Se un cliente sottopone una richiesta concreta ad un fornitore, quest’ultimo risponderà con un’offerta. Da un punto di vista teorico questa proposta (all’interno della quale deve sempre essere nominato il costo del servizio o del bene in questione) può avvenire anche oralmente, per via telefonica o telematica. Il metodo più sicuro è tuttavia preparare un’offerta scritta, completa di copia da archiviare tra i propri documenti. In questo modo entrambe le parti avranno qualcosa di pronto al quale poter far riferimento, nell’eventualità in cui ci si dovessero presentare delle discordanze durante le trattative. Essendo di norma tale documento legalmente vincolante, se l’interessato dovesse accettare l’offerta con un ordine praticamente identico da un punto di vista contenutistico ne conseguirà la stesura di un contratto.
Pertanto è importante che, in quanto fornitori, procediate con grande cura durante la preparazione dell’offerta e che facciate attenzione al fatto che i contenuti siano corretti, giuridicamente sicuri e completi. Se siete soliti ricevere un elevato numero di richieste è allora una buona prassi quella di utilizzare dei modelli di offerta pronti all’uso.
Questi documenti campione contengono la struttura di base al cui interno sono incluse tutte le componenti essenziali. I vari riquadri vanno compilati, riportandovi dettagliatamente tutte le informazioni che potrebbero essere determinanti per la buona riuscita della vostra offerta, come ad esempio in merito al servizio offerto o ai dati di contatto. Di norma un modello d’offerta commerciale è un documento Word o Excel, ma ci sono anche modelli per programmi di altre Office Suite.