La trasmissione del documento può avvenire sia per posta che per via digitale; sebbene il formato scelto debba prima essere stato concordato con i vostri clienti. Il consenso può essere trovato ad esempio tramite una clausola tra le condizioni generali di contratto o tramite conferma del ricevente precedentemente o successivamente all’invio. La fattura, nel formato digitale, può essere inviata per e-mail al cliente o essere messa a disposizione tramite download.
L’archiviazione elettronica di una fattura in formato cartaceo è permessa, nel caso in cui questa, una volta stampata, sia scannerizzata in maniera tale che sia ben leggibile. Al contrario una fattura digitale, per mantenere la propria validità, deve sempre essere conservata in formato elettronico; l’archiviazione cartacea di per sé non sarà sufficiente.
Assicuratevi sempre che le fatture da voi emesse in formato elettronico siano sempre archiviate in supporti di memoria con una lunga aspettativa di vita; a questo riguardo i dischi rigidi moderni sono molto più adatti rispetto a supporti dati meno recenti come CD o DVD. Tra l’altro è altamente consigliabile che facciate regolarmente delle copie di sicurezza delle vostre fatture su diversi supporti di memoria; raccomandazione valida generalmente per qualunque documento di cui sia richiesto un obbligo di prova.
Anche in questo caso i programmi per la fatturazione elettronica rappresentano un vantaggio, poiché essi archiviano le vostre fatture sui server dei provider e le conservano a lungo. Se volete l’assoluta certezza di non contravvenire alle leggi in materia di custodia dei documenti, dovreste scegliere un provider con server in Italia o quantomeno in Europa.
Difatti la legge italiana consente sì la conservazione in formato elettronico di fatture, così come di altri documenti ufficiali, presso paesi esteri, ma a patto che il paese in questione metta a disposizione uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza e che le regole di tenuta e di conservazione dei documenti previste dalla legge italiana siano assolte. Rendendo quindi gli unici paesi papabili i paesi membri dell’Unione Europea.
Questo potrebbe però non essere il caso nel prossimo futuro, visto l’accordo firmato tra gli Stati membri del Consiglio d’Europa ed i Paesi membri dell’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo OCSE).
Il codice civile italiano regola che le fatture debbano essere conservate, ai fini dell’accertamento fiscale, per dieci anni a partire dalla data dell’ultima registrazione. Il Fisco italiano al contrario prevede un periodo di soli cinque anni, estendibile però fino alla fine dell’accertamento dell’imposta nel caso in cui si venga a creare un contenzioso. Questo significa che il periodo minimo da prendere in considerazione è quantomeno superiore ai dieci anni.