Quando si necessita di una fattura che serve più a livello simbolico e informativo che per il pagamento vero e proprio, è utile ricorrere alla fattura proforma. Può servire per molteplici scopi e risultare vantaggiosa per liberi professionisti così come per aziende di qualsiasi dimensione. La funzione principale è comunque quella di servire come fattura esplicativa. Infatti, grazie alla fattura proforma è possibile evitare di emettere fatture che poi andrebbero modificate e quindi stornate. Ne consegue dunque spesso una maggiore chiarezza nel rapporto con i propri clienti, per via dell’alleggerimento della comunicazione.

Che cos’è una fattura proforma?

La fattura proforma è una fattura che non richiede il pagamento al destinatario. Il documento viene creato pro forma, ossia per motivi di forma, così da soddisfare i requisiti di legge, ma senza pretendere il pagamento, come è altresì il caso con le normali fatture. La fattura proforma può essere emessa ogni qual volta c’è un accordo commerciale e ha funzione informativa. La fattura proforma è uno strumento a disposizione di soggetti quali professionisti e imprese ogniqualvolta sussista un accordo commerciale.

Definizione

La fattura proforma è un documento privo di valore fiscale ma che consente a professionisti e aziende erogatori di servizi di produrre un documento a prova della prestazione eseguita, rimandando l’emissione della fattura al momento della ricezione del pagamento.

Vantaggi e utilizzi della fattura proforma

Come già anticipato le funzioni delle fattura proforma sono varie. I casi più consueti sono per informare il ricevente di una prestazione della somma dovuta e di altri dati relativi alla medesima, anche dopo l’avvenuta erogazione del servizio, senza però che inizi il conto alla rovescia del pagamento (della durata di un anno) come avviene invece con le fatture commerciali.

N.B.

C’è una differenza rilevante tra vendita di beni e prestazione di servizi, all’interno della quale la fattura proforma gioca un ruolo di primo piano. Nella vendita di beni materiali, l’operazione si concretizza al momento dell’avvenuta consegna. Mentre la prestazione di servizi si considera giunta a termine solamente con l’effettivo pagamento della cifra dovuta.

Inoltre, la fattura proforma viene utilizzata come copia anticipata di una fattura commerciale. Ad esempio, al termine dell’erogazione di un servizio è possibile emettere una fattura proforma che servirà come richiesta di pagamento. Poiché infatti, anche se non ha alcun valore fiscale, la fattura proforma è comunque un documento valido a tutti gli effetti per la riscossione del credito. La differenza con l’emissione di una fattura è che quest’ultima scatena l’obbligo della determinazione dei ricavi e la liquidazione dell’IVA dovuta. Tutto ciò con la fattura proforma può attendere.

Ad ogni modo dovrà essere emessa la fattura originale non appena questa sia disponibile. La fattura dovrà poi seguire la numerazione unica e progressiva solita.

Struttura e contenuto della fattura proforma

La fattura proforma corrisponde sostanzialmente nella struttura e nel contenuto alla fattura commerciale. Ci sono tuttavia delle differenze. La prima è che deve essere sempre indicata esplicitamente come fattura proforma. Il consiglio è quello di riportare la dicitura "fattura proforma" nell’oggetto dello stesso documento. La seconda è che la numerazione, come già accennato, non deve assolutamente seguire quella delle normali fatture commerciali, unica e progressiva, né essere confondibile con essa. Va quindi utilizzata una numerazione ben distinta. Un’altra differenza è che nella fattura proforma non va riportato l’importo corrispondente all’IVA, lasciandolo per la fattura finale. Infine, le fatture proforma richiedono una dicitura speciale che espliciti la loro differente natura. La dicitura è la seguente:

“Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633 del 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR 633/72)”

Nell’elenco qui di seguito vi ricordiamo quelli che sono i comuni campi da inserire in una fattura:

  • nome e indirizzo della vostra azienda così come il fruitore delle prestazioni oggetto della fattura;
  • partita IVA;
  • data di emissione della fattura;
  • numero di fattura;
  • quantità o entità e descrizione della merce in consegna o del servizio fornito;
  • corrispettivo richiesto, suddiviso tra importo netto, ammontare fiscale e la somma dei due che va a formare l’importo lordo;
  • sconti, premi o quant’altro, se non già inclusi nel corrispettivo già indicato;
  • data di consegna o di prestazione del servizio fornito (in questo caso basta anche il mese).

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.

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