DDT: che cos’è un documento di trasporto e come si compila?

È possibile utilizzare i documenti relativi all’offerta o alla conferma d’ordine, precedentemente redatti, come modello per il documento di trasporto. Nella pratica un DDT assomiglia ad una fattura relativa ad una consegna di merce: entrambi i documenti elencano i prodotti consegnati e contengono delle indicazioni formali presenti in ogni tipo di documento ufficiale, quali il nome dell’azienda, l’indirizzo del venditore e dell’acquirente, la data, ecc.

L’unica differenza è che, diversamente da una fattura, su di un documento di trasporto non viene mai riportato il prezzo dell’articolo consegnato. È bene specificare che un DDT non sostituisce mai una fattura, ma al contrario una fattura può sostituire il DDT, com’è il caso della fattura accompagnatoria. La fattura accompagnatoria corrisponde ad una fattura immediata, ovvero emessa al momento della spedizione, che riporta necessariamente tutte le informazioni sul trasporto dei beni venduti e, come il documento di trasporto, accompagna la merce durante il viaggio.

Per quanto riguarda la struttura da seguire per la compilazione di un DDT, non avrete problemi nella sua redazione, visto che sono necessari solo pochi elementi chiave. Nel titolo potete già richiamare il numero progressivo del documento, e anche il numero dell’offerta o della conferma d’ordine relativa, o anche altri numeri rilevanti. Nel corpo del testo ringraziate il cliente per aver effettuato l’ordine ed elencate successivamente i prodotti della consegna. Solitamente all’interno del DDT si lascia un campo bianco, all’interno del quale il ricevente può riportare la data e la propria firma, a conferma dell’avvenuto ricevimento della merce. A livello contenutistico gli unici elementi obbligatori sono solamente i seguenti:

• La data di effettuazione della spedizione, ovvero il giorno in cui parte la consegna;
• Le generalità del cedente, del committente e del vettore (ovvero dell’impresa incaricata di ritirare e consegnare la merce in questione);
• La descrizione dei beni ceduti, specificandone la natura, la qualità e soprattutto la quantità.

Da aggiungere a questi vi è anche il numero progressivo del documento; anch’esso rappresenta un elemento obbligatorio da un punto di vista legale. Nel caso in cui le vostre spedizioni abbiano come luogo di partenza diversi punti operativi, il codice civile italiano accetta che si seguano serie di numerazione differenti, ma comunque progressive e quindi ripercorribili e identificabili.

Dunque come appena spiegato non vi è alcuna indicazione ufficiale alla quale bisogna sottostare per quanto riguarda l’impaginazione. Siete infatti liberi di impostare il documento come meglio credete. Ad ogni modo è buona prassi fornire ulteriori dati oltre a quelli obbligatori. Ad esempio:

• Indirizzo di fatturazione e indirizzo di consegna del ricevente (in particolar modo se questo è diverso dall’indirizzo della sede principale dell’azienda del cliente);
• data dell’ordine, data dell’invio e possibilmente l’effettiva data di consegna;
• numero e nome dell’ordine d’acquisto;
• packing List con relativa descrizione di tutta la merce in consegna, per esempio il numero di colli, e indicazioni su come effettuare al meglio lo scarico della merce;
• informazioni riguardo alla proprietà della merce consegnata, di norma i prodotti rimangono di proprietà del fornitore fino all’avvenuto pagamento dell’intera somma;
• eventuali forniture successive.

Come per qualunque altro documento ufficiale che si utilizza in sede di commercio e di trattativa, è importante redigere un DDT che serva da modello per la vostra azienda, e che possa essere utilizzabile per ogni invio successivo. Nel caso in cui non abbiate ancora un esempio di documento di trasporto pronto, potete utilizzare il modello di DDT messo a disposizione nella nostra Digital Guide, scaricabile gratuitamente e impostata per Microsoft Word e Excel.

Stando al codice civile italiano i documenti di consegna vanno conservati per almeno 10 anni, come tutti i documenti obbligatori ai fini di IVA. Ai fini fiscali invece vanno conservati fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d’imposta corrispondente.

Indipendentemente dal formato che decidete di utilizzare è di assoluta importanza che sappiate che non basterà che il documento giunga nelle mani del ricevente, difatti al ricevimento della merce il cliente deve sottoscrivere il documento a conferma dell’avvenuta consegna e farvene pervenire una copia. Nel caso in cui inviate il DDT in formato cartaceo, sarà dunque sempre necessario inviare almeno due copie, una per il cliente e una per voi, che il cliente dovrà firmare.

Se avete intenzione di conservare il documento di trasporto in formato cartaceo, con l’apposita firma o stampo a conferma della ricezione della merce, è comunque buona cosa scannerizzarlo e archiviarlo nel vostro computer. Con questa facile operazione è possibile risparmiare tempo e fatica, in particolar modo nel caso in cui si debba ricercare un determinato DDT in un secondo momento.