Nell’inventario fisico sono utilizzate perlopiù liste. Distribuite le liste ai vostri dipendenti o agli assistenti in modo che, con l’aiuto di questo documento, possano registrare facilmente tutte le scorte effettive della vostra azienda. Per fare questo, l’inventario risulta diviso in più colonne:
- Descrizione dell’articolo: qui inserirete l’esatta descrizione di ogni articolo.
- Numero di articolo: in un’azienda, ogni articolo ha il proprio numero di inventario. Può essere utile ordinare l’inventario per numero di articolo e posizionare questa colonna a sinistra, o altrove, a seconda di come ordinerete il vostro magazzino.
- Quantità: in questa colonna, il dipendente inserisce il risultato del suo conteggio o della sua misurazione.
- Unità di misura: questa colonna indica il tipo di unità considerata, dunque se si tratta di numeri di pezzi, di peso, di lunghezza o di altre unità di misura.
- Valore: il valore degli articoli viene suddiviso in due colonne diverse. Prima si immette il valore del singolo elemento e poi il valore totale risultante dalla somma del conteggio.
Alla fine di ogni foglio, si sommano i valori totali di ogni lista dei diversi elementi. Non bisogna riportare le giacenze da un foglio all’altro, ma a ogni foglio si ricomincia da capo con una nuova fattura. Solo alla fine, su un foglio separato, si contano tutti i totali insieme.
Oltre alla tabella vera e propria, l’inventario contiene anche delle informazioni aggiuntive al fine di garantire una documentazione quanto più accurata possibile. A ogni foglio, inoltre, viene assegnato un numero in modo da poterne tenere traccia e da facilitarne la comprensione in un secondo momento, non solo per voi ma anche in caso di verifica fiscale. Inoltre, ogni foglio deve essere completato con la data e la firma.
Con quasi tutti i programmi per i fogli di calcolo (come Excel), ma anche con i moderni software di elaborazione testi, è possibile creare un inventario ordinato e utile. Quando si crea il modello per l’inventario, prestate particolare attenzione alle esigenze dei dipendenti che eseguono effettivamente il conteggio. Ad esempio, assicuratevi di lasciare lo spazio sufficiente per compilare ogni voce e cercate di non mettere troppi elementi in una sola pagina. Tenete presente che i vostri dipendenti compilano le liste a mano, quindi affinché le voci restino leggibili, le colonne non devono essere troppo piccole.
Se si crea un modello di inventario, potrete inserire e valutare elettronicamente tutti i dati in un secondo momento, aggiungendo semplicemente i valori nell’inventario su Excel. Questo permette anche di sfruttare al meglio le capacità di Excel: ad esempio, utilizzando la funzione somma per alleggerire il lavoro di calcolo. A ogni modo è comunque necessario stampare le liste e scrivere a mano la data e la firma.
Per creare un inventario su Excel, è necessario utilizzare le righe superiori per creare un’intestazione valida per tutto il documento. Qui si dovrebbero trovare tutte le informazioni necessarie. Non dimenticate di selezionare le cornici in modo che i campi della tabella siano ancora visibili, anche dopo aver stampato l’inventario.