Firmare digitalmente documenti con un certificato eIDAS su Windows

Con un certificato conforme a eIDAS di IONOS, puoi apporre una firma digitale con valore legale ai tuoi documenti digitali. Puoi considerare questa firma come un sigillo digitale: conferma l'autenticità del mittente e l'integrità del documento, ossia che il documento non è stato alterato dopo la firma.

In questo articolo scoprirai:

• Come importare il tuo certificato eIDAS in Microsoft Windows
• Come firmare documenti PDF con Adobe Acrobat Reader
• Come firmare documenti ODT e PDF in LibreOffice.
   

Importare il certificato eIDAS su Windows

Per poter utilizzare il tuo certificato in applicazioni come Adobe Acrobat o LibreOffice, devi prima salvarlo nell'archivio certificati di Windows.
 

Passaggio 1: creare il file del certificato (PFX) nell'account IONOS

• Accedi al tuo account IONOS.
• Fai clic su MENU > Domini & SSL nella barra del titolo.
• Passa al riquadro Portfolio a destra della panoramica dei domini e clicca sul link Modifica nell'area eIDAS . Si aprirà la panoramica dei tuoi certificati eIDAS.
• Clicca sul nome del certificato per cui desideri creare il file. Si aprirà la scheda "Informazioni sul certificato".
• Passa alla scheda File del certificato.
• Nell'area Crea e scarica file .PFX, fai clic su Scarica.
• Nel campo Chiave privata, inserisci la chiave privata ricevuta durante la configurazione iniziale nell'account IONOS.
• Imposta una password per il file del certificato. Questa password protegge il file PFX da accessi non autorizzati ed è necessaria per l'importazione del certificato. Annotala con cura.
• Fai clic su Scarica file .PFX.

Il file del certificato con estensione .pfx è stato creato e salvato nella tua cartella dei download. Nella prossima sezione verrà illustrato come importare questo file nell'archivio certificati di Windows.

Passaggio 2: importare il file del certificato nell'archivio certificati di Windows

• Apri Esplora file e vai al file PFX scaricato.
• Fai doppio clic sul file PFX per avviare la procedura guidata di importazione dei certificati. Segui i passaggi della procedura guidata.
• Seleziona Utente corrente come percorso di archiviazione e fai clic su Avanti.
• Conferma il nome del file con Avanti.
• Inserisci la password che hai impostato durante la creazione del file PFX.
• Seleziona le opzioni di importazione desiderate in base alle tue esigenze. Consigliamo di mantenere l'opzione predefinita Includi tutte le proprietà estese.
• Fai clic su Avanti.
• Mantieni l'opzione per la selezione automatica dell'archivio certificati e fai clic su Avanti. Verrà visualizzato un riepilogo delle impostazioni selezionate.
• Clicca su Fine per completare l'importazione.

Il certificato è ora memorizzato nel sistema e può essere utilizzato dalle tue applicazioni.

Firmare un modulo PDF con Adobe Acrobat Reader

• Apri il modulo PDF da firmare con Adobe Acrobat Reader.
• Fai clic sul menu Tutti gli strumenti e seleziona Visualizza più > Utilizza un certificato.
• Fai clic su Firma digitalmente nel sottomenu che si apre. Si aprirà una finestra di dialogo in cui viene richiesto di definire l'area per la firma.
• Conferma con OK.
• Nel documento, trascina con il mouse un'area rettangolare nel punto in cui desideri che appaia la tua firma.
• Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona il tuo certificato importato e fai clic su Continua. Verrà visualizzata un'anteprima della tua firma.
• Opzionale: fai clic sul pulsante Crea per personalizzare l'aspetto della firma, ad esempio aggiungendo un'immagine o modificando le informazioni visualizzate
• Opzionale: attiva l'opzione Blocca documento dopo la firma. In questo modo il documento non potrà più essere modificato, garantendo la validità della firma.

• Fai clic su Rivedi per controllare il contenuto del documento prima di firmarlo.
• Clicca su Firma.
• Seleziona una posizione di archiviazione e un nome per il documento firmato e fai clic su Salva.

Il processo di firma è completato. La firma dovrebbe ora essere visibile nella posizione selezionata del documento. Acrobat mostra un'apposita notifica sopra il documento. Per visualizzare ulteriori informazioni sulla firma, è sufficiente fare clic sulla firma stessa.

Firmare i documenti con LibreOffice

Metodo 1: esportare direttamente il documento come PDF firmato (consigliato)

Questo è il caso d'uso più comune, ad esempio se hai creato una lettera o una fattura con LibreOffice Writer.

• Apri o creai il tuo documento in LibreOffice (ad esempio, Writer).
• Nel menu, fai clic su File > Esporta come > Esporta nel formato PDF..
• Nella finestra di dialogo Opzioni PDF, passa alla scheda Firme digitali.
• Nell'area Certificato, fai clic sul pulsante Seleziona...
• Seleziona il certificato eIDAS dall'elenco e clicca su Seleziona.
• Fai clic su Esporta.
• Scegli un nome e una posizione di archiviazione per il tuo file PDF e fai clic su Salva.
• Si aprirà una finestra di dialogo che ti chiederà se LibreOffice debba memorizzare la firma per ogni operazione di salvataggio.
  • Sì: se fai clic su Sì, la firma digitale verrà salvata e aggiunta automaticamente a ogni modifica successiva o salvataggio del documento. Questo può essere utile se vuoi assicurarti che ogni versione del documento sia firmata da te.
  • No: se fai clic su No, il documento verrà firmato solo per questa volta. Se in seguito modifichi e salvi nuovamente il documento, la nuova versione non verrà firmata automaticamente. Dovrai quindi eseguire nuovamente il processo di firma manualmente.
    Il documento viene ora creato come file PDF con firma digitale.

Ora hai salvato il tuo documento come file PDF firmato.

Successivamente, puoi aprire il file PDF con LibreOffice per verificare il risultato. Nella barra informativa sopra il documento aperto, dovrebbe essere visualizzata una nota relativa alla firma. Fai clic sul pulsante corrispondente per visualizzare ulteriori informazioni in merito.

Metodo 2: firmare un documento PDF o ODT esistente

• Apri il documento da firmare (ad esempio .odt o .pdf) in LibreOffice.
• Nel menu, fai clic su File > Firme digitali > Firme digitali...
• Se stai modificando un documento .odt che non è ancora stato salvato, ti verrà richiesto di farlo. Salva il documento.
• Nella finestra di dialogo "Firme digitali", clicca su Firma documento…
• Seleziona il tuo certificato eIDAS e fai clic su Firma.
• Chiudi la finestra di dialogo per tornare al documento.
• Si apre una finestra di dialogo che chiede se LibreOffice deve ricordare la firma per ogni processo di salvataggio.
  • Sì: se fai clic su Sì, la firma digitale verrà salvata e aggiunta automaticamente a ogni modifica successiva o salvataggio del documento. Questo può essere utile se vuoi assicurarti che ogni versione del documento sia firmata da te.
  • No: se fai clic su No, il documento verrà firmato solo per questa volta. Se in seguito modifichi e salvi nuovamente il documento, la nuova versione non verrà firmata automaticamente. Dovrai quindi eseguire nuovamente il processo di firma manualmente.
    Il documento viene ora creato come file PDF firmato digitalmente.

Il documento è ora firmato. Nella barra informativa sopra il documento aperto, dovrebbe essere visualizzata una nota sulla firma. Fai clic sul pulsante corrispondente per visualizzare ulteriori informazioni sulla firma