I documenti di trasporto sono dei documenti commerciali, il cui scopo principale è quello di riportare la merce relativa a una spedizione. Se tra le consuetudini della vostra azienda c’è anche quella di preferire il digitale alla carta è chiaramente anche possibile trasmettere il documento in formato digitaleper e-mail.
Il layout di un DDT è relativamente semplice e può essere tranquillamente realizzato con un programma di scrittura o un programma di fogli di calcolo. Ma per evitare di dover preparare ogni volta un nuovo documento per ogni singola spedizione di merci, molti utenti si affidano a modelli di DDT pronti all’uso, scritti e impostati di proprio pugno o scaricati da Internet. Spesso si tratta in questo caso di documenti gratuiti, in formato Word o Excel e perciò modificabili a seconda delle proprie esigenze.
In questo modo i modelli risultano perfettamente adattati alle necessità delle piccole imprese e dei lavoratori autonomi, per le quali una soluzione a pagamento (applicazione online o per desktop) è fuori discussione sia per via dei costi che della complessità. Ogni documento pronto all’uso può essere invece impiegato sia direttamente come base, senza quindi dover apportare grandi cambiamenti a livello strutturale, sia come semplice fonte d’ispirazione per la realizzazione del modello redatto di proprio pugno. In questo ultimo caso, considerando la mancanza di linee guida da seguire per l’impaginazione del documento, l’utente può adattare senza problemi la struttura del documento, rendendolo il più efficiente possibile secondo quelle che sono le proprie convinzioni.
Che decidiate di utilizzare un modello DDT in formato Word o Excel non fa differenza. Tale documento, stampato su carta o inviato per e-mail, può essere realizzato con entrambi i programmi. La differenza maggiore tra le due varianti consiste nel fatto che utilizzando un software di fogli di calcolo, è possibile lasciare al programma l’esecuzione dei vari calcoli, implementando semplicemente le giuste funzioni. Se per un motivo o per un altro Word ed Excel non vi convincono, ci sono ovviamente altri programmi più o meno adatti, come ad esempio Writer e Calc (LibreOffice o OpenOffice).