Qual è l’alternativa a Microsoft 365 che più si addice a un’azienda?

Anche se Microsoft 365 (in precedenza Office 365) è efficace per la sua gamma di funzioni e caratteristiche, alcune aziende sono alla ricerca di alternative adeguate perché ne rifiutano il modello di abbonamento, oppure perché la gamma di funzioni è troppo ampia o i costi sono troppo elevati. Abbiamo esaminato per voi le varie alternative a Microsoft 365 sul mercato e vi presentiamo le opzioni migliori.

L’immensa gamma di funzioni offerta da Microsoft Office è per molti utenti un grande vantaggio e uno dei principali motivi per cui Office è ancora lo strumento standard nella maggior parte delle aziende. Affinché una buona alternativa a Microsoft 365 possa essere presa in considerazione, deve svolgere quindi molte delle funzioni offerte dal leader di mercato.

Il tema dello scambio di dati svolge un ruolo importante nelle aziende, così come il lavoro collettivo su documenti e processi sta diventando sempre più importante. Nell’Exchange Hosting, la priorità viene data principalmente alla buona disponibilità e alla cronologia delle versioni, motivo per cui molte aziende si affidano ancora alle applicazioni Microsoft Office; solo alcune opzioni come la Google Workspace di Google Cloud o l’OX App Suite, infatti, offrono queste funzioni. Pertanto, quando si cerca un’alternativa adeguata a Microsoft 365, è necessario prestare particolare attenzione a questo punto. Molte aziende si affidano a Exchange e, nel caso in cui abbiano scelto un’alternativa non adeguata, devono cercare altre soluzioni.

Un altro aspetto centrale è il formato dei file. Anche un’alternativa a Microsoft 365 deve essere in grado di generare file che possano essere letti dagli utenti con il pacchetto Microsoft Office, nonché di elaborare i file creati con esso. Inoltre, Microsoft 365 è ampiamente utilizzato nel mondo degli affari e non sempre è possibile consegnare i vari documenti in formato PDF liberamente leggibile. Chi intende lavorare collettivamente su documenti con partner commerciali, imprese associate o clienti, dovrebbe pensare di integrare i formati di file appropriati. Questo è l’unico modo per garantire un libero scambio di dati che superi le limitazioni dei diversi programmi. Qui non abbiamo incluso alternative a M365 che non lo consentono.

Un altro punto importante per le aziende è il General Data Protection Regulation (GDPR) e la relativa considerazione all’interno dei programmi. Microsoft 365 si è rivelato all’avanguardia anche in questo ambito ed è convincente per la sua implementazione coerente ed esemplare. Ciò ha consentito l’immenso vantaggio per gli imprenditori di non doversi preoccupare di questo argomento. Gli aspetti previsti dal GDPR possono rivelarsi problematici per alcune alternative, soprattutto quelle gratuite. In nessun caso la protezione dei dati deve essere trascurata quando si considerano le alternative a Microsoft 365.

Vi proponiamo un riassunto delle varie alternative a Microsoft 365. Naturalmente ce ne sono molte; qui vi presentiamo le soluzioni più popolari.

OpenOffice si è affermato da tempo come alternativa a Microsoft 365. Il programma gratuito offre quasi l’intera gamma del pacchetto Office, ma ci sono delle differenze significative in alcune sottigliezze relative al lavoro pratico. Quest’alternativa è in primo luogo una buona scelta per i lavoratori autonomi o le piccole imprese, in quanto i costi sono ridotti al minimo. Tuttavia, durante l’utilizzo è necessario abituarsi alla struttura alternativa del programma e al suo aspetto minimalista. Ad esempio, molte funzioni importanti sono difficilmente individuabili a prima vista.

Vantaggi

Aggiornamenti ed estensioni regolari garantiscono sicurezza e stabilità. OpenOffice consente inoltre di integrare molte funzioni tramite aggiornamenti e plug-in. È possibile leggere facilmente i documenti delle applicazioni Microsoft Office e creare documenti nei formati di file corrispondenti. Inoltre, il programma convince per il suo consumo di memoria estremamente basso, cosa che va incontro alle esigenze di molti utenti.

Svantaggi

Sebbene OpenOffice sia stato sviluppato come alternativa a Microsoft 365, è ben lungi dall’essere in grado di rappresentare tutte le possibilità della soluzione Microsoft. Sono soprattutto le funzioni utilizzate di frequente nelle aziende, ovvie nel concorrente leader di mercato, a non essere incluse. Gli utenti privati rimangono quindi il primo target di OpenOffice.

La Google Workspace di Google Cloud è la versione professionale delle applicazioni Google disponibili gratuitamente per gli utenti privati. La Google Workspace combina una moltitudine di funzioni supportate grazie all’architettura Power di Google. Di conseguenza, le aziende che già utilizzano molti servizi Google si rivolgono sempre più a questa soluzione.

Vantaggi

Oltre al semplice utilizzo dei formati di file Office, quest’alternativa a Microsoft 365 fa sì che tutti i servizi di Google possano essere utilizzati ovunque comodamente e senza restrizioni. L’offerta è completata da un supporto basilare e da un portfolio completo di servizi e soluzioni. Sono possibili collaborazioni in tempo reale e l’utilizzo di un’archiviazione online illimitata, che rendono questa soluzione estremamente scalabile.

Svantaggi

La Google Workspace di fatto non presenta alcuno svantaggio. Tuttavia, a chi è scettico nei confronti di Google e della società madre Alphabet e non ha ancora lavorato con soluzioni diverse, probabilmente risulta più indicata un’altra alternativa.

LibreOffice è originariamente nato da OpenOffice e si basa quindi sulla stessa architettura. Tuttavia, l’approccio piuttosto minimalista di OpenOffice non si è rilevato sufficiente per gli sviluppatori, motivo per il quale molte funzioni accessorie sono state ripristinate nel nuovo LibreOffice. Soprattutto per i lavoratori autonomi, quest’alternativa gratuita a Microsoft 365 è sicuramente una valida soluzione.

Vantaggi

Grazie alla sua somiglianza con Microsoft 365, il programma è estremamente facile da usare anche per i principianti. Sono supportati i formati di file più comuni, in modo da poter anche leggere, modificare e salvare documenti Office. La semplice interfaccia utente e la semplice funzionalità riducono anche il consumo di memoria, motivo per cui il programma è particolarmente indicato per hardware più deboli.

Svantaggi

LibreOffice è stato sviluppato con un’attenzione particolare per gli utenti privati e offre per questo un portfolio molto limitato di possibilità per le aziende. Soprattutto, il lavoro in gruppo e anche lo scambio semplice e veloce di file non sono possibili con quest’alternativa. Le caratteristiche speciali possono essere integrate, ma di solito devono essere sviluppate autonomamente, il che può essere molto costoso e spesso può implicare risultati difettosi.

L’OX App Suite, invece, offre già di serie molte delle funzioni desiderate dagli utenti e soddisfa inoltre tutti i requisiti di protezione dei dati che il mercato italiano impone alle aziende. Gli utenti beneficiano di un sistema di navigazione pulito e di un’ampia gamma di funzioni, in modo che praticamente tutti i compiti della suite Office possano essere svolti in modo comodo ed efficace anche con l’OX App Suite.

Vantaggi

L’OX App Suite convince soprattutto per l’ampia gamma di funzionalità, che non ha nulla da invidiare a Microsoft 365. Inoltre, offre un’integrazione Office completa con tutti i formati di file, ma anche una soluzione di posta elettronica intelligente che comprende l’archiviazione online con gli indirizzi e-mail corrispondenti per la vostra azienda.

Svantaggi

Con l’OX App Suite come alternativa a Microsoft 365, è necessario abituarsi a un ambiente operativo differente. Ciò implica inizialmente un cambiamento evidente nei diversi programmi e nei diversi livelli di programma. Una volta superato questo, però, difficilmente rimpiangerete tale cambiamento.

iWork for iCloud è l’alternativa Apple a Microsoft 365. Questa soluzione è particolarmente apprezzata dalle aziende che hanno già un’infrastruttura Apple esistente e che quindi tendono a utilizzare questi programmi in modo nativo. Chiunque si trovi a proprio agio nel mondo Microsoft e quindi non utilizzi dispositivi Apple in azienda, difficilmente potrà trovare comoda questa soluzione. Tuttavia, con i dispositivi appropriati, iWork può essere un’ottima alternativa a Microsoft 365 e convincere grazie alle sue prestazioni e possibilità.

Vantaggi

Questa soluzione gratuita è ideale per tutti i fan di Apple: è completamente compatibile con iOS e può essere utilizzato senza restrizioni su tutti i dispositivi Apple, che si tratti di MacBook, iMac, iPad o iPhone. È contemplato anche il lavoro collaborativo, ad esempio l’elaborazione simultanea di un documento da parte di diversi utenti.

Svantaggi

L’utilizzo di iWork for iCloud ha senso solo per le aziende con un’architettura Apple esistente. Sebbene quest’alternativa a M365 possa essere utilizzata anche su PC Windows, richiede l’uso di versioni online di applicazioni quali Pages, Numbers e Keynote di Apple, che in questo caso hanno funzionalità limitate. Il valore aggiunto di iCloud è quindi realmente applicabile solo in combinazione con il sistema operativo Apple. Su molti tablet e smartphone (ad esempio telefoni Android), iWork for iCloud non può (ancora) essere utilizzato.

Di norma un’alternativa a Microsoft 365 viene scelta in ragione dei vantaggi che offre. Ad esempio, le aziende possono ricorrere a un’alternativa più vantaggiosa se la gamma di opzioni offerte dalla suite Office è troppo ampia o non soddisfa le loro esigenze. Anche il GDPR deve essere preso in considerazione in ogni caso, in modo che si possa beneficiare nel tempo della variante scelta.

Quando si sceglie un’alternativa a Microsoft 365, è consigliabile non prendere decisioni affrettate e valutare bene tutti i vantaggi e gli svantaggi, poiché queste alternative sono di solito utilizzate per un lungo periodo di tempo. Soluzioni come la Google Workspace di Google Cloud o l’OX App Suite possono anche sostituire Microsoft 365 nell’ambiente professionale. Se avete orientato il vostro sistema sulle applicazioni Office, incluso Exchange Server, potreste comunque valutare un’alternativa a Microsoft 365, tenendo presente, però, che in alcuni casi conviene rimanere fedeli al leader del mercato e continuare a usufruire dei numerosi vantaggi e di una politica di aggiornamento eccellente.