Bilancio delle associazioni: peculiarità del bilancio per le onlus

Il volontariato gode di una grande popolarità in Italia: stando ai dati del primo rapporto nazionale del Csvnet sono oltre 44 mila le associazioni esistenti, la cui maggior parte (55%) opera nel campo dell’assistenza sociale e della sanità. A seguire troviamo le associazioni che si occupano di cultura, sport e ricreazione. Il numero più elevato delle onlus si concentra in special modo al nord e al centro, mentre al sud e nelle isole si registrano percentuali nettamente più basse.

Naturalmente anche questa forma aggregativa riconosciuta dalla legge non è esente dall’obbligo della contabilità: l’associazione senza scopo di lucro ha infatti anch’essa degli obblighi contabili da assolvere, proprio come le aziende e i lavoratori autonomi. Se intendete costituire un ente no profit sarà quindi per voi utile partire preparati facendovi un’idea in anticipo di quali siano le regole previste dal bilancio delle associazioni, in modo da ottimizzare la gestione e non incorrere in irregolarità fiscali. Nei prossimi paragrafi vi daremo l’occasione di capire come funziona, facendovi entrare nella realtà della contabilità delle associazioni e guidandovi tra le regole e gli obblighi contabili spiegandoli in maniera semplice e chiara.

L’associazione: definizione secondo l’ordinamento italiano

Per iniziare, il diritto italiano riconosce un’associazione in un ente formato da un insieme di persone fisiche e giuridiche (i cosiddetti “associati”) organizzate e connesse tra loro dalla volontà comune di conseguire uno scopo comune, esclusivamente senza fini di lucro. I soggetti che la costituiscono devono essere almeno due e si obbligano con il contratto associativo (ovvero l’atto costitutivo) a perseguire uno scopo comune, come già detto, non economico. Ai cittadini italiani è infatti ammesso dalla Costituzione, art. 18, di associarsi liberamente e senza autorizzazione per fini non vietati dalla legge; per questo motivo, ad esempio, sono proibite le associazioni segrete e quelle aventi scopi politici da raggiungere tramite organizzazioni di stampo militare.

Elementi costitutivi dell’associazione

Si possono riconoscere elementi strutturali comuni a ogni tipo di associazione:

  1. Elemento soggettivo: ovvero la collettività di persone che si riuniscono avendo un determinato scopo in comune da raggiungere.

  2. Elemento teleologico: è dato dall’esistenza dello scopo comune non lucrativo, ma cooperativo, attorno al quale si concentrano tutte le attività degli associati. Si tratta del perno dell’associazione, elemento fondamentale che rappresenta la ragione dell’esistenza dell’associazione e del legame che unisce le attività dei singoli, come anche della causa di eventuale estinzione dell’associazione nel momento in cui l’obiettivo sia stato raggiunto.

  3. Elemento oggettivo: ossia il contributo (che sia in natura, in denaro, in prestazione lavorativa, e così via) che ogni associato apporta perché lo scopo comune venga perseguito.

  4. Elemento materiale: si tratta dell’organizzazione formata da organi rappresentativi e dalla divisione delle mansioni tra gli individui associati.

  5. Elemento volontaristico: rappresentato dalla libertà di costituire la stessa associazione e di prendervi parte, oltre che dalla libertà di organizzare e fare attività secondo l’ordinamento atto al raggiungimento dello scopo associativo.

Un’associazione non può però prescindere dall’avere uno statuto e atto costitutivo. L’articolo 14 del Codice civile italiano prevede che la sua redazione avvenga nel pieno rispetto di una singola norma, ovvero la formalità solenne: l’atto va infatti registrato tramite notaio o pubblico ufficiale altrimenti l’associazione non ha diritto di chiedere il riconoscimento.
Il documento deve quindi contenere:

  • la denominazione dell’ente,
  • le attività che si intendono svolgere,
  • lo scopo istituzionale,
  • il patrimonio,
  • la sede,
  • le norme riguardanti l’ordinamento e l’amministrazione interni,
  • i diritti e i doveri degli associati e le condizioni di ammissione.

Per quanto riguarda lo scopo dell’associazione, le caratteristiche e le finalità possono essere di tipo culturale, assistenziale, ricreativo, sociale, ambientale, sportivo, e altro ancora.

Associazione riconosciuta e associazione non riconosciuta

Esiste una differenza tra associazione riconosciuta e associazione non riconosciuta, per cui si distinguono anche la disciplina e le conseguenze giuridiche che le caratterizzano.

La prima, l’associazione riconosciuta, possiede piena capacità giuridica: questo significa che è un centro di imputazione di diritti e obblighi del tutto distinto dagli individui associati. Oltre a ciò ha anche piena autonomia patrimoniale, per cui i creditori dell’associazione possono giovare solamente del patrimonio di quest’ultima, senza poter attingere dal patrimonio del presidente o dei membri del consiglio direttivo.

Il processo di riconoscimento è tuttavia molto complesso e oneroso, difatti, come già accennato precedentemente, l’atto costitutivo e lo statuto vanno preparati sotto forma di atto pubblico. Il procedimento di riconoscimento va poi inviato in prefettura o alla regione. Il patrimonio indispensabile perché un’associazione venga riconosciuta va dai 15.000 euro ai 50.000 euro, e funge da garanzia dei creditori dell'associazione. Naturalmente il patrimonio non rientra nella disponibilità personale dei soci fondatori.

Per quanto riguarda l’associazione non riconosciuta, si tratta della categoria più diffusa. Ad oggi possiede anch’essa una capacità giuridica piena, tuttavia non ha un’autonomia patrimoniale perfetta: ciò comporta che si tratta di enti sprovvisti di personalità giuridica le cui responsabilità in sede civile, amministrativa, penale ed economico-finanziaria vanno a ricadere su coloro che hanno agito per conto dell’associazione. Si parla comunque di soggetti di diritto, autonomi rispetto ai soci, dotati di un eventuale patrimonio (il cosiddetto fondo comune).

Per la costituzione di un’associazione non riconosciuta basta semplicemente sottoporre l’atto a un qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate. L’associazione non riconosciuta può quindi beneficiare di tutte le agevolazioni fiscali o dei finanziamenti previsti dalla legge e dalla normativa tributaria a favore degli enti no profit.

Obblighi fiscali: come devono tenere la contabilità le associazioni

La vera differenza tra gli enti no profit e gli altri è che le associazioni possono svolgere attività a pagamento e possono conseguire un utile, chiamato utile oggettivo, ma non possono dividerlo tra i soci, altrimenti risulterebbe un cosiddetto lucro soggettivo. Quindi l’utile conseguito alla fine dell’anno contabile verrà semplicemente messo da parte e riutilizzato dall’associazione destinandolo al finanziamento delle attività per il raggiungimento degli scopi statuari. Tale regola vale anche in caso di estinzione dell’ente no profit: i soci hanno infatti l’obbligo di devolvere il capitale rimasto ad un’altra associazione senza scopo di lucro.

Dunque se si gestisce un ente no profit è fondamentale, nonché obbligatorio, saper assolvere correttamente i propri obblighi contabili per non incappare in irregolarità con l’Agenzia delle Entrate. I primi responsabili per una corretta gestione della contabilità sono innanzitutto il presidente dell’associazione e il consiglio direttivo, i quali hanno il compito di formulare e tenere i documenti contabili. Questi documenti devono essere depositati presso la sede sociale e rimanere a disposizione di tutti i soci, così che si possano riconoscere eventuali malfunzionamenti delle attività o del regime fiscale dell’ente.

I documenti contabili

  1. Registro inventario: è la prima cosa essenziale da tenere, e contiene gli elenchi di tutti i beni.

  2. Fogli di cassa periodici: ricoprono un ruolo fondamentale, vanno tenuti con cadenza a scelta tra giornaliera, settimanale o mensile. Essi contengono tutte le entrate e le uscite di cassa con relativa causale che si riferiscono a un determinato periodo temporale. I fogli di cassa sono importanti perché permettono di redigere un bilancio annuale che sia veritiero e ordinato.

  3. Documentazioni relative aspese e a contratti stipulati dall’associazione.

Il bilancio annuale

Uno degli obblighi principali per tutti gli enti no profit (per cui si intendono associazioni, onlus, associazioni sportive, ecc.) è la redazione del rendiconto contabile annuale. Ilbilancio dell’associazione senza scopo di lucro deve infatti essere predisposto ogni anno dal consiglio direttivo.

All’interno del bilancio devono risultare con chiarezza e precisione:

le entrate suddivise per voci analitiche,

  • i beni,
  • i contributi,
  • i lasciti ricevuti,
  • le spese,
  • gli oneri sostenuti.

Per quanto non sia un bilancio preparato secondo le norme del diritto commerciale, il suo scopo è di rappresentare una serie ordinata di valori in dare e avere. Se il bilancio annuale risulta in attivo la chiusura di questo non deve dare un “utile”, bensì una voce positiva in avere da riportare nel rendiconto dell’anno successivo.

N.B.

I proventi dell’attività istituzionale devono essere rigorosamente separati e distinti dai proventi dell’eventuale attività commerciale dell’ente.

Il bilancio di missione

Il bilancio annuale, infine, deve essere accompagnato da una relazione illustrativa (o bilancio di missione) preparata dal consiglio direttivo, che dia testimonianza delle attività dell'associazione, degli eventi e delle iniziative organizzate.

Il momento della redazione del bilancio economico e del bilancio di missione è molto delicato, poiché può sussistere l’eventualità che dai documenti risultino irregolarità fiscali o addirittura il mancato rispetto della normativa. È fondamentale che in caso di ipotetici compensi ricevuti dai soci, questi siano accompagnati da una precisa giustificazione. Va posta anche una particolare attenzione all’esercizio di attività commerciali o di attività associative che possono essere "sospettate" come tali.

N.B.

Il bilancio e la relazione di missione devono essere sottoposti all’approvazione dell’Assemblea entro e non oltre quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale e devono essere depositati presso la sede sociale nei quindici giorni precedenti la data fissata per la loro approvazione, a disposizione di tutti i soci.

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Tenere la contabilità delle associazioni con l’aiuto di un software

Anche l’industria dei software ha riconosciuto che redigere il bilancio delle onlus costituisce un campo specifico all’interno della contabilità, per cui ha deciso di rispondere proponendo dei programmi gestionali appositi. Ad oggi sul mercato sono disponibili diverse applicazioni sviluppate miratamente per effettuare la contabilità delle associazioni.

Tali software per la contabilità delle onlus (i quali in inglese vengono spesso definiti nonprofit accounting software) offrono funzioni speciali che risultano utili in modo particolare per redigere il bilancio degli enti no profit. Infatti, oltre alle feature per la gestione delle entrate e delle uscite, i programmi sono anche in grado di organizzare i calcoli in diversi settori e assegnarli a diversi conti.

Se ad esempio un ente no profit crea un utile per raggiungere lo scopo associativo, allora la nota in positivo verrà interpretata come un’operazione con finalità specifica. I programmi appositi per tenere la contabilità di un’associazione senza scopo di lucro tengono in considerazione questi e altri punti particolari dei conti.

Oltre a ciò molti software contengono anche funzioni per la realizzazione di ricevute per erogazioni liberali (donazioni), fatture, solleciti, oppure per la stesura dell’inventario. Addirittura alcuni programmi supportano anche la pianificazione del budget e la realizzazione di preventivi di bilancio.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.