Come condurre riunioni efficacemente

"No, un'altra riunione che sarà una completa perdita di tempo!": un pensiero che tutti abbiamo avuto ricevendo un invito Outlook per una riunione. E in effetti è così, alcuni dirigenti convocano riunioni con una frequenza elevata. Ma non deve sempre essere uno svantaggio, perché teoricamente condurre delle riunioni regolarmente contribuisce a migliorare la comunicazione e a lavorare in modo più produttivo. Spesso però la realtà è diversa: troppe volte le riunioni non diventano altro che una pausa dal lavoro o un palco per primedonne e, invece di concentrarsi su una soluzione rapida ai problemi esistenti, si va inutilmente per le lunghe.

Snervati dalla mania per le riunioni che regna in alcuni uffici, molti lavoratori dimenticano che invece è possibile condurre riunioni efficaci. Non è però solo compito di colui che conduce l'incontro, ma molto più di ogni singolo partecipante. Vi sono anche dei capi ufficio e dei project manager che vedono le riunioni solo come un male necessario e le svolgono malvolentieri. Solo quando tutti i partecipanti fanno la loro parte, una riunione può raggiungere il suo scopo. Una buona preparazione e una suddivisione chiara dei compiti sono il segreto per una riunione efficace. Adottando i seguenti consigli prima di condurre la vostra prossima riunione, l'incontro sarà più efficace che mai.

Se dovete condurre regolarmente delle riunioni e avete riscontrato che il risultato non è ottimale, dovete prima identificarne le cause. Solo così potrete sviluppare una strategia adatta per rendere le vostre riunioni efficaci.

Gli elementi di disturbo e le maggiori cause di perdite di tempo durante le riunioni:

• Mancanza di puntualità: nonostante tutti siano già in sala riunioni, il collega X è ancora seduto alla sua scrivania a scrivere email, mentre il collega Y si ricorda di dover ancora procurare caffè e spuntini. Si tratta di una mancanza di rispetto non solo verso colui che tiene la riunione, ma anche nei confronti dei colleghi puntuali, che sicuramente a loro volta avranno altri lavori importanti da sbrigare.
• Nessuna preparazione: sono tutti riuniti, ma nessuno sa di cosa tratterà la riunione. Ecco cosa accade quando non vi è un programma con punti tematici concreti o quando nessuno gli ha dato un'occhiata. In tal caso è estremamente faticoso aggiornare tutti i partecipanti sugli ultimi sviluppi per riuscire a tenere un dibattito sensato. In più, spesso così facendo si perde l'attenzione di chi già conosce bene il tema in questione.
• Nessuna struttura: senza una scaletta prestabilita, si genera ben presto il caos. Chi prende la parola salta allegramente da un tema all'altro, parla di punti che non sono all'ordine del giorno o che si riferiscono a un argomento che sarà trattato più avanti. Di conseguenza, gli altri partecipanti perdono rapidamente la visione d'insieme, si distraggono e non vedono l'ora che la riunione finisca.
• Divagare su temi secondari: talvolta i singoli partecipanti dibattono diffusamente di dettagli di progetti che non hanno praticamente niente a che fare con il lavoro quotidiano degli altri. Oppure si torna su aspetti già affrontati senza arrivare a una soluzione. Così, senza accorgersene, da un breve aggiornamento si finisce per divagare con una discussione che non porta a niente.
• Squilibrio nella durata dei vari interventi: ci sono persone che si inibiscono a parlare davanti a tanta gente, altre invece non vedono l'ora di poter finalmente fare il proprio monologo indisturbati. Se nessuno si preoccupa di dare a tutti più meno lo stesso spazio per parlare, c'è il rischio che le ben note primedonne si impadroniscano della riunione e che molte buone idee non vengano neanche espresse perché i partecipanti più timidi non riescono a prendere la parola.
• Nessuna moderazione: la persona che deve condurre la riunione è poco preparata o è incapace di imporsi e fa affidamento sul fatto che i partecipanti porteranno avanti autonomamente la riunione. Senza una moderazione attenta, si verificano monologhi infiniti, silenzi imbarazzati o il passaggio assolutamente arbitrario tra temi più o meno pertinenti. In rarissimi casi una riunione di questo genere può essere produttiva.
• Nessun risultato: la riunione è finita e già tornando alla propria postazione, tutti si chiedono a cosa sia servita. Senza risultati concreti e indicazioni pratiche, di fatto una riunione è solo tempo perso.

Tutti coloro che partecipano regolarmente a riunioni conoscono questo problema ed è facile lamentarsene. Più difficile, invece, è risolvere il problema. Dovrebbe invece essere un compito di tutti i partecipanti e non solo di coloro che conducono l'incontro. Chi ogni settimana arriva impreparato a una riunione solo per poi lamentarsi della sua inutilità, è fortemente responsabile dell'inutilità di questi incontri. Invece di trovare sempre da ridire sulle riunioni, è meglio fare apertamente una critica costruttiva e suggerire proposte concrete di miglioramento. Infatti, solo se c'è una critica giustificata e fondata, è possibile riflettere insieme su come rendere le riunioni più efficaci in futuro.

Se vi capita di condurre una riunione in cui si verifica uno dei suddetti problemi, non dovreste aver paura di prendere provvedimenti, rimproverando i ritardatari o interrompendo l'incontro se nessuno si è preparato. Ci vuole ovviamente impegno e deve rientrare nel vostro stile dirigenziale. Fintanto che rimanete professionali e obiettivi, però, non è sbagliato ricordare ai presenti che con il loro atteggiamento fanno perdere tempo a voi e ai colleghi.

Una volta identificati i problemi, potete lavorare alle soluzioni. E spesso trovarle è più facile di quanto pensiate, perché nella maggior parte dei casi alle riunioni manca semplicemente un po' di organizzazione e moderazione. Intervenendo su questi due aspetti, gran parte del lavoro è fatta.

A seconda dell'entità e dell'occasione, la preparazione di una riunione può richiedere molto tempo, a volte diverse ore. Ma anche se siete voi a condurre l'incontro, non dovete fare tutto da soli. Suddividete i compiti e la moderazione dei singoli punti all'ordine del giorno. Quanti più colleghi coinvolgerete, più alta sarà la probabilità che tutti avranno interesse nella riuscita della riunione.

Il primo passo è la formulazione di un obiettivo chiaro. La riunione è volta soprattutto a informare tutti i presenti sullo stato o l'avanzamento di un progetto? Oppure si devono trovare soluzioni per problemi concreti o prendere decisioni importanti? Preparate di conseguenza le informazioni in vista della riunione e consentite ai partecipanti di pensare a domande e suggerimenti.

Già nell'invito indicate l'ambito a cui si riferiscono le decisioni da prendere o le soluzioni da trovare: così i partecipanti potranno già confrontarsi con il tema in oggetto. Eventualmente è sensato anche raccogliere prima da tutti i partecipanti proposte tematiche, soprattutto quando non tutti lavorano nello stesso ufficio o nella stessa sede. In questo caso potete utilizzare soluzioni di comunicazione e cloud come Microsoft 365, così i partecipanti possono fissare le informazioni nell'invito Outlook o salvarle in un documento modificabile.

Una volta chiarito l'obiettivo e individuati i temi, sta a voi strutturare la riunione. Pensate a uno svolgimento sensato, senza partire con i temi più complessi, ma con uno o due aspetti "leggeri". Così i partecipanti possono avvicinarsi pian piano alla discussione. Allo stesso modo, però, non lasciate per ultimi i temi complessi, perché si sa che la concentrazione nel corso di una riunione cala notevolmente.

Se avete stabilito la successione dei temi, annotate tutto chiaramente in una scaletta con i singoli punti all'ordine del giorno e inviatela a tutti i partecipanti con tutta la documentazione del caso. Il momento ottimale per farlo dipende dall'entità della riunione. Se serve molto tempo per prepararsi, i partecipanti devono ricevere tutte le informazioni necessarie minimo una settimana prima rispetto alla data fissata. Per le riunioni più contenute bastano due o tre giorni per prepararsi.

Fissare una tabella di marcia, in cui a ogni punto all'ordine del giorno venga assegnata una durata stabilita di discussione, impedisce che si divaghi e si giri intorno alle questioni senza risultati.

Se vi è già capitato che le riunioni efficaci spesso falliscono per il comportamento dei partecipanti, dovete formulare delle regole chiare fin dall'inizio. Anche se tra adulti dovrebbe essere ovvio, spesso è necessario e utile ricordare che non si interrompono gli altri, che si discute in maniera obiettiva e che ci si deve esprimere solo sul tema in questione.

Condurre una riunione non vuol dire limitarsi ai saluti, alla presentazione dei punti all'ordine del giorno e a una conclusione. No, chi conduce l'evento è soprattutto moderatore della riunione. Sta a voi rispettare lo svolgimento strutturato e fare in modo che nella discussione siano coinvolti tutti i partecipanti. Con la giusta tecnica di moderazione riuscirete a suddividere in modo giusto il tempo dell'intervento tra tutti i partecipanti, coinvolgendo ciascuno nel rispetto del suo carattere (chi vuole parlare sempre, chi è disinteressato, chi è timido, ecc.).

Quando si tratta di trovare soluzioni a problemi concreti o compiti, tecniche quali brain storming o mappe mentali possono aiutare anche i partecipanti più riservati a esprimere le loro idee. I colleghi che amano parlare possono essere richiamati all'ordine gentilmente ricordando loro la tabella di marcia.

La cosa più importante per le riunioni efficaci è che i progetti di cui si parla vengano poi messi in pratica. Troppo spesso i partecipanti decidono qualcosa ma non stabiliscono chi deve occuparsene ed entro quando. Per questo, nel corso della riunione bisogna definire un responsabile e un termine per la realizzazione di quanto deliberato. Da quel momento in poi la persona designata sarà il referente per il tema in questione. Nella riunione successiva potrà riferire sui relativi progressi.

Per far sì che anche dopo qualche giorno i partecipanti sappiano di cosa si è parlato ed eventualmente cosa c'è da fare, qualcuno deve annotare in un verbale tutti i punti importanti. La soluzione più indicata per riunioni di team e su progetti è un protocollo in cui riportare in forma tabellare i risultati e le misure programmate, inclusi i responsabili e le scadenze . Diversamente da un verbale, non si tratta di un resoconto dettagliato dell'intera riunione, per cui la persona incaricata di compilarlo può al tempo stesso partecipare alla riunione e alla discussione. Un altro vantaggio è che i colleghi che non hanno potuto partecipare alla riunione possono aggiornarsi grazie al verbale redatto.

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