# File PST in Outlook: che cos’è? Significato, ubicazione e archiviazione

In un file PST (Personal Storage Table) vengono memorizzati in locale e-mail, contatti, calendari e altre informazioni. Serve principalmente come file di backup per account POP o per l’archiviazione quando si desidera alleggerire le caselle di posta. Ti mostreremo come funzionano i file PST, dove sono memorizzati e come si differenziano dai file OST.

## Cos’è un file PST?

PST sta per **Personal Storage Table** (tabella di archiviazione personale). Un file PST è quindi **un contenitore di dati personali** che si può immaginare come un misto tra una cassaforte e una cartella di file. Nel file PST, Outlook raccoglie i dati personali e sincronizzati dell’utente e li memorizza come copia di backup sul computer. PST è un **formato di file proprietario di Microsoft**, cioè è concesso in licenza da Microsoft e di solito può essere aperto solo con Outlook e un account Outlook corrispondente.

Il ruolo dei file PST per gli utenti dipende principalmente dal tipo di account di Outlook:

- **Outlook con account POP (anche POP3)**: scarichi le e-mail direttamente dal server di posta e le salvi in locale sul computer in formato PST.
- **Outlook con account IMAP, Microsoft 365, Exchange o Outlook.com**: i “dati originali” rimangono sul server di posta, mentre i file di dati di Outlook offline, i [file OST](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/cose-un-file-ost/), sono memorizzati nella cache del dispositivo. Per impostazione predefinita, IMAP utilizza dal 2013 il file OST.

## PST e OST a confronto

<table>
  <thead>
    <tr>
      <th>Caratteristica</th>
      <th>File PST</th>
      <th>File OST</th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td>Posizione di archiviazione</td>
      <td>File locale sul PC, utilizzato principalmente con account POP</td>
      <td>Copia locale di una casella di posta del server (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP)</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Sincronizzazione</td>
      <td>Le modifiche sono considerate immediatamente originali, senza sincronizzazione con il server</td>
      <td>Le modifiche offline vengono sincronizzate con il server alla prossima connessione</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Utilizzo</td>
      <td>Archiviazione, backup, espansione dello spazio</td>
      <td>Accesso offline alla casella di posta del server</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Dipendenza dall’account</td>
      <td>Può essere aperto indipendentemente dal server</td>
      <td>Funziona solo con un account/profilo attivo</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Rischio</td>
      <td>Perdita o danneggiamento = dati originali persi</td>
      <td>Rischio basso, poiché il server funge da “master”</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

Il vantaggio del formato PST è la sua dimensione di archiviazione rispetto al volume di archiviazione significativamente più piccolo delle caselle di posta. Con il file PST, si può quindi fare come si vuole:

- In un file PST locale si possono [archiviare e-mail con Outlook](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/archiviare-e-mail-in-outlook/), per esempio differenziando tra [archiviazione di messaggi aziendali](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/archiviare-e-mail-di-lavoro-in-maniera-corretta/) e privati
- Salvare copie di backup di vari dati personali dell’utente come [backup di Outlook](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/eseguire-il-backup-di-outlook/) in locale sul computer
- Esportare i dati dal tuo account di Outlook come file PST per liberare spazio nella casella di posta elettronica.

## Quali sono i vantaggi dei file PST?

I vantaggi decisivi di Outlook e dei file PST sono i seguenti:

- Outlook **sincronizza** vari **dati** quotidiani o aziendali e li unisce in un’unica interfaccia.
- **Collegamenti** tra aree spesso separate come **caselle di posta, calendari e liste di contatti**
- **Archiviazione** delle e-mail, ad esempio separando tra privato e aziendale
- **Backup** dei dati personali di Outlook sul PC
- **Esportazione** dei dati per alleggerire la casella di posta o per il cambio di dispositivo

N.B. Nel **nuovo Outlook per Windows** il supporto PST è limitato: i file PST possono essere aperti, cercati e copiati, ma la modifica completa non è ancora possibile in tutti gli scenari.

Outlook facilita quindi agli utenti non solo l’accesso ai dati, ma rende anche possibile organizzare la “memoria personale”, separare i file PST in privati e aziendali, e separarli dalle applicazioni collegate o dalle [alternative a Outlook](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/outlook-alternative-convenienti/).

## Archiviare il file PST automaticamente o manualmente

I dati degli utenti vengono archiviati spostando i dati e le loro strutture di cartelle in file PST locali. Puoi decidere se mantenere i dati archiviati nella casella di posta o eliminarli automaticamente. Inoltre, puoi stabilire se eseguire l’archiviazione automaticamente o manualmente a intervalli regolari.

- **Archiviazione automatica**
- File &gt; Opzioni &gt; Avanzate &gt; Impostazioni archiviazione automatica
- Impostare gli intervalli (ad esempio ogni x giorni/settimane/mesi)
- Scegliere il percorso di archiviazione e stabilire quando eliminare i dati vecchi

- **Archiviazione manuale**
- File &gt; Strumenti &gt; Pulisci elementi vecchi
- Selezionare l’archiviazione per data meno recente o cartella
- Spostare i dati specifici in un file PST

## Outlook: trovare il file PST

La posizione di un file PST dipende dalla versione di Outlook, dal tipo di account e dalle impostazioni. I percorsi predefiniti tipici sono:

<table>
  <thead>
    <tr>
      <th>Versione di Outlook</th>
      <th>Posizione</th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td>Outlook 2013–2021/Microsoft 365</td>
      <td>`Documenti\File di Outlook`</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Windows 10/11</td>
      <td>`C:\Utenti`&lt;Nome&gt;`\AppData\Local\Microsoft\Outlook`</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Versioni precedenti (&lt;2010)</td>
      <td>`Documents and Settings\…\Microsoft\Outlook` (storico)</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

È più semplice trovare i file PST direttamente su Outlook:

- File &gt; Impostazioni account &gt; Impostazioni account
- Seleziona la scheda “File di dati”
- Clicca su “**Apri percorso del file**”

Per trovare davvero tutti i file di backup, dovresti [visualizzare le cartelle e i file nascosti](https://www.ionos.it/digitalguide/server/configurazione/windows-visualizzare-file-e-cartelle-nascosti/).

N.B. Se non desideri archiviare subito le e-mail, ma spesso invii o cancelli i messaggi frettolosamente, puoi usare Outlook per limitare i danni. [Recuperare le e-mail cancellate su Outlook](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/outlook-recuperare-le-e-mail-cancellate/) è facile.


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