Per quanto riguarda il contenuto e la struttura di una conferma d’ordine vi sono dei requisiti prestabiliti, che tra l’altro si rifanno molto a quelli delle offerte; infatti offerte e conferme d’ordine hanno una struttura molto simile. Spesso, se un ordine era stato preceduto da una proposta alla quale il cliente ha dato il proprio consenso, non sarà allora necessario produrre una vera e propria conferma d’ordine, ma basterà altresì rinviare al cliente il documento contenente l’offerta con sovrapposta un’annotazione che confermi l’accettazione dell’ordine. Ad ogni modo l’offerta può servire anche come punto di partenza per una conferma d’ordine separata. Ci sono tuttavia un paio di differenze, che dovrebbero comunque essere tenute in considerazione.
La similarità tra offerta e conferma d’ordine risiede, tra le altre cose, chiaramente nelle formalità: come in un’offerta vanno inseriti il vostro logo così come il nome e l’indirizzo della vostra azienda e di quella del cliente, inoltre va inserito anche il nome del proprio referente presso l’azienda. L’unica differenza rispetto all’offerta la fa il fatto che a fianco della data e del numero cliente invece del numero dell’offerta riporterete il numero d’ordine e il numero di fattura.
Nel titolo o nel corpo del testo dovreste solo menzionare la data nella quale il cliente vi ha inviato l’ordine. Di nuovo vale il fatto che se si tratta dell’accettazione di un’offerta, bisogna sempre fare riferimento all’offerta in questione, ovvero riportare il numero dell’offerta. In questo modo sarà evidenziato al meglio il riferimento alle prestazioni e condizioni contrattate in precedenza.
La maggiore differenza tra un’offerta e una conferma d’ordine la si ha nel corpo del testo: nella conferma di un ordine di vendita potete evitare completamente l’aspetto commerciale che è invece presente in un’offerta; difatti il vostro cliente a questo punto sarà già convinto dei vostri servizi e vi ha dato fiducia affidandovi appunto l’ordine. Per questo motivo il corpo del testo è sostanzialmente ridotto in una conferma d’ordine: basterà un contenuto stringente, chiaro e senza termini troppo specialistici. Spesso si ringrazia il cliente per l’assegnazione dell’ordine, allegando l’elenco delle prestazioni concordate: descrizione, quantità e prezzo per i prodotti e i servizi.
In genere bisogna fare attenzione che la vostra conferma d’ordine contenga le seguenti informazioni, sempre che esse siano d’interesse per il vostro ordine:
- Menzione del numero dell’offerta, del numero cliente e del numero d’ordine e di fattura
- Descrizione e definizione della merce e/o dei servizi
- Quantità e prezzo della merce e/o dei servizi
- Indicazione della data della consegna e/o dell’erogazione del servizio
- Condizioni di pagamento e di consegna
- Costi di consegna e di imballaggio
- Indicazioni riguardo la riserva sulla proprietà, diritto di utilizzo e luogo di pagamento
- Nota riguardo alle condizioni generali di utilizzo e alla giurisdizione di riferimento
Nella nostra guida trovate un modulo gratuito per la vostra conferma d’ordine, che potete facilmente adattare alle vostre esigenze. La bozza vi risparmia il tempo necessario per la formattazione e offre diverse possibilità di formulazione del corpo del testo. Il modello è disponibile sia per Microsoft Excel che per Word.