# Messaggio out of office: consigli, esempi e fac-simile per scrivere una risposta automatica

Quando vai in vacanza, sei in malattia o comunque non puoi o non vuoi essere raggiungibile via e-mail per un determinato lasso di tempo, ha senso impostare una risposta automatica, in modo che chi aspetta una tua risposta sia informato sulla situazione. Tuttavia, a volte non è subito chiaro come dovrebbe apparire una notifica di assenza. Ti diamo consigli utili sulla struttura e sul contenuto della risposta automatica e ti forniamo alcuni modelli già pronti.

## Cosa contiene una buona risposta automatica?

Ciò che occorre scrivere nel testo di una notifica di assenza dipende fortemente dal contesto. Mentre alcune aziende si aspettano una **stesura formale**, capita spesso di vedere il testo alleggerito da **elementi più personali**.

Che sia formale o personale, la risposta automatica deve sempre essere **compatta** e contenere solo le informazioni più importanti, tra cui:

- Il periodo in cui sarai assente
- Quando i tuoi contatti possono aspettarsi una risposta
- Facoltativamente anche il motivo dell’assenza
- L’indirizzo e-mail di un collega o di una collega

Di seguito trovi otto modelli che contengono tutte le informazioni importanti, adatti a diversi gruppi target.

### Esempio di risposta automatica in caso di vacanze

Gentilissimi,

vi ringrazio per la vostra e-mail. Al momento sono in ferie e sarò di nuovo raggiungibile a partire dal GG/MM/AAAA.

La vostra e-mail non verrà inoltrata e risponderò al mio rientro. Per casi urgenti vi prego di rivolgervi al mio collega COLLEGA: collega@esempio.it.

Cordiali saluti,

NOME

### Esempio di risposta automatica con comunicazione sostituto

Salve,

grazie per il messaggio. Al momento sono in ferie e non ho la possibilità di accedere alle e-mail, sarò lieta/o di aiutarla a partire dal GG/MM/AA. Nel frattempo, può rivolgersi alla mia collega COLLEGA, che mi sostituirà. È raggiungibile via e-mail (collega@esempio.it) o per telefono (XXX-XXX) e risponderà volentieri alle Sue richieste. La ringrazio per la comprensione e Le auguro una buona giornata.

Cordiali saluti,

NOME

### Esempio di risposta automatica in caso di malattia

Care colleghe, cari colleghi,

se leggete questo messaggio, è perché sono malato/a. Non vi preoccupate: il GG/MM/AAAA dovrei già tornare al lavoro! Nel frattempo, il collega COLLEGA (collega@esempio.it) mi sostituirà. In casi urgenti, non esitate a contattarlo.

A presto,

NOME

### Esempio di risposta automatica per Natale

Gentili clienti,

grazie per il messaggio. Durante il periodo natalizio non sono in ufficio e non controllerò le e-mail. Sarò lieta di potervi di nuovo aiutare a partire dal GG/MM/AA.

In casi urgenti non esitate a contattare il mio collega COLLEGA (collega@esempio.it). La vostra e-mail non verrà inoltrata. Vi ringrazio per la comprensione.

In attesa di poter rispondervi di nuovo, auguro a voi e ai vostri cari buone feste!

Cordialmente,

NOME

Oltre a impostare una risposta automatica, ti consigliamo anche di inviare gli auguri di Natale ai tuoi clienti. Ovviamente, tono e contenuti devono essere adeguati. Ti mostriamo come scrivere correttamente gli [auguri di Natale aziendali](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/auguri-di-natale-aziendali/) da spedire ai clienti.

### Esempio di risposta automatica in inglese

Thank you for your message.

I am currently on vacation with no access to my e-mail. I’ll be back in the office on Monday, DD/MM/YY, and will respond to you as soon as possible.

In the meantime, you can direct any urgent messages towards my colleague COLLEGA (collega@esempio.it). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.

Thank you very much for your understanding.

Best wishes

NOME

### Esempio di risposta automatica per maternità

Care colleghe, cari colleghi,

attualmente sono in maternità. Conto di essere di nuovo a vostra disposizione a partire dal GG/MM/AAAA. Nel frattempo, potete contattare il mio collega COLLEGA (collega@esempio.it). Le vostre e-mail non verranno inoltrate.

Vi ringrazio per la comprensione.

A presto,

NOME

Consiglio Dai un’occhiata al nostro articolo sulla [notifica di assenza in caso di congedo parentale](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/notifica-di-assenza-congedo-parentale/), in cui troverai consigli e modelli da utilizzare, sia in italiano che in inglese.

### Esempio di risposta automatica se si lavora part-time

Care colleghe, cari colleghi,

grazie per il vostro messaggio. Tornerò il giorno GG/MM/AAAA e risponderò alle vostre e-mail il prima possibile. Grazie per la comprensione.

Cari saluti,

NOME

### Esempio di risposta automatica in caso di licenziamento

Gentili signore, gentili signori,

non lavoro più per la SOCIETÀ dal giorno GG/MM/AAAA e non potrò occuparmi personalmente delle vostre e-mail. Questa e-mail non verrà inoltrata. Il mio successore SUCCESSORE (successore@esempio.it) sarà lieto di aiutarvi.

Cordiali saluti,

NOME

Consiglio Redigere una [notifica di assenza in caso di licenziamento](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/notifica-di-assenza-licenziamento/) è molto importante. Se non viene comunicato correttamente ai clienti che non ci sarai più, si possono verificare errori di comunicazione e frustrazione. Leggi il nostro articolo per scoprire altri suggerimenti e modelli.

Naturalmente, per scrivere una risposta automatica puoi affidarti a modelli ed esempi. Ma come crei la notifica di assenza perfetta?

## I passaggi per creare la risposta automatica perfetta

### Titolo

Nel titolo si usa scrivere semplicemente “notifica di assenza” (in inglese: “out of office message”), in modo che chi la riceve si renda conto immediatamente che non sei disponibile.

Formule di apertura Inizia la notifica di assenza rivolgendoti a un generico destinatario con un saluto, magari ringraziandolo per il messaggio ricevuto o entrambe le cose.

Esempi:

- Gentilissimi, …
- Grazie per il messaggio.
- Buongiorno e grazie per il messaggio.

### Informazioni sulla data di rientro

Nella seconda riga del testo è meglio scrivere subito le informazioni più rilevanti: da quando sarai di nuovo raggiungibile e il motivo dell’assenza, se lo desideri. Se il tempo di assenza non è ancora definito, basta mettere il motivo. Inserire la data del tuo rientro fa senz’altro una migliore impressione rispetto alla semplice comunicazione del periodo di assenza.

Esempi:

- Al momento sono in vacanza. Sarò di nuovo raggiungibile a partire da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm.
- Da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm sarò di nuovo a Sua/tua disposizione.

### Se l’e-mail non viene inoltrata…

Nel caso in cui le tue e-mail non possano essere inoltrate o lette da un collega, è importante comunicarlo. A seconda della clientela può essere importante menzionare una motivazione o esprimere il proprio dispiacere per non poter rispondere.

Esempi:

- La tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
- Per motivi di riservatezza, la tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
- Ci dispiace dover comunicare che la tua/Sua e-mail non può essere inoltrata.

### Se qualcuno ti sostituisce…

Quando c’è una persona che può sostituirti, puoi lasciare il suo indirizzo e-mail o il suo numero di telefono, magari con la richiesta di utilizzare questa possibilità soltanto per casi urgenti, al fine di cercare di filtrare le comunicazioni meno importanti.

Esempi:

- Nel frattempo, puoi rivolgere le tue richieste al COLLEGA: collega@esempio.it.
- Nel caso di richieste urgenti, vi prego di rivolgervi al COLLEGA: collega@esempio.it.
- In caso di emergenza, La preghiamo di chiamare questo numero: XXXX.

### Formule di chiusura

Puoi utilizzare una formula di chiusura semplice.

Esempi:

- Distinti saluti,/Cordiali saluti, NOME
- Con i più cordiali saluti, NOME

### Riepilogo delle parti del messaggio con esempi

<table>
  <thead>
    <tr>
      <th><strong>Parte del messaggio</strong></th>
      <th><strong>Esempi</strong></th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td>Apertura</td>
      <td>Gentilissimi, …  
Grazie per il messaggio.  
Buongiorno e grazie per il messaggio.</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Informazioni sulla data di rientro</td>
      <td>Al momento sono in vacanza, sarò di nuovo raggiungibile a partire da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm.  
Sarò di nuovo disponibile a partire da lunedì, GG/MM/AAAA, hh:mm.</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Comunicare che l’e-mail non sarà inoltrata</td>
      <td>La tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.  
Per motivi di riservatezza la tua/Sua mail non verrà inoltrata.  
Ci dispiace dover comunicare che la tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Comunicare eventuali sostituti</td>
      <td>Nel frattempo, puoi rivolgere le tue richieste al COLLEGA: collega@esempio.it.  
Nel caso di richieste urgenti, vi prego di rivolgervi al COLLEGA: collega@esempio.it.  
In caso di emergenza, La preghiamo di chiamare questo numero: XXXX.</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Formule di chiusura</td>
      <td>Distinti saluti,/Cordiali saluti,  
NOME   
  
Con i più cordiali saluti,  
NOME</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

Consiglio Naturalmente, la risposta automatica dovrebbe contenere anche la tua [firma elettronica professionale delle e-mail](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/come-creare-una-firma-corretta-per-le-e-mail/).

## Personalizzare le risposte automatiche

Le notifiche di assenza **non devono per forza essere formali** come quelle presentate sopra. In molti ambiti ci si può rivolgere alla propria clientela in modo più rilassato e sincero. Ciò vale a maggior ragione tra colleghi, quando le comunicazioni per e-mail sono indirizzate solo a persone all’interno dell’azienda. A volte per partner commerciali esterni ci sono diverse risposte automatiche: ti mostriamo in che modo personalizzare la tua notifica di assenza e cosa evitare.

### Notifica di assenza personalizzata: cosa fare

Innanzitutto, devi capire ciò che può essere adatto all’azienda, considerando che probabilmente anche i tuoi superiori riceveranno la stessa notifica. Il tono con i colleghi potrebbe essere diverso da quello che usi con il tuo capo. Quindi considera attentamente questi consigli.

<table>
  <thead>
    <tr>
      <th><strong>Stile</strong></th>
      <th><strong>Esempi</strong></th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td>Messaggio in tono rilassato</td>
      <td>Al momento sono in vacanza!  
Mi potete trovare di nuovo a partire dal GG/MM/AAAA.  
Sarò di nuovo disponibile, pieno/a di energia e di buona volontà a partire da GG/MM/AAAA!</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Occasioni speciali</td>
      <td>Auguro a tutti un buon inizio anno.  
Siamo chiusi per il periodo natalizio. Colgo l’occasione per augurare a tutti buone feste!</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Umorismo tra colleghi</td>
      <td>Potete raggiungermi a partire dal GG/MM/AAAA, sempre che non mi assalgano nella giungla.  
Spero di non cadere in un burrone durante un’escursione!  
In casi urgenti rivolgetevi alle mie piante, che sapranno senz’altro aiutarvi.</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

### Notifica di assenza personalizzata: cosa evitare

Le notifiche di assenza sono fondamentalmente una cosa formale e determinati stili possono non centrare il bersaglio. Ti mostriamo quali errori sarebbe meglio evitare.

<table>
  <thead>
    <tr>
      <th><strong>Stile</strong></th>
      <th><strong>Esempi</strong></th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td>Senso di sollievo</td>
      <td>Finalmente posso godermi le sudate vacanze!  
Lascio la scrivania per lanciarmi all’avventura.  
Finalmente via di qui! Tenetemi il posto!</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Lasciar trasparire disinteresse,</td>
      <td></td>
    </tr>
    <tr>
      <td>con una risposta automatica troppo breve</td>
      <td>Sono in vacanza e non leggerò le e-mail fino al GG/MM/AAAA.  
Fino al GG/MM/AAAA non sarò in ufficio. Vi prego di non mandarmi e-mail in questo periodo.  
Non ci sono! Mi ritrovate a partire dal GG/MM/AAAA.</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Aggiunte inutili</td>
      <td>(Un’immagine di un orso polare al sole)  
(Citazioni) “La ragione e il torto non si dividon mai con un taglio così netto, che ogni parte abbia soltanto dell’una o dell’altro.” – Alessandro Manzoni  
(Emoticon) Rimanete tutt’orecchi! ;) A presto, Luca. :D</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

## Rischi legati all’invio di risposte automatiche

La notifica di assenza fa parte del bon ton della comunicazione aziendale per e-mail ed è un must per molte aziende. Tuttavia, occorre ponderare attentamente quali informazioni fornire nella risposta automatica.

Infatti, sempre più spesso succede che criminali e spammer si servano delle informazioni qui contenute a scopi non leciti: ad esempio si possono utilizzare le informazioni sui periodi di assenza per furti nelle case o nelle imprese. Inoltre, il messaggio di risposta automatica ha per gli spammer un grande vantaggio: solitamente, vengono inviati messaggi a migliaia di variazioni di indirizzi e-mail, generate in modo casuale, e con la ricezione di una notifica di assenza viene scoperto quali sono gli indirizzi reali.


This is a markdown version of: [https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/la-notifica-di-assenza-perfetta/](https://www.ionos.it/digitalguide/e-mail/tecnica-e-mail/la-notifica-di-assenza-perfetta/) for AI/LLM consumption.