Conferma d’ordine: esempi e modelli

Quando un cliente accetta la vostra offerta, nella sua totalità o solo parzialmente, vi comunica di procedere con l’erogazione del servizio o con la consegna della merce precedentemente offertagli. Da un punto di vista puramente legale non è obbligatoria la redazione di una conferma d’ordine, ma ci sono vari motivi per i quali vale la pena di rispondere a un ordine con una conferma d’ordine scritta.

Un documento di questo genere serve infatti a riassumere i dettagli discussi per telefono, per mail o a voce, e a mostrare le eventuali modifiche apportate rispetto a quanto si era precedentemente offerto. Inoltre la conferma d’ordine serve a mettere nero su bianco le vostre condizioni di vendita e a informarne il cliente, soprattutto nel caso si tratti di un nuovo cliente.

La conferma d’ordine permette al cliente di prendere visione di tutti gli aspetti dell’operazione commerciale in questione e gli offre la possibilità di chiarire anzitempo eventuali malintesi. Per voi invece, in quanto offerenti e contraenti, la conferma d’ordine significa assumersi il dovere di fornire la prestazione o la merce concordata alle condizioni stabilite. Per questo motivo è molto importante che all’interno del documento siano sempre contenute tutte le informazioni rilevanti per un’evasione ottimale dell’ordine. A questo scopo poter contare su di un modulo di conferma d’ordine preimpostato, tra l’altro gratuito, rappresenta un aiuto indispensabile. Solitamente si tratta di un file in Word o in Excel.

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Che cos’è un modello per la conferma d’ordine?

Un altro vantaggio di una conferma d’ordine scritta ben redatta è che può essere utilizzata anche in sede di tribunale nel caso in cui si dovesse malauguratamente giungere a un contenzioso tra voi e un cliente. Per redigere correttamente una conferma d’ordine non è necessario né disporre di un software specifico né di una laurea in legge. Infatti i comuni programmi di elaborazione testi e di fogli di calcolo come Word ed Excel offrono tutti gli strumenti e le funzioni necessarie per la messa a punto di una conferma d’ordine e per poterla successivamente stampare e inviare fisicamente o salvarla in formato PDF e spedirla per e-mail.

Per far sì di non essere costretti a scrivere da nuovo un documento ogni qual volta si riceve un ordine da parte di un cliente, è buona prassi quella di realizzare un modulo di conferma d’ordine con Word o Excel, o di affidarsi a uno già preimpostato. Quest’ultima opzione si contraddistingue per avere già inclusi nel documento tutte le componenti basilari e per essere dotata di campi modificabili in ogni momento in base alle vostre esigenze.

Grazie all’ampia scelta online di modelli di conferme d’ordine con Word ed Excel specifici per i vari settori, trovate sempre dei prototipi adatti alle vostre esigenze. Le loro differenze da un punto di vista del layout e degli elementi contenutistici sono di poco conto, rendendoli ottimali per l’interazione con pressoché qualunque cliente. Con il giusto modello riuscite a creare la base per far sì che il vostro documento non sia solamente completo e corretto, ma anche adatto a ogni settore d’utilizzo e a tipi di ordine più comuni. Per poi adeguare il documento alle vostre esigenze, dovete solamente apportare un paio di modifiche e salvare il file.

Modelli di conferma d’ordine: quali sono le caratteristiche di un buon modello?

Sono principalmente due gli aspetti che giocano un ruolo importante nel valutare se un modulo di conferma d’ordine sia adatto o meno: un criterio decisivo è l’impaginazione o struttura. Il documento dovrebbe presentare le informazioni relative al servizio offerto e le condizioni a esso legate in maniera chiara e comprensibile. Nel caso in cui il cliente abbia dei dubbi dovrebbe poter trovare immediatamente le vostre informazioni di contatto all’interno del documento, e nel migliore dei casi anche il nome e i dettagli necessari per mettersi in contatto direttamente con il referente dell’ordine in questione.

Il secondo fattore è il contenuto del modello di conferma d’ordine in formato Excel o Word. Non tutti i documenti devono necessariamente contenere tutti i possibili elementi. Tuttavia esso dovrebbe sempre disporre di quelli che sono gli elementi tipici e fondamentali per il vostro settore o quantomeno offrirvi la possibilità o le funzioni per inserirli velocemente e senza troppi sforzi. La seguente lista contiene tutti i punti che non possono assolutamente mancare in un modello di conferma d’ordine professionale:

  • Informazioni della vostra azienda e i relativi dati di contatto (telefono, e-mail, referente dell’ordine).
  • Informazioni del committente, compreso l’indirizzo legale e quello di consegna.
  • Data della conferma d’ordine, numero dell’offerta di riferimento, numero del cliente e se già disponibile il numero della fattura.
  • Descrizione della merce e/o dei servizi (definizione del prodotto, prezzo, quantità della merce o entità della prestazione).
  • Costi, imponibile e totale.
  • Condizioni di pagamento e di consegna.
  • Tempistiche di consegne previste.
  • Indicazioni riguardo la riserva sulla proprietà e diritto di utilizzo.
  • Nota riguardo alle condizioni generali di utilizzo e alla giurisdizione di riferimento.

Come redigere la vostra conferma d’ordine con Word ed Excel grazie ai moduli preimpostati

Per riuscire a utilizzare un modello per le vostre conferme d’ordine non avete bisogno di alcuna conoscenza pregressa. Sebbene i già citati modelli Word ed Excel risultino i maggiormente utilizzati e quelli più facilmente reperibili, è tuttavia possibile trovare modelli realizzati con programmi di altre Office Suite che vi permettono di approntare i documenti di cui avete bisogno. La differenza tra i modelli realizzati con un programma di elaborazione testi e quelli con un programma di fogli di calcolo è solamente che con quest’ultimi è offerta la possibilità di automatizzare alcuni passaggi.

Nella guida qui di seguito vi illustriamo come svolgere il lavoro con i citati modelli per Word ed Excel. Al fine di portare chiarezza orientiamo la nostra spiegazione sui modelli facenti parte del pacchetto di 1&1 IONOS contabilità online, i quali possono essere scaricati direttamente in questo articolo, cliccando semplicemente sui buttoni qui di seguito.

Download gratuito

Word-Download

Modello di conferma d’ordine per Word

Excel-Download

Modello di conferma d’ordine per Excel

Una volta che avete deciso per quale dei due programmi optare e scaricato il rispettivo modello, apritelo con un doppio click. Prima di poter inviare il documento ai vostri clienti dovete fare attenzione e apportare le seguenti modifiche:

  • In alto a sinistra vanno inseriti i dati relativi alla vostra azienda, e sotto di essi quelli del cliente;
  • l’attenzione del lettore viene attirata dall’oggetto del documento che si trova in alto a destra; in questo caso sarà “Conferma d’ordine”. Ad ogni modo anche qui potete scegliere di personalizzare riportando un titolo più specifico e dritto al punto, ad esempio “Conferma del vostro ordine inviato in data GG/MM/AAAA” o “Conferma del vostro ordine N.***”;
  • sul lato destro vengono invece riportati i dati relativi al documento in questione. Se lo desiderate potete già inserire il numero di telefono e l’indirizzo e-mail della vostra azienda, o direttamente quello del referente dell’ordine. Altrimenti qui dovete attualizzare la data in cui il documento è stato redatto, il numero della conferma d’ordine, il numero cliente (ovvero il numero al quale corrisponde il cliente nel vostro database), e il responsabile dell’ordine in questione presso la vostra azienda;
  • una volta riportati tutti i dati relativi alla vostra azienda e al vostro cliente si passa al testo della vostra conferma d’ordine, tramite il quale vi rivolgete direttamente al cliente. Qui vi è offerta la possibilità di ringraziare il cliente per aver deciso di affidare a voi l’ordine in questione e di introdurre quella che è la lista dei beni o delle prestazioni oggetto dell’ordine;
  • a seguire vi è la tabella all’interno della quale vengono elencati gli articoli o i servizi. In ogni riga va inserito un prodotto/servizio diverso. Solitamente vengono incluse la descrizione precisa, la quantità, il prezzo singolo e il prezzo totale delle singole posizioni. All’evenienza potete chiaramente aumentare o diminuire le colonne e le righe a vostro piacimento;
  • ai piedi della tabella vanno riportati la somma totale di tutte le posizioni senza imponibile, l’imponibile (IVA), così come il totale comprensivo di IVA;
  • giunti ormai quasi alla conclusione della vostra conferma d’ordine avete l’ultima occasione per rivolgervi direttamente al cliente e indicare delle informazioni aggiuntive che non sono ancora state riportate. A questo punto potete anche menzionare le vostre condizioni di pagamento e di consegna, le indicazioni sulla riserva sulla priorità e le condizioni generali;
  • a chiusura del documento vi è il piè di pagina, dove oltre a riportare ancora una volta i vostri dati di contatto avete la possibilità di indicare i vostri dati bancari (IBA, BIC, nome della banca, partita IVA, ecc.).

Una volta adottati tutti i cambiamenti necessari potete allora salvare il documento, stamparlo e inviarlo al cliente interessato. È chiaramente possibile salvare il documento in formato PDF e inviarlo per e-mail.

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Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.