# Archiviazione delle e-mail: obblighi di conservazione dei documenti elettronici per le aziende In Italia esistono **norme legali che obbligano le aziende ad archiviare le e-mail relative alla corrispondenza aziendale**. Dal punto di vista legale vige l’obbligo di archiviazione dei documenti elettronici a cui le aziende devono attenersi. ## Chi è obbligato all’archiviazione delle e-mail e perché? Ogni **azienda di dimensioni medio-grandi** è obbligata per legge a conservare tutta la corrispondenza commerciale, sia cartacea sia telematica, per almeno dieci anni. Questo rappresenta una sfida burocratica e tecnica per le aziende, che non possono limitarsi a tenere un libro contabile in formato PDF perché sarebbe facilmente falsificabile. La responsabilità per l’[archiviazione delle e-mail](https://www.ionos.it/soluzioni-ufficio/archiviazione-email "Archiviazione delle e-mail con IONOS") ricade sulla **direzione aziendale**. Se i dirigenti di un’azienda non archiviano le e-mail aziendali, rischiano azioni legali quali sanzioni e, in caso di reato, anche la reclusione. Le direttive che regolano l’archiviazione della corrispondenza, comprese le e-mail, sono stabilite dall’[articolo 2214 del Codice Civile](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2214.html "Testo completo dell’articolo 2214 del Codice Civile") e dall’[articolo 22 del Dpr 600/1973](https://def.finanze.it/DocTribFrontend/decodeurn?urn=urn:doctrib::DPR:1973-09-29;600_art22 "Articolo 22 del Dpr 600/1973"). ## Quali e-mail devono conservare le aziende? Le aziende italiane sono tenute a conservare tutte le e-mail che abbiano **rilevanza giuridica, fiscale o commerciale**, in quanto possono costituire prova in caso di controlli o contenziosi. La conservazione deve avvenire secondo le norme sulla conservazione digitale, per garantirne integrità, autenticità e accessibilità nel tempo. Tra le e-mail da conservare rientrano: - Fatture elettroniche e conferme di invio/ricezione - Ordini di acquisto e conferme d’ordine - Contratti inviati o ricevuti in formato elettronico - Comunicazioni PEC, incluse ricevute di accettazione e consegna - Documenti fiscali e contabili trasmessi per e-mail - Corrispondenza con valore probatorio (ad esempio reclami, diffide, autorizzazioni) - E-mail con allegati rilevanti ai fini fiscali o giuridici (ad esempio preventivi firmati, dichiarazioni) La conservazione deve durare almeno **10 anni** e avvenire tramite sistemi conformi alle Linee Guida AgID, con firma digitale e marca temporale. Sono escluse dall’obbligo di archiviazione quelle e-mail che non hanno un contenuto commerciale, come per esempio le [newsletter](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/contenuti-di-qualita-per-newsletter-di-successo/), dal momento che non si riferiscono a un impegno giuridico o commerciale dell’azienda, e i messaggi privati dei dipendenti che hanno spedito o ricevuto attraverso la casella di posta elettronica dell’azienda. Allo stesso modo, e-mail di spam e promozionali sono esenti dall’obbligo di conservazione dei documenti elettronici. N.B. Il [Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)](https://www.ionos.it/digitalguide/siti-web/diritto-informatico/gdpr-regole-di-interesse-per-le-aziende/) stabilisce quali e-mail non possono essere memorizzate. Ad esempio, l’archiviazione di e-mail private dei dipendenti è consentita solo con l’espressa autorizzazione delle persone interessate. In caso contrario, vanno cancellate o trattate separatamente. ## Per quanto tempo devono essere conservate le e-mail di lavoro? Tutti i documenti sopra citati devono essere conservati dall’imprenditore o dai suoi eredi per **almeno dieci anni dalla data dell’ultima registrazione**, anche se nel frattempo l’azienda ha cessato la sua attività. Naturalmente, l’[obbligo di conservazione dei documenti aziendali](https://www.ionos.it/digitalguide/startup/gestione/conservazione-documenti-aziendali/) si estende anche alle e-mail aziendali rilevanti secondo i criteri specificati sopra. ## Come dovrebbero archiviare le e-mail le aziende? Per rispettare gli obblighi normativi, le aziende dovrebbero archiviare le e-mail utilizzando un sistema di conservazione digitale a norma, conforme alle [Linee Guida AgID](https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2024-06/Linee_guida_sul_documento_informatico.pdf "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici") e al [Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)](https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2005-03-07;82 "Testo del Codice dell’Amministrazione Digitale"). Questo sistema deve garantire l’**autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità** delle e-mail per almeno 10 anni. La semplice memorizzazione su client di posta o server aziendali non è sufficiente, ma bisogna adottare una soluzione che includa: - l’applicazione di firma digitale e marca temporale su messaggi e allegati; - l’uso di un sistema di conservazione certificato conforme alle regole tecniche AgID; - la classificazione e l’indicizzazione delle e-mail tramite metadati; - la redazione e l’adozione di un manuale di conservazione; - la nomina di un responsabile della conservazione (interno o esterno); - l’eventuale delega a un fornitore accreditato presso AgID per gestire il servizio. In questo modo, l’azienda assicura la validità legale delle e-mail archiviate, tutelandosi in caso di controlli fiscali, controversie o contenziosi legali. ## Archiviazione sicura delle e-mail Un’archiviazione sicura delle e-mail è fondamentale per qualsiasi azienda. Pertanto, le imprese dovrebbero prendere in considerazione **soluzioni di cloud computing** o quelle offerte da **programmi professionali** che siano certificati e garantiscano l’impossibilità di modificare o cancellare le e-mail aziendali una volta archiviate. Un’altra possibile soluzione che aiuta gli imprenditori e le imprenditrici a districarsi tra la burocrazia sorta attorno all’archiviazione della posta elettronica è la **PEC**, posta elettronica certificata. Questa soluzione è stata creata per cercare di ovviare alle difficoltà che comporta l’archiviazione delle e-mail di lavoro. Con il Decreto Legge n. 185/2008, convertito poi nella [legge n. 2/2009](https://def.finanze.it/DocTribFrontend/getAttoNormativoDetail.do?ACTION=getSommario&id=%7B1901F3D6-1D47-4758-B6EC-F94C9E858BD4%7D "Il testo completo della legge n. 2/2009"), è stato stabilito che la comunicazione tra imprese, professionisti e istituzioni avvenuta tramite PEC abbia a tutti gli effetti valore ufficiale e legale. Per attivarla basta rivolgersi a uno dei gestori qualificati dall’AgID e seguire la procedura. La PEC è obbligatoria per le seguenti categorie: - Imprese individuali - Società di capitali e di persone - Pubbliche amministrazioni (PA) - Professionisti iscritti a ordini (come avvocati, commercialisti, ecc.) - Associazioni e fondazioni Dal 2024 è entrata in vigore una novità: la PEC diventerà **PEC qualificata o domicilio digitale**, quindi entro il 2026 tutte le PEC dovranno adeguarsi agli standard eIDAS per avere pieno valore legale a livello europeo. Ti preghiamo di osservare la [nota legale](https://www.ionos.it/digitalguide/clausola-di-esclusione-di-responsabilita/) relativa a questo articolo. This is a markdown version of: [https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/archiviare-e-mail-di-lavoro-in-maniera-corretta/](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/archiviare-e-mail-di-lavoro-in-maniera-corretta/) for AI/LLM consumption.