La gara d'appalto consiste in una richiesta scritta e pubblica di presentazione di offerte per le prestazioni indicate nel bando di gara (ad esempio la fornitura di un prodotto o servizio). Per gli appalti pubblici è la Pubblica Amministrazione a pubblicare il bando di gara, rivolgendosi ad aziende private, a professionisti o ad altri soggetti pubblici.
Generalmente, i soggetti che indicono una gara d'appalto, svolgendo quindi la funzione di appaltante, sono le autorità locali, gli organismi di diritto pubblico, i governi, l'Unione Europea, le organizzazioni internazionali, o ancora le aziende che operano in settori speciali.
Questi enti pubblici sono solitamente obbligati per legge a pubblicare un bando di gara e a seguire determinate procedure amministrative, ovvero le procedure d'appalto, secondo le normative nazionali ed europee. I bandi di gara per progetti statali devono essere accessibili per tutte le aziende che potrebbero essere interessate all'offerta e vengono perciò pubblicati in giornali specializzati o in appositi portali online.
In Italia e all'interno dell'Unione Europea gli enti pubblici, come autorità locali ma anche aziende sovvenzionate dallo Stato, sono obbligate per legge a pubblicare un bando di gara per ogni progetto pianificato, prima di incaricare un'impresa. Si ricorre a questa procedura d'appalto perché i fondi statali, derivati dai soldi dei contribuenti, devono essere usati nel modo più efficiente e conveniente possibile, evitando sprechi. Inoltre così facendo si tende a combattere la corruzione e si evitano casi di nepotismo.
Nello specifico, quando si parla di una gara d'appalto si dà avvio a una procedura d'appalto, che prevede la pubblicazione di un bando di gara, chiamato anche semplicemente bando pubblico, in cui viene descritto il lavoro o prestazione d'opera da effettuare. In questo documento ufficiale saranno elencati i requisiti necessari per la partecipazione di un'azienda alla gara d'appalto e tra tutte le proposte ottenute, l'appaltante, quindi l'ente pubblico che ha indetto la gara d'appalto, sceglierà l'appaltatore, ovvero l'azienda, che riterrà più idonea (in genere per prezzo e qualità) a soddisfare le sue esigenze.
Per portare avanti una gara d'appalto ci si può servire di diverse procedure, che spieghiamo brevemente di seguito.
- Procedura aperta: è la più utilizzata. In questo caso chiunque può presentare un'offerta, a patto che soddisfi i requisiti richiesti. Non vi sono però particolari restrizioni alla propria adesione e quindi il principio della concorrenza viene maggiormente rispettato, rappresentando da questo punto di vista la procedura ottimale.
- Procedura ristretta: anche in questo caso chiunque può partecipare, ma solo chi ha superato la preselezione può presentare un'offerta. Motivi plausibili per il ricorso a questa procedura sono riconducibili a costi troppo elevati per una procedura aperta o il mancato raggiungimento di esiti. Inoltre, anche incarichi urgenti o progetti che richiedono un'elevata segretezza possono richiedere una preselezione dei candidati.
- Procedura competitiva negoziata: prevede una preselezione dei partecipanti e la presentazione di un'offerta che verrà negoziata. Si può utilizzare in tutte quelle materie che richiedono una negoziazione e in tutti quei casi in cui non si può ricorrere alle altre procedure. I settori della difesa e della sicurezza, dell'acqua, dell'energia, dei trasporti e dei servizi postali possono servirsene come procedura standard.
- Dialogo competitivo: in alcune situazioni l'appaltante ha chiaro quale risultato debba essere raggiunto con un incarico, ma non sa ancora quale soluzione sia quella migliore. In casi simili si può ricorrere al dialogo competitivo, pensato per essere una forma a metà tra la procedura aperta e ristretta. Nella prima fase vengono negoziati tutti gli aspetti dell'appalto con i candidati idonei; questi requisiti serviranno nella seconda fase come base per il bando di gara e le aziende potranno proporre la loro offerta.
- Partenariato per l'innovazione: questa procedura è usata nel momento in cui sul mercato non esiste ancora quello di cui si ha bisogno. L'appaltante sviluppa con una o più aziende nuovi metodi o prodotti con cui vuole raggiungere il risultato auspicato. In questo caso non è necessaria la pubblicazione del bando di gara, in quanto l'azienda viene incaricata senza dover seguire la classica procedura d'appalto.
- Concorso di progettazione: prevede la raccolta di idee per un progetto.