Google Workspace vs Microsoft 365

Google Workspace o Microsoft 365? Quando si tratta di scegliere un software di produttività le opinioni divergono. Con la sua linea Office, Microsoft offre da anni un pacchetto software collaudato per l'uso quotidiano in ufficio che in veste di Microsoft 365 fa la sua bella figura anche su cloud.

Con il servizio di file hosting Drive e Google Docs, Google ha voluto introdurre sul mercato alternative gratuite alla gamma di prodotti Microsoft. Tali soluzioni si concentrano principalmente su un target di utenti privati. Google Workspace, invece, ambisce a soddisfare le esigenze della clientela business e ad affermarsi come serio concorrente di Microsoft Office in questo segmento. Ma quali sono i risultati del confronto diretto con il leader di mercato?

Con il software di produttività Google Workspace Google intende rivolgersi al segmentobusiness: una dichiarazione di guerra al leader di mercato Microsoft e di conseguenza al suo prodotto concorrente Microsoft 365. Confrontiamo i due prodotti per quanto riguarda i seguenti aspetti:

• offerta di app
• archivio cloud
• condivisione di file
• cooperazione
• e-mail
• sicurezza
• protezione dei dati
• disponibilità
• assistenza
• prezzo

Guardando il portfolio di prodotti dei due pacchetti di business app, si può notare che l’ambito funzionale perlopiù coincide. Fondamentalmente per ogni app di Microsoft 365 Google offre un’alternativa corrispondente.

Una caratteristica unica del prodotto Microsoft è l'opzione di download. Tutte le business app di Microsoft 365 sopra elencate sono disponibili anche come versioni desktop e possono essere installate direttamente dal cloud su dispositivi locali (a seconda del piano di prodotto selezionato) e possono essere utilizzate anche offline.

Anche Google Workspace offre funzioni offline per Google Docs, Fogli e Presentazioni. Non nella forma di un'applicazione desktop, tuttavia, ma come feature dell'applicazione web. Unico prerequisito è usare il browser web Chrome, inclusa un'estensione per il funzionamento offline.

Le soluzioni cloud come Microsoft 365 e Google Workspace sono particolarmente convincenti nel contesto aziendale grazie alla memorizzazione centralizzata dei dati su Internet.

Microsoft si affida al servizio di file hosting OneDrive per Microsoft 365. Gli utenti di Google Workspace hanno accesso alla piattaforma di cloud storage Google Drive con un contingente esteso di archiviazione.

Mentre Microsoft fornisce a tutti gli utenti di Microsoft 365 1 terabyte (TB) di spazio cloud, il volume dell’archivio di Google Workspace dipende dalla versione di prodotto utilizzata e dal numero di licenze utente che un'azienda acquista.

Nella versione Google Workspace Basic lo spazio di archiviazione è di 30 gigabyte. Google fornisce uno spazio di archiviazione illimitato agli utenti delle versioni del prodotto Business ed Enterprise, a condizione che siano state acquistate almeno 5 licenze utente. Fino a 4 licenze, invece, il volume di archiviazione disponibile si riduce a 1 TB per licenza.

Sia Microsoft sia Google offrono la possibilità di sincronizzare l’archivio cloud con un dispositivo. I file e le cartelle memorizzati online sono disponibili anche offline.

Quando si tratta di gestire i file archiviati online entrambe le soluzioni di cloud storage sono caratterizzate da un'ampia gamma di funzioni. Per il lavoro quotidiano risultano molto pratiche la cronologia delle versioni e le funzioni di condivisione con cui gli utenti possono condividere file con persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione con un semplice clic del mouse, anche impostando un limite di tempo.

Google Workspace offre anche una funzione di ricerca basata sulla NLP (Natural Language Processing) presente in tutte le applicazioni.

Come piattaforme di collaborazione Microsoft 365 e Google Workspace forniscono potenti strumenti per comunicare e collaborare con colleghi, clienti e partner commerciali. Entrambe le soluzioni consentono la videotelefonia e la messaggistica istantanea, così come l'editing collaborativo di testi, fogli di calcolo e presentazioni sul cloud.

La risposta di Google a Skype for Business è il servizio di videoconferenza e messaggistica istantanea Hangouts. Hangouts Meet offre funzionalità di videotelefonia, mentre Hangouts Chat fornisce agli utenti una piattaforma di comunicazione per messaggi diretti e conversazioni di gruppo.

Tuttavia, Google Workspace non offre uno spazio di lavoro con chat come Microsoft Teams, che combina la gestione dei gruppi, lo scambio di file e l'elaborazione di documenti condivisi.

I siti web aziendali interni e altre applicazioni intranet possono essere implementati in modo professionale con Google Workspace come con Microsoft 365. Con Sites, Google si affida a un sistema di modelli intuitivamente comprensibile con possibilità di progettazione limitate. Microsoft SharePoint, invece, non è così facile da capire intuitivamente, ma offre molte più possibilità per l'implementazione di applicazioni web interne all'azienda.

Con Yammer e Google+, entrambi i fornitori offrono soluzioni cloud che abilitano i social network interni e interaziendali.

Sia Microsoft 365 che Google Workspace offrono funzionalità e-mail professionali per aziende, tra cui un calendario e una rubrica.

Gli utenti di Microsoft 365 gestiscono il proprio traffico e-mail sia nel programma client di posta elettronica Outlook sia nell'applicazione per browser Outlook sul Web, anche sul dispositivo mobile. Con Google Workspace la gestione della posta elettronica viene eseguita nell'applicazione web Gmail, che costituisce anche la base dell'omonimo prodotto freemail.

A differenza dell'account gratuito di Google, Gmail è disponibile per gli utenti di Gmail Suite con un'interfaccia utente senza pubblicità e un dominio e-mail personale. Con Microsoft 365 il singolo dominio e-mail è supportato solo per i piani che includono il servizio di posta elettronica Exchange Online. Questi includono Microsoft 365 Business Basic, App Microsoft 365 per le aziende Premium e tutti i piani Enterprise.

Google Workspace vs Microsoft 365: quale prodotto è più sicuro? In linea di principio entrambi si rivolgono a imprese i cui processi aziendali sono soggetti a severe direttive di conformità alle norme per quanto riguarda la sicurezza delle intercettazioni e la protezione dei dati. Entrambi i fornitori si affidano a solide tecnologie di crittografia per l'archiviazione dei dati nel data center e per la trasmissione dei dati tra client e server.

Inoltre sia Microsoft 365 sia Google Workspace sono stati progettati per soddisfare i principali standard di settore e le normative per l'elaborazione sicura dei dati.

• Entrambe le piattaforme sono certificate secondo gli standard internazionali per la sicurezza delle informazioni, la sicurezza e la protezione dei dati nel cloud (ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018).
• Tutti i servizi cloud Microsoft soddisfano gli standard di controllo dell'organizzazione dei servizi per la sicurezza operativa (SOC 1, 2 e 3), che includono controlli annuali per la sicurezza dei dati, la disponibilità, l'elaborazione dell'integrità e la riservatezza. Google Workspace è certificata anche secondo le norme SOC 2 e 3.
• In qualità di membri del Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP), entrambi i fornitori sono stati sottoposti a un processo di valutazione e approvazione che qualifica i loro prodotti cloud per l'uso nelle agenzie governative statunitensi.
• Entrambe le piattaforme cloud supportano il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) per garantire l'elaborazione sicura delle transazioni con carta di credito.
• Tutti gli strumenti cloud della gamma di prodotti Microsoft sono conformi a HIPAA. L'Health Insurance Portability and Accountability Act degli Stati Uniti fornisce regole rigorose per il trattamento dei dati dei pazienti. Il cloud di Google, d'altra parte, soddisfa finora solo parzialmente i requisiti HIPAA.

Sia Microsoft sia Google hanno implementato misure di privacy che consentono alle aziende un utilizzo conforme al RGDP delle applicazioni cloud.

Come Microsoft Cloud, anche Google Workspace garantisce agli utenti una disponibilità del 99,9%. I team di assistenza di entrambe le piattaforme sono raggiungibili 24 ore su 24 per telefono, e-mail o chat.

Google offre Google Workspace in tre versioni. I pacchetti Google Workspace Basic e Google Workspace Business si rivolgono a start-up e PMI. Con Google Workspace Enterprise, Google punta invece alle grandi imprese.

Microsoft offre alle aziende una gamma di prodotti più differenziata. In totale sono disponibili 7 piani con diverse funzioni per l’uso commerciale.

Google Workspace è un forte concorrente del leader di mercato in tutte le aree rilevanti. Online il cloud di Microsoft non offre quasi mai una caratteristica che non sia disponibile anche su Google. Solo gli utenti che per il proprio lavoro d'ufficio quotidiano preferiscono un'applicazione desktop a una per il browser apprezzeranno maggiormente Microsoft 365.