Scrivere un sollecito di pagamento: modelli professionali per promemoria di pagamento

I crediti in sospeso minacciano la solvibilità di un’azienda. Più le fatture dei clienti rimangono insolute, più sorgono problemi di liquidità. E dei crediti elevati non portano solo a significative perdite degli interessi. Se i pagamenti non saldati devono essere compensati richiedendo dei prestiti, sorgono così dei costi aggiuntivi.

Le aziende si adoperano perciò per riscuotere i fondi in sospeso per le prestazioni fornite. Ciò avviene solitamente appoggiandosi a un procedimento stragiudiziale, che non ha quindi valore legale, in cui i clienti ritardatari o i partner commerciali vengono ricordati del ritardo nel pagamento grazie all’invio di solleciti o promemoria di pagamento. Se i procedimenti stragiudiziali non portano al risultato sperato, alle aziende rimane la possibilità di far valere i propri diritti con un procedimento giudiziale, e quindi in tribunale.

Di seguito vi indichiamo come sollecitare in modo professionale il pagamento delle fatture ancora da saldare. Già nei procedimenti stragiudiziali, seguire un procedimento corretto è di vitale importanza. Di norma il promemoria di pagamento è un primo requisito per procedere in seguito per vie legali. Inoltre è possibile evitare di adire le vie legali assumendo un comportamento serio e corretto nei procedimenti stragiudiziali.

L’obiettivo del sollecito di pagamento come strumento di recupero crediti è quello di ridurre i crediti ed evitare le perdite. In questo senso tale procedimento è anche mirato a non perdere il cliente. Tutto ciò si rispecchia a sua volta nel tono utilizzato e nel numero di solleciti inviati.

I procedimenti stragiudiziali sono solitamente delle procedure che non presuppongono azioni legali. Infatti le aziende non possono direttamente richiedere un pignoramento dei beni, ma possono solo inviare altre lettere in cui si sollecita il pagamento entro una data precisa, minacciando di ricorrere alle vie legali se l’esito non dovesse essere quello sperato; questo vale anche nel caso in cui ci si rivolga a una società di recupero crediti. Da un punto di vista giuridico, le procedure per i pagamenti tra imprese e tra imprese e Pubblica Amministrazione sono regolati dal decreto legislativo 192/2012 che ha recepito la Direttiva 2011/7/UE.

Concetti chiave per avviare dei procedimenti stragiudiziali sono la scadenza e il ritardo.

Affinché possa intraprendersi un procedimento stragiudiziale, deve sussistere una situazione di debito che legittima un creditore a esigere dal suo debitore una prestazione, ad esempio un pagamento. Solitamente un rapporto di questo tipo tra le due parti in causa sussiste tramite un contratto (ad esempio un acquisto). Essenzialmente i pagamenti in sospeso possono essere recuperati nell'ambito di un procedimento stragiudiziale, quando se ne ha diritto e se il credito è in scadenza.

Se il debitore viene meno ai suoi doveri, quindi non paga la merce entro la data stabilita (per esempio entro 14 giorni dalla sua consegna), il creditore ha il diritto di esigere la somma dovuta.

Nell'esempio rappresentato sopra, una volta superato il termine di scadenza, il debitore risulta automaticamente in ritardo. Così sussiste il diritto da parte del creditore di esigere il pagamento del debitore della somma insoluta.

Se un debitore risulta in ritardo con i pagamenti, il creditore ha il diritto di richiedere il risarcimento dei danni, sotto forma di interessi. Successivamente, previa scadenza del pagamento e relativi solleciti di pagamento, il debitore può essere costituito in mora.

Un cliente è moroso e gli può quindi essere richiesto il pagamento di interessi moratori non appena è scaduto il termine ultimo per il pagamento della fattura, che non può essere superiore ai 90 giorni e viene stabilito a seconda dei servizi e dei regolamenti aziendali presi in considerazione.

Non vi è nessun obbligo di esigere un pagamento ricorrendo al sollecito di pagamento. Volendo si può sin da subito passare alle vie legali, ma è consuetudine richiedere il pagamento prima in maniera meno formale, risparmiando così sui costi. Solitamente si comincia con il chiamare il cliente, per poi passare ad altri solleciti di pagamento, prima di rivolgersi a un legale. La pratica non risulta comunque obbligatoria e il procedimento rimane quindi a discrezione dell’azienda.

Come accennato prima, il procedimento di inviare lettere di sollecito di pagamento non è obbligatorio e quindi ognuno può decidere autonomamente come procedere in caso di mancato pagamento. Tuttavia, si consiglia di ricorre a questo metodo e di optare per la forma scritta, perché in genere più efficace. Per rafforzare ancora di più la validità di questo documento ed essere certi che arrivi a destinazione, bisogna inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Per far sì che da un promemoria di pagamento si possa risalire facilmente alla fattura da saldare, devono essere chiaramente esplicitati i seguenti dati:

In questo modo per il debitore è chiaro sulla base di quali prestazioni il creditore stia esercitando il proprio diritto di sollecito.

Ad essere importante non è tanto la forma di un sollecito di pagamento, quanto piuttosto il suo contenuto. Inoltre al sollecito può venire allegata una copia della fattura da pagare. Non è obbligatorio inserire un termine ultimo di pagamento e neanche far riferimento ad altre azioni legali, qualora non venga saldato l’importo. Spesso però vengono annesse simili diciture per aumentare la pressione nei confronti del debitore.

Solitamente si procede a inviare dei solleciti di pagamento per cercare di non perdere il cliente. Sono possibili fino a tre solleciti di pagamento prima di rivolgersi a un avvocato. Tuttavia, il procedimento varia da azienda a azienda e non è obbligatorio mandarne tre, molto spesso ci si limita a 2 lettere seguite, in caso, da una dell’avvocato che costituisce in mora il debitore.

Non sempre gli importi aperti sono da imputare a mancanza di volontà o incapacità di pagare del debitore. A volte i clienti si dimenticano semplicemente che hanno dei pagamenti da saldare o la fattura non gli è proprio arrivata. Perciò per evitare di far arrabbiare i clienti ritardatari con un procedimento giudiziale, si consiglia di ricordargli il pagamento in altri modi.

Per creare dei solleciti di pagamento orientatevi sui modelli messi a disposizione da IONOS.

Per comunicare con i clienti ritardatari basatevi su modelli di solleciti di pagamento professionali. IONOS vi offre dei fac simile già formulati per il primo, il secondo e il terzo sollecito di pagamento da scaricare in formato Word o Excel.

Se il procedimento stragiudiziale non porta ai risultati sperati, non rimane altra scelta che recuperare il credito per vie legali. Se l’importo da saldare è inferiore ai 1.000 euro, ci si può rivolgere al Giudice di Pace; per un credito compreso tra i 1.000 e i 5.000 euro è sempre possibile rivolgersi al Giudice di Pace, ma appoggiandosi anche alla consulenza di un legale, mentre se il credito è superiore ai 5.000 euro non rimane altro da fare che consultare un avvocato e avviare così un procedimento civile.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.