Un modello pronto all’uso per l’impostazione del proprio documento di trasporto

Accompagnare la merce con un documento di trasporto ha diversi vantaggi, oltre che essere semplicemente obbligatorio per legge. Innanzitutto permette di avere una visione d’insieme chiara sia durante il carico che durante lo scarico della merce. Non a caso i DDT (abbreviazione di Documento Di Trasporto), opportunamente numerati, sono la garanzia principale dei reparti logistici delle varie aziende per svolgere un lavoro che fili il più liscio possibile al momento dell’imballaggio, del carico e della spedizione. Se ben impostati possono anche farvi risparmiare un passaggio, assumendo il ruolo di distinta di carico, rendendo quest’ultima superflua. Anche la comunicazione interna tra il reparto contabile e il magazzino viene semplificato significativamente e reso ben più efficiente.

Allo stesso modo il destinatario della consegna approfitta di un documento di trasporto chiaro e dettagliato, riuscendo a verificare in breve tempo la completezza dei beni ricevuti. E se così non fosse sarà comunque utile per poter reagire tempestivamente ed efficacemente, lamentando la spedizione incompleta e reclamando ciò che gli spetta.

Esattamente come fatture e scontrini, i DDT hanno valore legale. E quindi il documento deve sempre essere strutturato in maniera tale da soddisfare tutti i requisiti imposti dal codice civile italiano. Il documento di trasporto non smette di avere valore una volta conclusasi la consegna delle merci, bensì va conservato almeno 10 anni come tutti i documenti obbligatori ai fini di IVA, per eventuali controlli fiscali.

In considerazione di ciò è bene che il documento di trasporto sia sempre redatto al meglio e, al fine di minimizzare il rischio di commettere errori che possano eventualmente portare a fraintendimenti e dispute con i clienti, la scelta più conveniente è quella di affidarsi a un modello di DDT preimpostato. Le varianti di questi modelli sono tante e spesso sono offerte gratuitamente.

Che vantaggi comporta poter contare su di un modello DDT valido per ogni occasione?

I documenti di trasporto sono dei documenti commerciali, il cui scopo principale è quello di riportare la merce relativa a una spedizione. Se tra le consuetudini della vostra azienda c’è anche quella di preferire il digitale alla carta è chiaramente anche possibile trasmettere il documento in formato digitaleper e-mail.

Il layout di un DDT è relativamente semplice e può essere tranquillamente realizzato con un programma di scrittura o un programma di fogli di calcolo. Ma per evitare di dover preparare ogni volta un nuovo documento per ogni singola spedizione di merci, molti utenti si affidano a modelli di DDT pronti all’uso, scritti e impostati di proprio pugno o scaricati da Internet. Spesso si tratta in questo caso di documenti gratuiti, in formato Word o Excel e perciò modificabili a seconda delle proprie esigenze.

In questo modo i modelli risultano perfettamente adattati alle necessità delle piccole imprese e dei lavoratori autonomi, per le quali una soluzione a pagamento (applicazione online o per desktop) è fuori discussione sia per via dei costi che della complessità. Ogni documento pronto all’uso può essere invece impiegato sia direttamente come base, senza quindi dover apportare grandi cambiamenti a livello strutturale, sia come semplice fonte d’ispirazione per la realizzazione del modello redatto di proprio pugno. In questo ultimo caso, considerando la mancanza di linee guida da seguire per l’impaginazione del documento, l’utente può adattare senza problemi la struttura del documento, rendendolo il più efficiente possibile secondo quelle che sono le proprie convinzioni.

Che decidiate di utilizzare un modello DDT in formato Word o Excel non fa differenza. Tale documento, stampato su carta o inviato per e-mail, può essere realizzato con entrambi i programmi. La differenza maggiore tra le due varianti consiste nel fatto che utilizzando un software di fogli di calcolo, è possibile lasciare al programma l’esecuzione dei vari calcoli, implementando semplicemente le giuste funzioni. Se per un motivo o per un altro Word ed Excel non vi convincono, ci sono ovviamente altri programmi più o meno adatti, come ad esempio Writer e Calc (LibreOffice o OpenOffice).

Che aspetto ha un modello di documento di trasporto perfetto?

Come già accennato un DDT è un documento con valore legale, e come tale deve sempre includere determinati dati obbligatori. Per quel che riguarda la struttura, come già accennato non ci sono delle regole da rispettare per l’impaginazione del documento. L’aspetto più importante rimane sempre e comunque la chiarezza del documento, che appunto deve permettere di comprendere l’entità del carico in consegna già da una prima rapida lettura, fornire informazioni per quanto riguarda l’imballaggio, le operazioni di scarico ed eventualmente anche disposizioni utili all’immagazzinamento.

  • Gli elementi obbligatori da un punto di vista legale sono i seguenti:
  • La data in cui viene effettuata la spedizione, ovvero il giorno in cui parte la consegna;
  • Le generalità del cedente, del committente e del vettore (ovvero dell’impresa incaricata di ritirare e consegnare la merce in questione);
  • La descrizione dei beni ceduti, specificandone la natura, la qualità e soprattutto la quantità;
  • Il numero progressivo del documento.

Per quanto riguarda il numero progressivo del documento, la legge italiana consente la presenza di serie di numerazioni differenti, ma comunque progressive e quindi ripercorribili e identificabili, solo nel caso in cui le vostre spedizioni abbiano come luogo di partenza diversi punti operativi.

A questi dati ne possono poi essere aggiunti degli altri, non obbligatori, ma che sono diventati buona prassi per la redazione di un documento di trasporto:

  • Indirizzo di fatturazione e indirizzo di consegna del destinatario (in particolar modo se questo è diverso dall’indirizzo della sede principale dell’azienda del cliente);
  • Data dell’ordine, data dell’invio e possibilmente l’effettiva data di consegna;
  • Numero e nome dell’ordine di acquisto;
  • Packing list (distinta della merce da imballare) con relativa descrizione di tutti i beni in consegna, per esempio il numero di colli, e indicazioni su come effettuare al meglio lo scarico della merce;
  • Informazioni riguardo alla proprietà della merce consegnata, di norma i prodotti rimangono di proprietà del fornitore fino all’avvenuto pagamento dell’intera somma;
  • Eventuali forniture successive.

E ancora:

  • Numero di telefono, di fax, e/o indirizzo e-mail dell’azienda;
  • Dati di contatto del responsabile della consegna presso la vostra azienda e quella del cliente;
  • Numero cliente;
  • Numero di fattura relativo;
  • Uno spazio destinato alla conferma della ricezione della merce.

Redazione di un documento di trasporto con un modello pronto all’uso: come funziona

Gli elementi appena elencati sono un utile orientamento per la vostra ricerca della soluzione ottimale per la vostra azienda o per il vostro shop online. Ciò che dovete cercare è un modello che prenda in considerazione e che contenga tutte le informazioni che ritenete importanti per voi e per i vostri clienti. In alternativa potete anche semplicemente cercare un modello di documento di trasporto con un layout per voi convincente, da usare come base di partenza per la realizzazione del vostro modello personale.

Per darvi l’idea di come funzioni l’adattamento di un documento di trasporto, vi forniamo qui di seguito una breve guida passo per passo. Come esempio vengono utilizzati modelli dal pacchetto 1&1 IONOS Contabilità Online, scaricabili direttamente su questo articolo con un clic sui seguenti pulsanti.

Download gratuito

Word-Download

Modello di documento di trasporto para Word

Excel-Download

Modello di documento di trasporto para Excel

I due modelli sono pressoché identici, perciò la vostra scelta dipende dal fatto che vi troviate meglio a lavorare con Excel piuttosto che con Word, o viceversa. Tuttavia si raccomanda di optare per il formato Excel nel caso in cui vogliate approfittare in un secondo momento dei vantaggi derivanti dal calcolo automatico delle funzioni. Infatti Excel permette di utilizzare funzioni molto complesse che possono facilitarvi concretamente il lavoro, anche se l’interfaccia di Excel, divisa tra righe e colonne, offre minore chiarezza e facilità di utilizzo per quel che riguarda la realizzazione di un documento di testo.

Una volta effettuato il download del modello di DDT desiderato, aprite il file con il solito doppio clic. Ci sono infatti alcune modifiche da apportare:

  1. Ancora prima di andare a mettere mano ai dati centrali del documento, inserite per prima cosa le informazioni di identificazione corrette. A questo scopo nella parte iniziale del modello, vi è un riquadro riservato alle informazioni relative alla vostra azienda. Oltre alla ragione sociale dell’azienda e all’indirizzo, è consigliabile riportare anche le varie possibilità di contatto, come numero di telefono e indirizzo e-mail, e volendo anche un referente. Così da agevolare le operazioni nel caso si vengano a creare delle problematiche in corso d’opera;

  2. Tra le informazioni relative alla vostra azienda e quelle del cliente si trova l’oggetto del documento, riportante la dicitura “Documento di trasporto”, che serve a indicare al destinatario di che cosa si tratta. Affianco all’oggetto vale la pena di riportare il numero progressivo di riconoscimento, così che, nel caso in cui si venga a creare un disguido, sia immediatamente richiamabile sia per voi che per il cliente. Per questo stesso motivo in questo punto si trova anche la data, altro elemento utile in una simile eventualità;

  3. Le informazioni sul cliente sono invece contenute in due riquadri, uno per i dati più generici, come il nome dell’azienda del cliente, l’indirizzo legale della sede, la partita IVA e il referente (a vostro piacimento potete scegliere di aggiungere qui i dati di contatto del cliente o del referente stesso), e l’altro per le informazioni utili per la consegna e quindi per il trasportatore; dato che può spesso capitare che un’azienda abbia più magazzini o laboratori. Proprio qui sarebbe forse più opportuno riportare l’azienda responsabile della consegna;

  4. A questo punto vi è lo spazio per il corpo del documento, nel quale vi rivolgerete direttamente al cliente, informandolo che la consegna ricevuta o ancora da ricevere contiene gli articoli successivamente elencati. L’intestazione oltre a introdurre la merce in oggetto, rappresenta anche un’ottima occasione per ringraziare ancora una volta il cliente per aver scelto di affidarsi a voi;

  5. Il cuore del vostro documento di trasporto è l’elenco dei beni consegnati, da inserire all’interno delle varie posizioni della tabella che segue l’intestazione. Così com’è, la tabella conta tre colonne suddivise tra: posizione, descrizione e quantità. Ma senza fatica alcuna potete aggiungere altre colonne, se ritenete importante indicare altre voci come per esempio i lotti della spedizione;

  6. Lo spazio sottostante è previsto per riportare dati aggiuntivi nel caso in cui ci siano delle specificità relative alla consegna. Altrimenti se non c’è nessuna annotazione da fare, si passa direttamente alla conferma di ricevuta della merce, dove vanno apposte data e firma al momento del ricevimento;

  7. L’ultima sezione si trova nel piè di pagina del modello di DDT. Qui oltre a riportare nuovamente i dati di contatto completi della vostra azienda o del vostro shop online potete anche scegliere di indicare i vostri dati bancari. Nel caso in cui decidiate di farlo si è soliti inserire IBAN (numero del conto) e BIC (codice di identificazione della banca), ed eventualmente la partita IVA.

  8. Una volta adeguato l’intero documento alle vostre esigenze e perciò anche a quelle dei vostri clienti, potete procedere con la memorizzazione del vostro nuovo modello di documento di trasporto. Se desiderate utilizzarlo già e inviarlo a un cliente, salvatelo allora in formato PDF.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.