Standard ISO 14001 per una maggiore sostenibilità

La consapevolezza del valore dell’ambiente è ormai presente in quasi tutti i settori dell’economia; il rispetto per l’ambientee la sostenibilità sono argomenti che ormai interessano proprio tutti. Effettivamente, anche in ragione delle mutate esigenze dei consumatori, nessuna impresa può oggi permettersi di mettere la politica ambientale in secondo piano. I clienti e gli investitori chiedono sempre più spesso che vengano adottate misure significative per il miglioramento dell’equilibrio ambientale. Per dimostrare l'attenzione della vostra azienda all'ambiente si può richiedere la certificazione ISO 14001 che testimonia l’impegno aziendale in termini di sostenibilità ambientale. Ma quali requisiti vanno soddisfatti per ottenerla?

Oggi sono molte le grandi aziende che s’impegnano a creare un sistema di gestione ambientale, cercando di organizzare e migliorare le attività interne relative a questo tema. A livello teorico, per una buona gestione ambientale basterebbe che ogni azienda sviluppasse autonomamente idee e concetti sulla base del proprio contesto; ma per i gruppi esterni (clienti, investitori, creditori) ciò che l’azienda realizza effettivamente in questo ambito potrebbe non essere sempre così trasparente.

Per tale ragione la norma ISO 14001 dell’Organizzazione Internazionale per la normazione (ISO) fornisce delle linee guida generalmente accessibili con le quali si possono organizzare in maniera consona a ogni azienda i compiti in materia di sostenibilità ambientale. Le aziende che conformano la propria gestione ambientale a questo standard ottengono, dunque, la certificazione ISO 14001, che permette loro di presentarsi ovunque e di fronte a clienti e partner commerciali come aziende impegnate nella tutela dell’ambiente in modo dimostrabile.

Affinché le aziende possano realizzare i propri obiettivi ambientali e ottimizzare costantemente il proprio sistema, la norma ISO 14001 si fonda sul processo di miglioramento continuo e sul ciclo di PDCA. Si tratta di due semplici strumenti finalizzati al miglioramento continuo della qualità del sistema di gestione ambientale.

La prima versione dello standard è stata pubblicata nel 1996, mentre negli anni 2000 e 2015 sono state effettuate due revisioni. L’ultima di queste ha allineato lo standard alla High Level Structure, alla quale si ispirano anche altre norme ISO. Si tratta di adeguamenti a livello concettuale e strutturale perché tutti gli standard siano uniformi. Oltre 350.000 aziende in tutto il mondo possiedono attualmente la certificazione ISO 14001.

La norma ISO 14001 è composta da 10 sezioni, le prime tre delle quali contengono informazioni puramente esplicative sulla norma stessa. A partire dalla quarta sezione vengono elencati invece i requisiti effettivi.

Per poter realizzare un sistema di gestione ambientale funzionale, dovete prima di tutto prendere in considerazione le condizioni generali della vostra azienda. La sezione 4 invita pertanto la dirigenza a considerare tutti gli aspetti interni ed esterni interessati dal SGA. Deve essere preparata una documentazione relativa che elenchi tutti gli aspetti inerenti il contesto organizzativo aziendale, in particolare rispetto al lavoro, ai prodotti e ai servizi forniti: qual è l’impatto ambientale della produzione e dei servizi?

Nel contesto esterno possono rientrare le norme giuridiche, ma anche la situazione sociale e quindi l’opinione della clientela. Se l’aspetto della protezione ambientale viene ignorato, possono esserci conseguenze devastanti per un’azienda.

La sezione 5 riguarda direttamente l’Alta Direzione dell’azienda. La norma ISO 14001 prevede l’assegnazione di alcuni ruoli finalizzati all’istituzione di un SGA. I dirigenti per primi dovrebbero dare il buon esempio. Sta alla direzione aziendale il compito di chiarire quale valore ha la tutela dell’ambiente per l’azienda e anche quello di definire la politica ambientale, che fungerà da obiettivo generale del SGA, valendo come linea guida per l’intera azienda e sottolineandone l’impegno a livello di sostenibilità. Ciò comprende anche la promozione del miglioramento continuo del SGA e il rispetto di tutti i requisiti di legge in materia di protezione ambientale a cui l’azienda è soggetta.

Affinché un sistema di gestione ambientale funzioni, è necessario identificare i rischi e le opportunità all’interno dell’azienda. In questo modo è possibile pianificare misure preventive in modo mirato, definendo cosa bisogna fare per ridurre al minimo i rischi e aumentare le opportunità. Ciò comprende anche la definizione di obiettivi ambientali concreti. Gli obiettivi fissati devono essere concreti, realistici e adattati alle circostanze aziendali. Mentre nella politica ambientale si lavora basandosi su visioni di ordine più generico, gli obiettivi ambientali devono includere dati chiaramente verificabili.

La sezione supporto si riferisce alle risorse necessarie. Un SGA può essere efficiente solo se i dirigenti aziendali mettono a disposizione un budget sufficiente, infrastrutture adeguate e, soprattutto, personale qualificato. La norma ISO 14001 richiede pertanto una formazione adeguata per i dipendenti, perché solo con il necessario know-how e il giusto atteggiamento nei confronti della tutela ambientale si possono raggiungere gli obiettivi prefissati.

Il successo di un SGA dipende sia dall’impegno manageriale, sia dai dipendenti. La comunicazione svolge un ruolo importante in questo senso; in questa sezione non viene trattato solo lo scambio interno di informazioni, ma anche la comunicazione esterna.

La sezione sugli aspetti operativi riguarda l’impatto concreto del lavoro. Le conseguenze per l’ambiente devono essere analizzate durante l’intero ciclo di vita del prodotto, con l’obiettivo di integrare un sistema di protezione ambientale in ogni fase.

La sezione prevede inoltre lo sviluppo di strategie per ipotetiche situazioni di emergenza ambientale. Occorre introdurre dei meccanismi adeguati, ai quali i dipendenti possono ricorrere in situazioni di emergenza. Anche in questo caso, la situazione dell’azienda gioca un ruolo importante: industrie diverse si trovano ad affrontare situazioni di rischio molto diverse tra loro. Per prevenire prima di tutto che si verifichino situazioni di emergenza, l’azienda dovrebbe presentare un piano di prevenzione dei rischi.

Una società deve monitorare costantemente il proprio SGA e ciò avviene attraverso la misurazione e la valutazione periodica di indicatori chiave. La norma ISO 14001 prevede a tal fine un audit interno che consente alla direzione e al personale di individuare tempestivamente i problemi e avviare i provvedimenti adeguati. Affinché le funzioni di monitoraggio siano efficaci, la norma ISO 14001 prevede delle verifiche standard da effettuare con cadenza regolare. I dati raccolti devono poi essere documentati e comunicati internamente (talvolta anche all’esterno).

La norma ISO 14001 stabilisce che il sistema di gestione ambientale in vigore deve essere costantemente ottimizzato. Questo è l’unico modo per garantire che l’SGA raggiunga risultati sostenibili soddisfacenti. Per apportare miglioramenti laddove necessario, è indispensabile individuare le non conformità. Occorre porsi, dunque, la seguente domanda: in quali punti il SGA si discosta dai requisiti richiesti? Dalle risposte a questa domanda si possono trarre i punti di partenza per attuare misure di miglioramento.

Da un lato, la norma ISO 14001 fornisce alle aziende le direttive per progettare un sistema di gestione ambientale. Invece di farlo da sole, le imprese possono contare su uno standard collaudato a livello internazionale e ottenere una certificazione che attesta la conformità a questo standard, dimostrando il loro impegno nella protezione ambientale a livello internazionale.

La certificazione ISO 14001 viene rilasciata da un organismo certificatore indipendente che deve però essere autorizzato dall’Ente Italiano di Accreditamento Accredia. L’adesione non è obbligatoria per legge ma, da quando il sistema viene istituito in azienda, tutti sono tenuti al rispetto delle policy interne di gestione, che vengono verificate annualmente dall’ente di controllo mediante audit volto a verificare l’impegno concreto nel minimizzare l’impatto ambientale dei processi, prodotti e servizi, attestando con il marchio ISO 14001 l’affidabilità dell’SGA applicato. Si deve prestare attenzione nella scelta dell’ente certificatore poiché la sua serietà, credibilità e visibilità diventano un aspetto di fondamentale importanza verso il mercato esterno. La certificazione è a pagamento e anche le tariffe dei diversi enti certificatori sono un elemento di scrematura. La struttura della norma segue il modello PDCA (Plan Do Check Act).

L’istituzione della Certificazione richiede, come primo passo (nell’ambito del PLAN), la redazione di un documento di politica ambientale che specifichi gli obiettivi che si intende raggiungere. Fondamentale è l’identificazione di risorse, ruoli, responsabilità e autorità relative al sistema di gestione ambientale ovvero l’ identificazione del Rappresentante della Direzione, che opera in delega all’amministratore Delegato.

Segue la preparazione di una serie di procedure operative, che costituiscono i processi di riferimento del SGA che comprendono anche gli aspetti di competenza formazione e consapevolezza e comunicazione interna (fase DO). La fase CHECK richiede invece l’istituzione di azioni e procedure e documenti di verifica, per dare evidenza della tenuta sotto controllo dell’efficacia e della correttezza nell’attuazione del sistema di gestione.

La fase ACT si concretizza nel riesame della direzione che è un procedimento di controllo periodico a cadenza annuale, che prevede in ingresso una serie di documenti del sistema per valutare se sono stati raggiunti gli obiettivi ed eventualmente prevede l’istituzione di misure operative, in forma di processi o documenti, atte a garantire una maggiore efficacia ed efficienza del SGA.

Questa certificazione avrà valore triennale. Durante questo periodo si svolgeranno audit di mantenimento semestrali o annuali. Al termine dei tre anni, l’azienda o l’organizzazione dovrà richiedere un nuovo audit per il rinnovo della certificazione.

La certificazione ISO 14001 ha molti vantaggi, ma è anche dispendiosa in termini di tempo e denaro, e non solo per i costi relativi all’organismo certificatore: per prima cosa dovete implementare un sistema di gestione ambientale adeguato alla vostra azienda. Il lavoro di pianificazione necessario a tal fine molto probabilmente non può essere svolto dal dipendente responsabile oltre al suo vero e proprio lavoro. Durante tale pianificazione si dovrà quindi tener conto di avere meno lavoratori a disposizione. Anche la documentazione da preparare, in parte complessa, incide sulla manodopera. L’entità dei costi interni dipende fortemente dalle strutture esistenti nell’impresa.

Infine, vi sono i costi per l’audit stesso. Gli organismi di certificazione si ispirano alle direttive dell’International Accreditation Forum (IAF) secondo le quali i costi dipendono dalle dimensioni dell’impresa e dal settore. Entrambi i fattori determinano l’entità del lavoro che l’organismo di certificazione deve svolgere. Per risparmiare sui costi, a volte possono essere certificati contemporaneamente sistemi di gestione diversi, come ad esempio le norme ISO 9001 (gestione della qualità), ISO 31000 (gestione del rischio) e ISO 50001 (sistemi di gestione dell’energia).

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