Le soluzioni cloud come Microsoft 365 e Google Workspace sono particolarmente convincenti nel contesto aziendale grazie alla memorizzazione centralizzata dei dati su Internet.
Microsoft si affida al servizio di file hosting OneDrive per Microsoft 365. Gli utenti di Google Workspace hanno accesso alla piattaforma di cloud storage Google Drive con un contingente esteso di archiviazione.
Mentre Microsoft fornisce a tutti gli utenti di Microsoft 365 1 terabyte (TB) di spazio cloud, il volume dell’archivio di Google Workspace dipende dalla versione di prodotto utilizzata e dal numero di licenze utente che un'azienda acquista.
Nella versione Google Workspace Basic lo spazio di archiviazione è di 30 gigabyte. Google fornisce uno spazio di archiviazione illimitato agli utenti delle versioni del prodotto Business ed Enterprise, a condizione che siano state acquistate almeno 5 licenze utente. Fino a 4 licenze, invece, il volume di archiviazione disponibile si riduce a 1 TB per licenza.
Sia Microsoft sia Google offrono la possibilità di sincronizzare l’archivio cloud con un dispositivo. I file e le cartelle memorizzati online sono disponibili anche offline.
Quando si tratta di gestire i file archiviati online entrambe le soluzioni di cloud storage sono caratterizzate da un'ampia gamma di funzioni. Per il lavoro quotidiano risultano molto pratiche la cronologia delle versioni e le funzioni di condivisione con cui gli utenti possono condividere file con persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione con un semplice clic del mouse, anche impostando un limite di tempo.
Google Workspace offre anche una funzione di ricerca basata sulla NLP (Natural Language Processing) presente in tutte le applicazioni.