Come creare la notifica di assenza perfetta

Quando andate in vacanza o siete malati o comunque non potete o non volete essere raggiungibili via mail per un determinato lasso di tempo, ha senso impostare una risposta automatica che ne dà notifica, in modo che chi aspetta una vostra risposta sia informato della situazione. Si tratta di un testo sintetico che si riduce all’essenziale: per quale periodo non siete raggiungibili, a partire da quando i vostri contatti possono aspettarsi una risposta da voi, e a volte il motivo dell’assenza o un messaggio personale. A volte si aggiunge il contatto e-mail di un collega che può essere contattato nel frattempo.

Naturalmente per una buona comunicazione via e-mail la notifica di assenza è imprescindibile. La potete impostare attraverso la funzione di risposta automatica del vostro gestore o programma di posta elettronica. Non dimenticate però di toglierla quando tornate!

Ciò che occorre scrivere nel testo di una notifica di assenza dipende fortemente dal contesto. Mentre alcune aziende si aspettano una stesura formale, capita spesso di vedere il testo alleggerito da elementi più personali. Di base la notifica è ovviamente impersonale, dato che automatica, ma la differenza come in molti altri casi è data dal tono. Alla fine nessuno vuole offendere o infastidire chi cerca di contattarci.

Naturalmente anche nel caso delle notifiche di assenza ci sono modelli ed esempi.  Ma come si formula il messaggio perfetto?

Titolo

Nel titolo si usa scrivere semplicemente “notifica di assenza” (in inglese: “out of office message”), in modo che chi la riceve si renda conto immediatamente che non siete disponibili.

Formule di apertura

Iniziate la notifica di assenza rivolgendovi al generico destinatario con un saluto, magari ringraziandolo per il messaggio ricevuto, o entrambi.

Esempi:

• Gentilissimi, …
• Grazie per il messaggio
• Buon giorno e grazie per il messaggio.

Informazioni sulla data di rientro

Nella seconda riga del testo è meglio scrivere subito le informazioni più rilevanti: da quando sarete di nuovo raggiungibili e se volete il motivo dell’assenza. Se il tempo di assenza non è ancora definito, basta mettere il motivo. Informare rispetto alla data del vostro rientro fa senz’altro una migliore impressione rispetto alla semplice comunicazione del periodo di assenza.

Esempi:

• Al momento sono in vacanza. Sarò di nuovo raggiungibile a partire da lunedì GG/MM/AA, hh:mm.
• Da lunedì GG/MM/AA, hh:mm sarò di nuovo a vostra disposizione.

Se l’e-mail non viene inoltrata…

Nel caso in cui le vostre mail non possano essere inoltrate o lette da un collega, è importante comunicarlo. A seconda della clientela può essere importante menzionare una motivazione o esprimere il proprio dispiacere per non poter essere a disposizione.

Esempi:

• La vostra/Sua e-mail non verrà inoltrata.
• Per motivi di riservatezza, la vostra/Sua mail non verrà inoltrata.
• Ci dispiace dover comunicare che la vostra/Sua e-mail non può essere inoltrata.

Se l’e-mail viene inoltrata…

Quando c’è un collega che può sostituirvi, potete lasciare il suo indirizzo e-mail o il suo numero di telefono, magari con la richiesta di utilizzare questa possibilità soltanto per casi urgenti, al fine di cercare di filtrare le comunicazioni meno importanti.

Esempi:

• Nel frattempo potete rivolgere le vostre richieste al COLLEGA: collega@esempio.it
• Nel caso di richieste urgenti, vi prego di rivolgervi al COLLEGA: collega@esempio.it
• In caso di emergenza, vi preghiamo di chiamare questo numero: XXXX

Formule di chiusura

Potete utilizzare una formula di chiusura semplice, anche se talvolta nelle notifiche di assenza sono omesse.

Esempi:

• Distinti saluti,
  
  NOME
  
  
• Con i più cordiali saluti,
  
  NOME

Le notifiche di assenza non devono per forza essere formali come quelle che abbiamo illustrato sopra. In molti ambiti si può avere un atteggiamento più rilassato e sincero verso i propri clienti. Ciò vale a maggior ragione tra colleghi, quando le comunicazioni attraverso le e-mail, in questo caso la notifica di assenza, avvengono comunque all’interno dell’azienda. A volte per partner commerciali esterni ci sono diverse mail automatiche: vi mostriamo in che modo personalizzare la vostra notifica di assenza e cosa evitare.

Notifica di assenza personalizzata: quello che si può fare

Innanzitutto dovete capire ciò che può essere adatto all’azienda, considerando che probabilmente anche i vostri superiori riceveranno la stessa notifica. Quindi considerate cum grano salis questi consigli.

Notifica di assenza personalizzata: cosa evitare

Le notifiche di assenza sono fondamentalmente una cosa formale e determinati stili possono non centrare il bersaglio. Vi mostriamo quali errori sarebbe meglio evitare.

La notifica di assenza fa parte del bon ton della comunicazione aziendale per e-mail ed è un must per molte aziende. Tuttavia occorre ponderare attentamente quali informazioni fornire nel vostro avviso di assenza.

Infatti sempre più spesso succede che criminali e spammer si servano delle informazioni ivi contenute a scopi non leciti: ad esempio si possono utilizzare le informazioni sui periodi di assenza per furti nelle case o nelle imprese. Inoltre, il messaggio di fuori sede automatico ha per gli spammer un grande vantaggio: nell’inviare messaggi a migliaia di variazioni di indirizzi e-mail generate in modo casuale, la risposta automatica permette di stabilire quali siano gli indirizzi reali.