Messaggio out of office: consigli, esempi e fac-simile per scrivere una risposta automatica

Quando vai in vacanza, sei in malattia o comunque non puoi o non vuoi essere raggiungibile via e-mail per un determinato lasso di tempo, ha senso impostare una risposta automatica, in modo che chi aspetta una tua risposta sia informato sulla situazione. Tuttavia, a volte non è subito chiaro come dovrebbe apparire una notifica di assenza. Ti diamo consigli utili sulla struttura e sul contenuto della risposta automatica e ti forniamo alcuni modelli già pronti.

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Cosa contiene una buona risposta automatica?

Ciò che occorre scrivere nel testo di una notifica di assenza dipende fortemente dal contesto. Mentre alcune aziende si aspettano una stesura formale, capita spesso di vedere il testo alleggerito da elementi più personali.

Che sia formale o personale, la risposta automatica deve sempre essere compatta e contenere solo le informazioni più importanti, tra cui:

  • Il periodo in cui sarai assente
  • Quando i tuoi contatti possono aspettarsi una risposta
  • Facoltativamente anche il motivo dell’assenza
  • L’indirizzo e-mail di un collega o di una collega

Di seguito trovi otto modelli che contengono tutte le informazioni importanti, adatti a diversi gruppi target.

Esempio di risposta automatica in caso di vacanze

Gentilissimi,

vi ringrazio per la vostra e-mail. Al momento sono in ferie e sarò di nuovo raggiungibile a partire dal GG/MM/AAAA.

La vostra e-mail non verrà inoltrata e risponderò al mio rientro. Per casi urgenti vi prego di rivolgervi al mio collega COLLEGA: collega@esempio.it.

Cordiali saluti,

NOME

Esempio di risposta automatica con comunicazione sostituto

Salve,

grazie per il messaggio. Al momento sono in ferie e non ho la possibilità di accedere alle e-mail, sarò lieta/o di aiutarla a partire dal GG/MM/AA. Nel frattempo, può rivolgersi alla mia collega COLLEGA, che mi sostituirà. È raggiungibile via e-mail (collega@esempio.it) o per telefono (XXX-XXX) e risponderà volentieri alle Sue richieste. La ringrazio per la comprensione e Le auguro una buona giornata.

Cordiali saluti,

NOME

Esempio di risposta automatica in caso di malattia

Care colleghe, cari colleghi,

se leggete questo messaggio, è perché sono malato/a. Non vi preoccupate: il GG/MM/AAAA dovrei già tornare al lavoro! Nel frattempo, il collega COLLEGA (collega@esempio.it) mi sostituirà. In casi urgenti, non esitate a contattarlo.

A presto,

NOME

Esempio di risposta automatica per Natale

Gentili clienti,

grazie per il messaggio. Durante il periodo natalizio non sono in ufficio e non controllerò le e-mail. Sarò lieta di potervi di nuovo aiutare a partire dal GG/MM/AA.

In casi urgenti non esitate a contattare il mio collega COLLEGA (collega@esempio.it). La vostra e-mail non verrà inoltrata. Vi ringrazio per la comprensione.

In attesa di poter rispondervi di nuovo, auguro a voi e ai vostri cari buone feste!

Cordialmente,

NOME

Oltre a impostare una risposta automatica, ti consigliamo anche di inviare gli auguri di Natale ai tuoi clienti. Ovviamente, tono e contenuti devono essere adeguati. Ti mostriamo come scrivere correttamente gli auguri di Natale aziendali da spedire ai clienti.

Esempio di risposta automatica in inglese

Thank you for your message.

I am currently on vacation with no access to my e-mail. I’ll be back in the office on Monday, DD/MM/YY, and will respond to you as soon as possible.

In the meantime, you can direct any urgent messages towards my colleague COLLEGA (collega@esempio.it). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.

Thank you very much for your understanding.

Best wishes

NOME

Esempio di risposta automatica per maternità

Care colleghe, cari colleghi,

attualmente sono in maternità. Conto di essere di nuovo a vostra disposizione a partire dal GG/MM/AAAA. Nel frattempo, potete contattare il mio collega COLLEGA (collega@esempio.it). Le vostre e-mail non verranno inoltrate.

Vi ringrazio per la comprensione.

A presto,

NOME

Consiglio

Dai un’occhiata al nostro articolo sulla notifica di assenza in caso di congedo parentale, in cui troverai consigli e modelli da utilizzare, sia in italiano che in inglese.

Esempio di risposta automatica se si lavora part-time

Care colleghe, cari colleghi,

grazie per il vostro messaggio. Tornerò il giorno GG/MM/AAAA e risponderò alle vostre e-mail il prima possibile. Grazie per la comprensione.

Cari saluti,

NOME

Esempio di risposta automatica in caso di licenziamento

Gentili signore, gentili signori,

non lavoro più per la SOCIETÀ dal giorno GG/MM/AAAA e non potrò occuparmi personalmente delle vostre e-mail. Questa e-mail non verrà inoltrata. Il mio successore SUCCESSORE (successore@esempio.it) sarà lieto di aiutarvi.

Cordiali saluti,

NOME

Consiglio

Redigere una notifica di assenza in caso di licenziamento è molto importante. Se non viene comunicato correttamente ai clienti che non ci sarai più, si possono verificare errori di comunicazione e frustrazione. Leggi il nostro articolo per scoprire altri suggerimenti e modelli.

Naturalmente, per scrivere una risposta automatica puoi affidarti a modelli ed esempi. Ma come crei la notifica di assenza perfetta?

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I passaggi per creare la risposta automatica perfetta

Titolo

Nel titolo si usa scrivere semplicemente “notifica di assenza” (in inglese: “out of office message”), in modo che chi la riceve si renda conto immediatamente che non sei disponibile.

Formule di apertura Inizia la notifica di assenza rivolgendoti a un generico destinatario con un saluto, magari ringraziandolo per il messaggio ricevuto o entrambe le cose.

Esempi:

  • Gentilissimi, …
  • Grazie per il messaggio.
  • Buongiorno e grazie per il messaggio.

Informazioni sulla data di rientro

Nella seconda riga del testo è meglio scrivere subito le informazioni più rilevanti: da quando sarai di nuovo raggiungibile e il motivo dell’assenza, se lo desideri. Se il tempo di assenza non è ancora definito, basta mettere il motivo. Inserire la data del tuo rientro fa senz’altro una migliore impressione rispetto alla semplice comunicazione del periodo di assenza.

Esempi:

  • Al momento sono in vacanza. Sarò di nuovo raggiungibile a partire da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm.
  • Da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm sarò di nuovo a Sua/tua disposizione.

Se l’e-mail non viene inoltrata…

Nel caso in cui le tue e-mail non possano essere inoltrate o lette da un collega, è importante comunicarlo. A seconda della clientela può essere importante menzionare una motivazione o esprimere il proprio dispiacere per non poter rispondere.

Esempi:

  • La tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
  • Per motivi di riservatezza, la tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
  • Ci dispiace dover comunicare che la tua/Sua e-mail non può essere inoltrata.

Se qualcuno ti sostituisce…

Quando c’è una persona che può sostituirti, puoi lasciare il suo indirizzo e-mail o il suo numero di telefono, magari con la richiesta di utilizzare questa possibilità soltanto per casi urgenti, al fine di cercare di filtrare le comunicazioni meno importanti.

Esempi:

  • Nel frattempo, puoi rivolgere le tue richieste al COLLEGA: collega@esempio.it.
  • Nel caso di richieste urgenti, vi prego di rivolgervi al COLLEGA: collega@esempio.it.
  • In caso di emergenza, La preghiamo di chiamare questo numero: XXXX.

Formule di chiusura

Puoi utilizzare una formula di chiusura semplice.

Esempi:

  • Distinti saluti,/Cordiali saluti, NOME
  • Con i più cordiali saluti, NOME

Riepilogo delle parti del messaggio con esempi

Parte del messaggio Esempi
Apertura Gentilissimi, …
Grazie per il messaggio.
Buongiorno e grazie per il messaggio.
Informazioni sulla data di rientro Al momento sono in vacanza, sarò di nuovo raggiungibile a partire da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm.
Sarò di nuovo disponibile a partire da lunedì, GG/MM/AAAA, hh:mm.
Comunicare che l’e-mail non sarà inoltrata La tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
Per motivi di riservatezza la tua/Sua mail non verrà inoltrata.
Ci dispiace dover comunicare che la tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
Comunicare eventuali sostituti Nel frattempo, puoi rivolgere le tue richieste al COLLEGA: collega@esempio.it.
Nel caso di richieste urgenti, vi prego di rivolgervi al COLLEGA: collega@esempio.it.
In caso di emergenza, La preghiamo di chiamare questo numero: XXXX.
Formule di chiusura Distinti saluti,/Cordiali saluti,
NOME

Con i più cordiali saluti,
NOME
Consiglio

Naturalmente, la risposta automatica dovrebbe contenere anche la tua firma elettronica professionale delle e-mail.

Personalizzare le risposte automatiche

Le notifiche di assenza non devono per forza essere formali come quelle presentate sopra. In molti ambiti ci si può rivolgere alla propria clientela in modo più rilassato e sincero. Ciò vale a maggior ragione tra colleghi, quando le comunicazioni per e-mail sono indirizzate solo a persone all’interno dell’azienda. A volte per partner commerciali esterni ci sono diverse risposte automatiche: ti mostriamo in che modo personalizzare la tua notifica di assenza e cosa evitare.

Notifica di assenza personalizzata: cosa fare

Innanzitutto, devi capire ciò che può essere adatto all’azienda, considerando che probabilmente anche i tuoi superiori riceveranno la stessa notifica. Il tono con i colleghi potrebbe essere diverso da quello che usi con il tuo capo. Quindi considera attentamente questi consigli.

Stile Esempi
Messaggio in tono rilassato Al momento sono in vacanza!
Mi potete trovare di nuovo a partire dal GG/MM/AAAA.
Sarò di nuovo disponibile, pieno/a di energia e di buona volontà a partire da GG/MM/AAAA!
Occasioni speciali Auguro a tutti un buon inizio anno.
Siamo chiusi per il periodo natalizio. Colgo l’occasione per augurare a tutti buone feste!
Umorismo tra colleghi Potete raggiungermi a partire dal GG/MM/AAAA, sempre che non mi assalgano nella giungla.
Spero di non cadere in un burrone durante un’escursione!
In casi urgenti rivolgetevi alle mie piante, che sapranno senz’altro aiutarvi.

Notifica di assenza personalizzata: cosa evitare

Le notifiche di assenza sono fondamentalmente una cosa formale e determinati stili possono non centrare il bersaglio. Ti mostriamo quali errori sarebbe meglio evitare.

Stile Esempi
Senso di sollievo Finalmente posso godermi le sudate vacanze!
Lascio la scrivania per lanciarmi all’avventura.
Finalmente via di qui! Tenetemi il posto!
Lasciar trasparire disinteresse,
con una risposta automatica troppo breve Sono in vacanza e non leggerò le e-mail fino al GG/MM/AAAA.
Fino al GG/MM/AAAA non sarò in ufficio. Vi prego di non mandarmi e-mail in questo periodo.
Non ci sono! Mi ritrovate a partire dal GG/MM/AAAA.
Aggiunte inutili (Un’immagine di un orso polare al sole)
(Citazioni) “La ragione e il torto non si dividon mai con un taglio così netto, che ogni parte abbia soltanto dell’una o dell’altro.” – Alessandro Manzoni
(Emoticon) Rimanete tutt’orecchi! ;) A presto, Luca. :D

Rischi legati all’invio di risposte automatiche

La notifica di assenza fa parte del bon ton della comunicazione aziendale per e-mail ed è un must per molte aziende. Tuttavia, occorre ponderare attentamente quali informazioni fornire nella risposta automatica.

Infatti, sempre più spesso succede che criminali e spammer si servano delle informazioni qui contenute a scopi non leciti: ad esempio si possono utilizzare le informazioni sui periodi di assenza per furti nelle case o nelle imprese. Inoltre, il messaggio di risposta automatica ha per gli spammer un grande vantaggio: solitamente, vengono inviati messaggi a migliaia di variazioni di indirizzi e-mail, generate in modo casuale, e con la ricezione di una notifica di assenza viene scoperto quali sono gli indirizzi reali.

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