Attestato di servizio: struttura, contenuto ed esempi

I dipendenti hanno diritto a richiederlo al datore di lavoro durante o dopo la fine di un rapporto professionale: si tratta dell’attestato di servizio o certificato di servizio lavorativo o, ancora, certificato di lavoro. Tale documento deve fornire un’immagine la più accurata possibile circa il rapporto di lavoro in questione. A partire da un certificato di lavoro è infatti possibile risalire alle esperienze e competenze acquisite nell’ambito di una specifica esperienza professionale.

Ma come si struttura un simile documento? E a chi potrebbe essere d’aiuto? In questo articolo vi spieghiamo in quali occasioni vi potrebbe venire richiesto un attestato di servizio e vi illustriamo come formularne correttamente uno.

Un attestato di servizio è un documento che dimostra lo svolgimento di un’attività professionale presso un datore di lavoro. La sua importanza è indubbia: con un simile documento in mano, infatti, il dipendente ha la possibilità di provare la validità delle proprie competenze acquisite durante uno specifico rapporto di lavoro.

In genere ciò può tornare utile nel momento in cui deve richiedere un prestito o mutuo a un qualsivoglia ente finanziario (istituto finanziario o banca). In alternativa potrebbe essere un documento necessario da sottoporre all’INPS se sono stati messi in dubbio determinati periodi contributivi. Un ultimo caso in cui ci si può servire di un certificato di lavoro è per consegnarlo al reparto delle risorse umane in allegato alla candidatura a una posizione vacante presso una nuova azienda.

Qualsiasi sia il motivo che porti il dipendente a richiederne uno, il certificato di servizio lavorativo è la prova ufficiale che egli lavora (o ha lavorato) per un determinato periodo di tempo presso un datore di lavoro, il quale lasciando la sua firma sul documento ne certifica l’atto. Al momento di preparare la richiesta di tale attestato per iscritto si possono inserire, oltre ai dati obbligatori, informazioni aggiuntive necessarie a seconda della destinazione d’uso della documentazione. Per esempio potrebbe trattarsi della quota TFR accumulata o di provvedimenti di natura disciplinare a carico del dipendente.

Affinché chi riceva il documento possa avere un'impressione completa delle prestazioni e del comportamento del soggetto, nel certificato di servizio lavorativo è necessario includere determinati elementi. Non ci sono norme o standard per la struttura e il contenuto, tuttavia tutti i documenti del genere hanno in comune alcuni punti. La struttura di un attestato di servizio solitamente segue infatti un certo standard e contiene le informazioni essenziali riguardo alla professione e alla durata dell'impiego.

I contenuti centrali includono:

• Intestazione: a seconda del tipo di certificato va scelta l’intestazione appropriata (come ad esempio “attestato di servizio”, “certificato di servizio lavorativo”, “certificato di lavoro”)
• Introduzione: i dati anagrafici del dipendente, la durata del rapporto di lavoro, la funzione e posizione all'interno dell'azienda
• Breve descrizione dell’azienda: i dati essenziali dell’azienda
• Descrizione della professione: il settore di attività e le attività svolte, lo sviluppo professionale, il tipo di contratto
• Valutazione delle prestazioni e del comportamento sociale: le conoscenze specialistiche e le qualifiche, il comportamento tenuto nei confronti di superiori e colleghi
• Motivo del licenziamento: solo previo consenso del dipendente. Le formule comuni di risoluzione del contratto comprendono “su richiesta propria”, “per ragioni operative” o “di comune accordo”
• Formula conclusiva e auguri per il futuro: ringraziamenti
• La data e la firma del datore di lavoro con timbro aziendale

Le attività svolte devono essere descritte in modo tale che i potenziali futuri datori di lavoro o creditori siano in grado di capire chiaramente l'esperienza professionale del candidato. Per la stesura di un simile documento si raccomanda di essere per prima cosa onesti: in questo modo si garantisce che le informazioni contenute siano veritiere. Inoltre consigliamo di mantenere un tono benevolo nella formulazione della certificazione. La valutazione dovrebbe infatti fare riferimento alle prestazioni effettive ed enfatizzare il più possibile i punti di forza dell’ex dipendente.

Nel corso della valutazione delle prestazioni si risponde alla domanda se il dipendente abbia svolto in modo soddisfacente i compiti assegnati e in che misura. È particolarmente importante valutare in che misura sono state sviluppate determinate competenze. Di norma in un attestato di servizio si valutano le seguenti competenze:

• Disponibilità: determinazione, senso del dovere, engagement, impegno, proattività
• Qualifiche: giudizio, resistenza allo stress, riflessione, comprensione, capacità di lavorare sotto pressione, flessibilità
• Metodo e stile di lavoro: responsabilità personale, coscienza, metodologia, indipendenza, affidabilità
• Risultati e successo: qualità, quantità, competenze, intensità, produttività
• Competenze e conoscenze speciali: successi e risultati speciali
• Competenze di leadership: stile di leadership, soddisfazione dei dipendenti, capacità di motivazione
• Valutazione della performance complessiva: soddisfazione generale rispetto alle attività svolte dal dipendente

Oltre alle prestazioni, il certificato di servizio rilasciato dal datore di lavoro valuta anche il comportamento sociale del dipendente. L'attenzione si concentra sulle competenze sociali e le cosiddette soft skills. La valutazione del comportamento sociale deve tenere conto di tre aspetti:

• Comportamento verso l’interno: superiori, colleghi e dipendenti
• Comportamento verso l'esterno: clienti e contatti esterni
• Altri comportamenti e competenze sociali: onestà, integrità, assertività o disponibilità al compromesso

Nel certificato di lavoro è particolarmente importante che non ci sia alcun tipo di valutazione negativa. Se ci sono state difficoltà tra datore di lavoro e dipendente durante l'impiego, è meglio non documentarle.

Non devono inoltre risultare dati sensibili soggetti al diritto alla riservatezza riguardo al numero di assenze per malattia o l’appartenenza a un sindacato (interno o esterno all’azienda che sia) o a un partito politico. Informazioni simili sono infatti tutelate dalla legge sulla privacy.

Inoltre nell’attestato di servizio non possono essere fornite informazioni rispetto ai seguenti argomenti:

- Diffide

- Consumo di alcol/stupefacenti

- Disoccupazione

- Invalidità

- Attività con comitati aziendali/sindacati/partiti politici

- Importo del reddito

- Malattie e assenze

- Congedo parentale

- Dettagli della vita privata

- Reati

Il certificato di servizio lavorativo deve contenere:

     ✔ Intestazione (attestato di servizio/certificato di servizio lavorativo/certificato di lavoro)

     ✔ Introduzione

     ✔ Breve descrizione dell’azienda

     ✔ Descrizione delle mansioni

     ✔ Valutazione delle prestazioni e del comportamento sociale

     ✔ Motivo della risoluzione del contratto

     ✔ Formula di chiusura e auguri per il futuro

     ✔ Data, firma e timbro aziendale

     ✔ Dati aziendali

Oltre a ciò deve essere rispettata la correttezza della forma del certificato:

     ✔ Le informazioni devono essere veritiere e benevole

     ✔ Non devono esserci valutazioni soggettive

     ✔ La formattazione è chiara

     ✔ L’ortografia e la sintassi sono corrette

     ✔ La descrizione del lavoro è completa

     ✔ Le mansioni sono organizzate per importanza

     ✔ Il certificato è stato stampato su carta intestata, quindi indica i dati aziendali, la forma giuridica e l’indirizzo dell’azienda

     ✔ La data di emissione coincide con la data dell’ultimo giorno lavorativo

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.