Redigere una conferma d’ordine: che cos’è e come si prepara?

Se ricevete un’ordinazione da parte di un cliente il passo successivo sarà quello di redigere una conferma d’ordine scritta. In questo modo informerete il vostro cliente che accettate il suo ordine e che lo evadete. Aziende e lavoratori autonomi che guadagnano dall’invio di prodotti e/o dalla fornitura di prestazioni dovrebbero essere avvezzi a tutti i dettagli relativi all’evasione di un ordine. In questo articolo vi viene spiegato quali contenuti e quale struttura deve presentare una conferma d’ordine e a che cosa dovete prestare attenzione durante la compilazione della stessa.

I tedeschi hanno addirittura una norma che definisce che cos’è una conferma d’ordine, infatti stando alla DIN 69905, una delle tante norme definite dall’Istituto tedesco per la standardizzazione (Deutsches Institut für Normung), per conferma d’ordine s’intende la “comunicazione di accettazione di un ordine”. Ma a dire la verità una conferma d’ordine va ben oltre la semplice accettazione di un ordine, infatti nella conferma d’ordine sono inclusi numerosi altri dettagli relativi ad esempio alle condizioni di consegna, alle tempistiche e definisce anche il prodotto o la prestazione ordinata da un punto di vista tecnico.

Riprende sostanzialmente l’offerta fatta ad un potenziale cliente e l’accettazione della stessa. Tramite una conferma d’ordine assicurate al vostro cliente che avverrà una consegna di prodotti o una prestazione di servizi secondo le condizioni convenute precedentemente. La conferma di un ordine è vincolante, ovvero non appena avrete messo per iscritto una conferma d’ordine e l’avrete inviata ad un cliente, sarete obbligati all’adempimento dell’ordine in questione.

La preparazione di una conferma d’ordine appartiene alle mansioni solite del mondo degli affari. La conferma rappresenta una dichiarazione d’intento, e, per far sì che le condizioni concordate di una consegna o di un servizio siano concepibili anche in un secondo momento, devono sempre essere seguite da una conferma d’ordine in forma scritta.

Per il sistema italiano una conferma d’ordine è il passaggio fondamentale successivo al ricevimento di un ordine, sempre a patto che l’ordine venga accettato, poiché serve a rendere chiare ad entrambe le parti le condizioni concordate in fase di trattativa. In questo modo, nel caso in cui si venga a creare una controversia, grazie alla conferma d’ordine sarà possibile stabilire quale delle due parti non si sia attenuta ai propri doveri.

La conferma d’ordine risulta uno strumento eccezionalmente valido soprattutto in determinate circostanze, portando chiarezza tra le due parti, come ad esempio:

• Se un cliente invia un ordine senza aver prima ricevuto un’offerta corrispondente;

• Se precedentemente avevate inviato ad un cliente un’offerta non vincolante (ad esempio utilizzando clausole come “non vincolante”, “prezzo con riserva” o “consegna con riserva”);

• Se si riceve un ordine riportante una modifica rispetto all’offerta fatta, come ad esempio riguardo la quantità o il prezzo;

• Se avevate fatto pervenire precedentemente ad un cliente diverse offerte;

• Se il cliente avanza un ordine in ritardo rispetto alla validità dell’offerta fatta.

La conferma d’ordine è di particolare importanza anche quando si tratta di una compravendita con un nuovo cliente, poiché può e deve appunto essere usata per portare chiarezza nella trattativa ed evitare fraintendimenti; ad esempio riguardo alle proprie condizioni di vendita.

Inoltre tramite l’invio di una conferma d’ordine puntuale e priva di errori si fornisce ai propri clienti un’immagine professionale che sarà poi utile nel proseguo del rapporto commerciale.

Per quanto riguarda il contenuto e la struttura di una conferma d’ordine vi sono dei requisiti prestabiliti, che tra l’altro si rifanno molto a quelli delle offerte; infatti offerte e conferme d’ordine hanno una struttura molto simile. Spesso, se un ordine era stato preceduto da una proposta alla quale il cliente ha dato il proprio consenso, non sarà allora necessario produrre una vera e propria conferma d’ordine, ma basterà altresì rinviare al cliente il documento contenente l’offerta con sovrapposta un’annotazione che confermi l’accettazione dell’ordine. Ad ogni modo l’offerta può servire anche come punto di partenza per una conferma d’ordine separata. Ci sono tuttavia un paio di differenze, che dovrebbero comunque essere tenute in considerazione.

La similarità tra offerta e conferma d’ordine risiede, tra le altre cose, chiaramente nelle formalità: come in un’offerta vanno inseriti il vostro logo così come il nome e l’indirizzo della vostra azienda e di quella del cliente, inoltre va inserito anche il nome del proprio referente presso l’azienda. L’unica differenza rispetto all’offerta la fa il fatto che a fianco della data e del numero cliente invece del numero dell’offerta riporterete il numero d’ordine e il numero di fattura.

Nel titolo o nel corpo del testo dovreste solo menzionare la data nella quale il cliente vi ha inviato l’ordine. Di nuovo vale il fatto che se si tratta dell’accettazione di un’offerta, bisogna sempre fare riferimento all’offerta in questione, ovvero riportare il numero dell’offerta. In questo modo sarà evidenziato al meglio il riferimento alle prestazioni e condizioni contrattate in precedenza.

La maggiore differenza tra un’offerta e una conferma d’ordine la si ha nel corpo del testo: nella conferma di un ordine di vendita potete evitare completamente l’aspetto commerciale che è invece presente in un’offerta; difatti il vostro cliente a questo punto sarà già convinto dei vostri servizi e vi ha dato fiducia affidandovi appunto l’ordine. Per questo motivo il corpo del testo è sostanzialmente ridotto in una conferma d’ordine: basterà un contenuto stringente, chiaro e senza termini troppo specialistici. Spesso si ringrazia il cliente per l’assegnazione dell’ordine, allegando l’elenco delle prestazioni concordate: descrizione, quantità e prezzo per i prodotti e i servizi.

In genere bisogna fare attenzione che la vostra conferma d’ordine contenga le seguenti informazioni, sempre che esse siano d’interesse per il vostro ordine:

• Menzione del numero dell’offerta, del numero cliente e del numero d’ordine e di fattura

• Descrizione e definizione della merce e/o dei servizi

• Quantità e prezzo della merce e/o dei servizi

• Indicazione della data della consegna e/o dell’erogazione del servizio

• Condizioni di pagamento e di consegna

• Costi di consegna e di imballaggio

• Costi vari

• Indicazioni riguardo la riserva sulla proprietà, diritto di utilizzo e luogo di pagamento

• Nota riguardo alle condizioni generali di utilizzo e alla giurisdizione di riferimento

Nella nostra guida trovate un modulo gratuito per la vostra conferma d’ordine, che potete facilmente adattare alle vostre esigenze. La bozza vi risparmia il tempo necessario per la formattazione e offre diverse possibilità di formulazione del corpo del testo. Il modello è disponibile sia per Microsoft Excel che per Word.

Rilevante è anche il tempismo con il quale inviate la conferma al vostro cliente: dopo che avrete assicurato l’ordine al cliente, dovreste inviargli la conferma d’ordine nel minor tempo possibile. Ideale sarebbe inviarla il giorno stesso. Se questo non fossi possibile il cliente dovrebbe comunque poter avere la conferma dell’accettazione del proprio ordine non più tardi di tre giorni lavorativi; chiaramente minore sarà il tempo più professionali apparirete.

A volte possono capitare delle impasse o delle mancanze da parte del vostro personale, o simili, che portano a situazioni che ad esempio causano che la tipologia di consegna di alcuni prodotti concordati in un’offerta, un servizio specifico o il termine di consegna preso di riferimento non siano più disponibili né trattabili. E ad ogni modo, anche nel caso in cui questo non accada, rimane comunque possibile che una conferma d’ordine non corrisponda precisamente all’offerta fatta pervenire in precedenza al cliente. In tal caso questo può portare alla rescissione del contratto appena chiuso sulla base dell’offerta proposta.

In conformità con la legge italiana si è costretti a conservare i documenti fiscali e contabili per almeno dieci anni o, nel caso il fisco debba fare accertamenti fiscali, anche più, ovvero fino al termine di tali accertamenti.

Vi sono alcune cose nella redazione di una conferma d’ordine a cui comunque è necessario prestare attenzione. La più importante è assicurarsi di non dimenticarsi alcun dettaglio d’importanza per voi e/o per il vostro cliente. Controllate quindi che tutti gli elementi inseriti siano corretti e ben descritti. Cosicché nel caso in cui ci si trovasse in disaccordo con il cliente in un secondo momento si potrà sempre fare riferimento alla conferma d’ordine come strumento di prova su chi abbia torto e chi ragione.

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