto/servizio\].* *Cordialmente,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### E-mail di follow-up dopo il primo incontro/colloquio **Oggetto**: Maggiori informazioni sui servizi/prodotti di \[nome azienda\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *spero che il nostro primo contatto \[via e-mail/telefonico/sui social\] Le sia stato utile per conoscere meglio \[nome azienda\]. Con la presente e-mail colgo l’occasione per presentarle nel dettaglio il nostro operato in ambito di \[nome dell’argomento\].* *Se lo desidera, possiamo fissare un colloquio. In alternativa Le posso inviare del materiale informativo. Naturalmente può scegliere anche entrambe le opzioni.* *Cordialmente,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### Conferma appuntamento **Oggetto**: Il nostro colloquio il giorno \[data/ora\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *con la presente Le confermo il nostro \[colloquio/presentazione\] previsto per il giorno \[data\] alle \[ora\] nella nostra sede/tramite Microsoft Teams/tramite Zoom, ecc. Nel frattempo restiamo a Sua completa disposizione per rispondere a eventuali domande.* *Cordiali saluti,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ## Modelli di e-mail professionali per preventivi e fatture Se dopo un primo colloquio un potenziale cliente mostra interesse o addirittura avvia una collaborazione, seguiranno necessariamente un preventivo e poi una fattura. Questo tipo di e-mail si presta particolarmente all’uso di fac-simile e il risparmio di tempo che ne deriva è enorme. Non resterà che aggiungere data, numero di fattura e allegare il documento in formato PDF. ### Invio di un primo preventivo **Oggetto**: Il suo preventivo *Gentile \[Signore/Signora\]*, come precedentemente concordato, in allegato troverà un preventivo su misura per Lei per \[prodotto/servizio\]. Il documento contiene una lista dettagliata dei singoli punti relativi all’offerta. Resto a Sua completa disposizione in caso di domande. *Cordiali saluti,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### E-mail di contatto post-preventivo **Oggetto**: La nostra offerta del \[data\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *qualche tempo fa Le abbiamo inviato un preventivo riguardante \[prodotto/servizio\]. Ha avuto tempo di visionarlo? Cosa ne pensa? Resto a Sua completa disposizione per chiarire eventuali dubbi o domande.* *L’offerta è valida fino al giorno \[data\]. Al decorrere di questa scadenza dovremo sottoporle un preventivo aggiornato.* *Cordialmente,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### Fattura per avvenuta prestazione / vendita effettuata **Oggetto**: Fattura \[numero fattura\] con scadenza il \[data\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *in allegato Le invio la fattura per \[tipo di lavoro eseguito\] / \[nome del prodotto\] acquistato.* *La preghiamo di saldare l’importo entro il \[data\] a mezzo bonifico bancario sul conto indicato in fattura. Resto a Sua disposizione per eventuali domande e chiarimenti.* *Cordiali saluti,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### Promemoria per fattura non pagata **Oggetto**: Promemoria di pagamento: fattura #\[numero fattura\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *con la presente e-mail siamo a ricordarle che la fattura #\[numero fattura\] con scadenza il \[data di scadenza\] non risulta ancora pagata. La preghiamo di effettuare il versamento sul conto corrente indicato quanto prima. Restiamo a Sua disposizione in caso di domande.* *Se nel frattempo dovesse aver già effettuato il pagamento, La preghiamo di ignorare la presente e-mail.* *Cordialmente,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### Sollecito di pagamento per fattura non pagata entro i termini prestabiliti **Oggetto**: Importante: sollecito di pagamento per fattura non pagata *Gentile \[Signore/Signora\],* Purtroppo ad oggi la fattura \[numero fattura\] non risulta ancora pagata. Ci vediamo pertanto costretti ad addebitarle una mora di \[importo\] in conformità alle condizioni di contatto. *Corrispondendo immediatamente l’importo dovuto eviterà l’insorgere di ulteriori spese.* *Se nel frattempo dovesse aver già effettuato il pagamento, La preghiamo di ignorare la presente e-mail.* *Cordialmente,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] Consiglio L’immagine che dai della tua azienda non deriva solo dal contenuto delle e-mail inviate, ma inizia da un indirizzo e-mail adatto. Con IONOS, commercianti e aziende possono scegliere l’[indirizzo e-mail desiderato](https://www.ionos.it/soluzioni-ufficio/email-professionale "E-mail professionale con IONOS") e instaurare un rapporto di fiducia con il proprio interlocutore fin dal primo messaggio. ## Scrivere modelli di e-mail professionali per l’acquisizione di clienti Oltre a essere utilizzate per le comunicazioni di routine come appuntamenti e fatture, le e-mail vengono spesso usate per stabilire un primo contatto con potenziali aziende e nuovi clienti. Inoltre, via e-mail è possibile inviare materiale informativo come una presentazione dell’azienda: una sorta di biglietto da visita digitale. N.B. Nei seguenti esempi di e-mail professionali è stato mantenuto un tono formale. Se ti rivolgi ai tuoi clienti in modo più informale, ti basterà passare dal lei al tu. ### Acquisizione a freddo di potenziali gruppi di clienti **Oggetto**: Scopra la nostra gamma di prodotti *Gentile \[Signore/Signora\],* *ho trovato la Sua azienda tramite \[LinkedIn/pubblicità/conferenza\]. Dopo aver cercato ulteriori informazioni su \[nome azienda\], posso affermare con sicurezza che il nostro \[prodotto/servizio\] è quello che fa per Lei.* *Siamo esperti in ambito \[marketing/automatizzazione, ecc.\] e fra i nostri clienti contiamo \[lista di aziende nello stesso ambito\].* *Mi piacerebbe presentarle la nostra offerta nel dettaglio. Ha qualche minuto di tempo durante le prossime settimane? Che ne pensa di una breve \[telefonata/videochiamata\] il \[giorno\]?* *Cordiali saluti,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### Presentazione di prodotti online o durante un primo colloquio **Oggetto**: La nostra gamma di prodotti – Scopra i vantaggi di \[nome del prodotto\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *con questa e-mail vorrei presentarle il nostro nuovo prodotto \[nome del prodotto\]. Nella presentazione in allegato a questa e-mail troverà tutte le informazioni più importanti. Se lo desidera, sarò lieto di approfondire le caratteristiche dell’offerta e di rispondere a tutte le domande su \[nome del prodotto\].* *Cordialmente,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ## Inviti a un evento: esempi di e-mail professionali Nei rapporti fra aziende e clienti esistenti e potenziali, le situazioni che richiedono una comunicazione proattiva sono numerose. Non parliamo solo di newsletter o presentazioni di prodotti, ma anche di inviti a incontri di persona. Questi ultimi sono finalizzati a consolidare le relazioni personali, specialmente in occasione di eventi aziendali. ### Invito a un evento in presenza **Oggetto**: Invito a \[nome evento\] a \[luogo\] il \[data\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *sono lieto/a di invitarla a \[nome evento\] il giorno \[data\] alle \[ora\]. L’evento si terrà a \[luogo dell’evento\]. La prego di confermare la Sua eventuale partecipazione entro il \[termine di risposta\]. In questa occasione spero di vederla e di poter scambiare qualche chiacchiera con Lei.* *Cordialmente,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### Invito a un webinar o a una serie di incontri online **Oggetto**: Il \[data\] scopra in \[numero\] minuti tutto su \[argomento\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *sono lieto di invitarla al webinar gratuito dedicato a \[nome dell’argomento\]. Il webinar si terrà il \[data\] ed è limitato a \[numero\] partecipanti. Le invieremo tutte le informazioni necessarie via e-mail. Spero di vederla in questa occasione.* *Cordiali saluti,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ### Iscrizione a una newsletter **Oggetto**: Resti sempre aggiornato su \[tematica\] *Gentile \[Signore/Signora\],* *Conosce già la nostra newsletter che tratta di \[nome, nome e nome\]? Ogni \[numero settimana/e\] riceverà spunti interessanti e approfondimenti su \[storie di successo / casi di studio / idee, ecc.\].* *Si iscriva oggi stesso e resti sempre aggiornato sulle ultime novità su \[argomento\]. Faccia clic sul link per iscriversi: \[link\]* *Cordialmente,* *\[Nome\]* \[Firma in calce all’e-mail\] ## Conclusione: l’utilità di un modello dipende da quanto spesso lo si usa Ovviamente, ogni esempio di e-mail presentato in questa guida sarà più o meno adatto a seconda del tipo di clientela e al segmento di mercato a cui ci si rivolge. I client di posta elettronica consentono di salvare diversi modelli predefiniti: in questo modo si avranno diverse e-mail più o meno lunghe, che ti consentiranno di sperimentare durante l’acquisizione di nuovi clienti. Infatti, l’obiettivo è sempre migliorare l’efficienza dei processi, soprattutto per quanto riguarda le situazioni ripetitive. Per quanto riguarda occasioni particolari (come nel caso di un’e-mail di scuse) è necessario invece ricorrere ad altre strategie. Anche in questo caso abbiamo raccolto una serie di consigli per aiutarti a scrivere una perfetta [e-mail di scuse](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/e-mail-di-scuse-formali/). This is a markdown version of: [https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/esempi-di-e-mail-professionali/](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/esempi-di-e-mail-professionali/) for AI/LLM consumption.