Essi sono di solito preceduti da un codice (codice conto), in modo da poter richiamare uno specifico conto in modo univoco nei software di contabilità. Di solito questo codice è diviso in due parti da un punto: prima del punto si indica il raggruppamento, mentre dopo il punto si specifica il conto interessato.
Il piano dei conti deve essere costituito dal quadro dei conti e dalle note esplicative. Mentre il quadro dei conti è suddiviso in conto primario, sottoconti e voce di bilancio in cui deve essere inserito, le note esplicative servono più, come dice la parola stessa, a spiegare il funzionamento dei sottoconti nonché il significato dei valori ivi compresi. Oltre al codice, al nome del sottoconto e all’indicazione del raggruppamento di appartenenza, la nota esplicativa dovrebbe contenere il contenuto del sottoconto, il suo funzionamento e le note eventualmente correlate.
Il piano dei conti deve rispettare la normativa vigente, rendendo la compilazione del bilancio d’esercizio e della dichiarazione dei redditi il più semplice possibile. Come già accennato, il piano dei conti è suddiviso in gruppi (o mastri), conti e sottoconti e deve rispettare la normativa vigente: anche se teoricamente si può impostare liberamente, di solito si segue uno schema predefinito, al fine appunto di rendere più agevole la redazione del bilancio e per semplificare le operazioni di trasferimento dei valori.
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