Conferma d’ordine: esempi e modelli

Quando un cliente accetta la vostra offerta, nella sua totalità o solo parzialmente, vi comunica di procedere con l’erogazione del servizio o con la consegna della merce precedentemente offertagli. Da un punto di vista puramente legale non è obbligatoria la redazione di una conferma d’ordine, ma ci sono vari motivi per i quali vale la pena di rispondere a un ordine con una conferma d’ordine scritta.

Un documento di questo genere serve infatti a riassumere i dettagli discussi per telefono, per mail o a voce, e a mostrare le eventuali modifiche apportate rispetto a quanto si era precedentemente offerto. Inoltre la conferma d’ordine serve a mettere nero su bianco le vostre condizioni di vendita e a informarne il cliente, soprattutto nel caso si tratti di un nuovo cliente.

La conferma d’ordine permette al cliente di prendere visione di tutti gli aspetti dell’operazione commerciale in questione e gli offre la possibilità di chiarire anzitempo eventuali malintesi. Per voi invece, in quanto offerenti e contraenti, la conferma d’ordine significa assumersi il dovere di fornire la prestazione o la merce concordata alle condizioni stabilite. Per questo motivo è molto importante che all’interno del documento siano sempre contenute tutte le informazioni rilevanti per un’evasione ottimale dell’ordine. A questo scopo poter contare su di un modulo di conferma d’ordine preimpostato, tra l’altro gratuito, rappresenta un aiuto indispensabile. Solitamente si tratta di un file in Word o in Excel.

Un altro vantaggio di una conferma d’ordine scritta ben redatta è che può essere utilizzata anche in sede di tribunale nel caso in cui si dovesse malauguratamente giungere a un contenzioso tra voi e un cliente. Per redigere correttamente una conferma d’ordine non è necessario né disporre di un software specifico né di una laurea in legge. Infatti i comuni programmi di elaborazione testi e di fogli di calcolo come Word ed Excel offrono tutti gli strumenti e le funzioni necessarie per la messa a punto di una conferma d’ordine e per poterla successivamente stampare e inviare fisicamente o salvarla in formato PDF e spedirla per e-mail.

Per far sì di non essere costretti a scrivere da nuovo un documento ogni qual volta si riceve un ordine da parte di un cliente, è buona prassi quella di realizzare un modulo di conferma d’ordine con Word o Excel, o di affidarsi a uno già preimpostato. Quest’ultima opzione si contraddistingue per avere già inclusi nel documento tutte le componenti basilari e per essere dotata di campi modificabili in ogni momento in base alle vostre esigenze.

Grazie all’ampia scelta online di modelli di conferme d’ordine con Word ed Excel specifici per i vari settori, trovate sempre dei prototipi adatti alle vostre esigenze. Le loro differenze da un punto di vista del layout e degli elementi contenutistici sono di poco conto, rendendoli ottimali per l’interazione con pressoché qualunque cliente. Con il giusto modello riuscite a creare la base per far sì che il vostro documento non sia solamente completo e corretto, ma anche adatto a ogni settore d’utilizzo e a tipi di ordine più comuni. Per poi adeguare il documento alle vostre esigenze, dovete solamente apportare un paio di modifiche e salvare il file.

Una volta che avete deciso per quale dei due programmi optare e scaricato il rispettivo modello, apritelo con un doppio click. Prima di poter inviare il documento ai vostri clienti dovete fare attenzione e apportare le seguenti modifiche:

• In alto a sinistra vanno inseriti i dati relativi alla vostra azienda, e sotto di essi quelli del cliente;

• l’attenzione del lettore viene attirata dall’oggetto del documento che si trova in alto a destra; in questo caso sarà “Conferma d’ordine”. Ad ogni modo anche qui potete scegliere di personalizzare riportando un titolo più specifico e dritto al punto, ad esempio “Conferma del vostro ordine inviato in data GG/MM/AAAA” o “Conferma del vostro ordine N.***”;

• sul lato destro vengono invece riportati i dati relativi al documento in questione. Se lo desiderate potete già inserire il numero di telefono e l’indirizzo e-mail della vostra azienda, o direttamente quello del referente dell’ordine. Altrimenti qui dovete attualizzare la data in cui il documento è stato redatto, il numero della conferma d’ordine, il numero cliente (ovvero il numero al quale corrisponde il cliente nel vostro database), e il responsabile dell’ordine in questione presso la vostra azienda;

• una volta riportati tutti i dati relativi alla vostra azienda e al vostro cliente si passa al testo della vostra conferma d’ordine, tramite il quale vi rivolgete direttamente al cliente. Qui vi è offerta la possibilità di ringraziare il cliente per aver deciso di affidare a voi l’ordine in questione e di introdurre quella che è la lista dei beni o delle prestazioni oggetto dell’ordine;

• a seguire vi è la tabella all’interno della quale vengono elencati gli articoli o i servizi. In ogni riga va inserito un prodotto/servizio diverso. Solitamente vengono incluse la descrizione precisa, la quantità, il prezzo singolo e il prezzo totale delle singole posizioni. All’evenienza potete chiaramente aumentare o diminuire le colonne e le righe a vostro piacimento;

• ai piedi della tabella vanno riportati la somma totale di tutte le posizioni senza imponibile, l’imponibile (IVA), così come il totale comprensivo di IVA;

• giunti ormai quasi alla conclusione della vostra conferma d’ordine avete l’ultima occasione per rivolgervi direttamente al cliente e indicare delle informazioni aggiuntive che non sono ancora state riportate. A questo punto potete anche menzionare le vostre condizioni di pagamento e di consegna, le indicazioni sulla riserva sulla priorità e le condizioni generali;

• a chiusura del documento vi è il piè di pagina, dove oltre a riportare ancora una volta i vostri dati di contatto avete la possibilità di indicare i vostri dati bancari (IBA, BIC, nome della banca, partita IVA, ecc.).

Una volta adottati tutti i cambiamenti necessari potete allora salvare il documento, stamparlo e inviarlo al cliente interessato. È chiaramente possibile salvare il documento in formato PDF e inviarlo per e-mail.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.