Quando andate in vacanza o siete malati o comunque non potete o non volete essere raggiungibili via mail per un determinato lasso di tempo, ha senso impostare una risposta automatica che ne dà notifica, in modo che chi aspetta una vostra risposta sia informato della situazione. Si tratta di un testo sintetico che si riduce all’essenziale: per quale periodo non siete raggiungibili, a partire da quando i vostri contatti possono aspettarsi una risposta da voi, e a volte il motivo dell’assenza o un messaggio personale. A volte si aggiunge il contatto e-mail di un collega che può essere contattato nel frattempo.
Naturalmente per una buona comunicazione via e-mail la notifica di assenza è imprescindibile. La potete impostare attraverso la funzione di risposta automatica del vostro gestore o programma di posta elettronica. Non dimenticate però di toglierla quando tornate!
Ciò che occorre scrivere nel testo di una notifica di assenza dipende fortemente dal contesto. Mentre alcune aziende si aspettano una stesura formale, capita spesso di vedere il testo alleggerito da elementi più personali. Di base la notifica è ovviamente impersonale, dato che automatica, ma la differenza come in molti altri casi è data dal tono. Alla fine nessuno vuole offendere o infastidire chi cerca di contattarci.
Naturalmente anche nel caso delle notifiche di assenza ci sono modelli ed esempi. Ma come si formula il messaggio perfetto?
Create subito un indirizzo di posta elettronica con un vostro dominio! In questo modo diventa molto più semplice impostare una notifica di assenza.
Nel titolo si usa scrivere semplicemente “notifica di assenza” (in inglese: “out of office message”), in modo che chi la riceve si renda conto immediatamente che non siete disponibili.
Iniziate la notifica di assenza rivolgendovi al generico destinatario con un saluto, magari ringraziandolo per il messaggio ricevuto, o entrambi.
Esempi:
Nella seconda riga del testo è meglio scrivere subito le informazioni più rilevanti: da quando sarete di nuovo raggiungibili e se volete il motivo dell’assenza. Se il tempo di assenza non è ancora definito, basta mettere il motivo. Informare rispetto alla data del vostro rientro fa senz’altro una migliore impressione rispetto alla semplice comunicazione del periodo di assenza.
Esempi:
Nel caso in cui le vostre mail non possano essere inoltrate o lette da un collega, è importante comunicarlo. A seconda della clientela può essere importante menzionare una motivazione o esprimere il proprio dispiacere per non poter essere a disposizione.
Esempi:
Quando c’è un collega che può sostituirvi, potete lasciare il suo indirizzo e-mail o il suo numero di telefono, magari con la richiesta di utilizzare questa possibilità soltanto per casi urgenti, al fine di cercare di filtrare le comunicazioni meno importanti.
Esempi:
Potete utilizzare una formula di chiusura semplice, anche se talvolta nelle notifiche di assenza sono omesse.
Esempi:
Apertura | Gentilissimi, … Grazie per il vostro messaggio. Buongiorno e grazie per il messaggio. |
Informazioni sulla data di rientro | Al momento sono in vacanza, sarò di nuovo raggiungibile a partire da lunedì GG/MM/AA, hh:mm. Sarò di nuovo disponibile a partire da lunedì, GG/MM/AA, hh:mm. |
Comunicare che l’e-mail non sarà inoltrata | La vostra/Sua e-mail non verrà inoltrata. Per motivi di riservatezza la vostra/Sua mail non verrà inoltrata. Ci dispiace dover comunicare che la vostra/Sua e-mail non verrà inoltrata. |
Comunicare eventuali sostituti | Nel frattempo potete rivolgere le vostre domande al COLLEGA: collega@esempio.it. Per casi urgenti vi prego di rivolgervi al COLLEGA: collega@esempio.it. Per emergenze, vi preghiamo di chiamare questo numero: XXXX. |
Formule di chiusura | Distinti saluti, NOME Con i migliori saluti/Con i più cordiali saluti |
Naturalmente la notifica di assenza dovrebbe contenere anche la vostra firma elettronica.
Le notifiche di assenza non devono per forza essere formali come quelle che abbiamo illustrato sopra. In molti ambiti si può avere un atteggiamento più rilassato e sincero verso i propri clienti. Ciò vale a maggior ragione tra colleghi, quando le comunicazioni attraverso le e-mail, in questo caso la notifica di assenza, avvengono comunque all’interno dell’azienda. A volte per partner commerciali esterni ci sono diverse mail automatiche: vi mostriamo in che modo personalizzare la vostra notifica di assenza e cosa evitare.
Innanzitutto dovete capire ciò che può essere adatto all’azienda, considerando che probabilmente anche i vostri superiori riceveranno la stessa notifica. Quindi considerate cum grano salis questi consigli.
Stile | Esempi |
Formulazione rilassata | Al momento sono in vacanza! Mi potete trovare di nuovo a partire dal GG/MM/AA. Sarò di nuovo disponibile, pieno/a di energia e di buona volontà a partire da GG/MM/AA ! |
Occasioni speciali | Auguro a tutti un buon inizio anno. Per la pausa natalizia siamo chiusi. Colgo l’occasione per augurare a tutti buone feste! |
Humor tra colleghi | Potete raggiungermi a partire dal GG/MM/AA, sempre che non mi assalgano nella giungla. Spero di non cadere in un burrone durante un’escursione! In casi urgenti rivolgetevi alle mie piante, saranno liete di aiutarvi. |
Le notifiche di assenza sono fondamentalmente una cosa formale e determinati stili possono non centrare il bersaglio. Vi mostriamo quali errori sarebbe meglio evitare.
Stile | Esempi |
Senso di sollievo | Finalmente posso godermi le sudate vacanze! Lascio la scrivania per lanciarmi all’avventura. Finalmente via di qui! Tenetemi il posto! |
Lasciar trasparire disinteresse con una mail troppo stringata | Sono in vacanza e non leggerò e-mail fino al GG/MM/AA. Fino al GG/MM/AA non sarò in ufficio. Vi prego di non mandarmi mail in questo periodo. Non ci sono! Mi ritrovate a partire dal GG/MM/AA. |
Corollari inutili | (Un’immagine di un orso polare al sole) (Citazioni) “I picchi ripidi si raggiungono con giri lunghi, in pianura le strade portano soltanto da un posto all’altro” – Johann Wolfgang von Goethe (Emoticon) Rimanete tutt’orecchi! ;) A presto, Luca. :D |
Gentilissimi,
vi ringrazio per la vostra e-mail. Al momento sono in ferie, sarò di nuovo raggiungibile a partire dal GG/MM/AA.
Per motivi di riservatezza, la vostra e-mail non verrà inoltrata. Per casi urgenti vi prego di rivolgervi al collega COLLEGA: collega@esempio.it.
Cordiali saluti,
NOME
Salve,
grazie per il messaggio. Al momento sono in ferie e non ho la possibilità di accedere alle e-mail, sarò lieta/o di aiutarvi a partire dal GG/MM/AA. Nel frattempo potete rivolgervi al mio collega COLLEGA, che farà le mie veci. È raggiungibile via e-mail (collega@esempio.it) o per telefono (XXX-XXX) e risponderà volentieri alle vostre richieste. Vi ringrazio per la comprensione e vi auguro una buona giornata.
Cordiali saluti,
NOME
Gentili colleghi,
se leggete questo messaggio, è perché sono in ferie. Non vi preoccupate: il GG/MM/AA torno! Nel frattempo è a gentile disposizione il collega COLLEGA (collega@esempio.it), a cui potete rivolgervi per casi urgenti.
Vi porterò qualcosa dall’Argentina, promesso!
A presto,
NOME
Gentili clienti,
grazie per il vostro messaggio. Al momento sono in ferie, sarò lieta di potervi di nuovo aiutare a partire dal GG/MMAA. Nel frattempo, purtroppo non mi è possibile accedere alle e-mail. In casi urgenti non esitate a contattare il mio collega COLLEGA (collega@esempio.it). La vostra e-mail non verrà inoltrata, vi ringrazio per la comprensione.
Nell’attesa di potervi di nuovo aiutare, vi porgo i più distinti saluti.
Cordialmente,
NOME
Thank you for your mail.
I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in office on Monday, TT/MM/JJ, and will respond to you as soon as possible.
In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague COLLEGA (collega@esempio.it). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.
Thank you very much for your understanding.
Best Wishes
NAME
Hello,
Thanks for your message! I’m currently out of office and not back until TT/MM/JJ. If it’s urgent, you can send COLLEGA a mail (collega@esempio.it) and he’ll be happy to help. I can’t read mails on vacation, and your mail will not be forwarded – be warned!
Anyway, I wish you all the best. I hope I don’t get lost in the desert and will return to you full of energy!
Yours Truly
NAME
La notifica di assenza fa parte del bon ton della comunicazione aziendale per e-mail ed è un must per molte aziende. Tuttavia occorre ponderare attentamente quali informazioni fornire nel vostro avviso di assenza.
Infatti sempre più spesso succede che criminali e spammer si servano delle informazioni ivi contenute a scopi non leciti: ad esempio si possono utilizzare le informazioni sui periodi di assenza per furti nelle case o nelle imprese. Inoltre, il messaggio di fuori sede automatico ha per gli spammer un grande vantaggio: nell’inviare messaggi a migliaia di variazioni di indirizzi e-mail generate in modo casuale, la risposta automatica permette di stabilire quali siano gli indirizzi reali.
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Le notifiche automatiche di assenza dall’ufficio sono il metodo più pratico per informare i vostri contatti di lavoro della vostra irraggiungibilità. Con Outlook potete configurare una risposta automatica senza difficoltà, oltre ad avere la possibilità di impostare numerose regole a seconda delle vostre esigenze per i casi speciali, come ad esempio l’inoltro delle e-mail più importanti. In questo...
