Se dovete condurre regolarmente delle riunioni e avete riscontrato che il risultato non è ottimale, dovete prima identificarne le cause. Solo così potrete sviluppare una strategia adatta per rendere le vostre riunioni efficaci.
Gli elementi di disturbo e le maggiori cause di perdite di tempo durante le riunioni:
- Mancanza di puntualità: nonostante tutti siano già in sala riunioni, il collega X è ancora seduto alla sua scrivania a scrivere email, mentre il collega Y si ricorda di dover ancora procurare caffè e spuntini. Si tratta di una mancanza di rispetto non solo verso colui che tiene la riunione, ma anche nei confronti dei colleghi puntuali, che sicuramente a loro volta avranno altri lavori importanti da sbrigare.
- Nessuna preparazione: sono tutti riuniti, ma nessuno sa di cosa tratterà la riunione. Ecco cosa accade quando non vi è un programma con punti tematici concreti o quando nessuno gli ha dato un'occhiata. In tal caso è estremamente faticoso aggiornare tutti i partecipanti sugli ultimi sviluppi per riuscire a tenere un dibattito sensato. In più, spesso così facendo si perde l'attenzione di chi già conosce bene il tema in questione.
- Nessuna struttura: senza una scaletta prestabilita, si genera ben presto il caos. Chi prende la parola salta allegramente da un tema all'altro, parla di punti che non sono all'ordine del giorno o che si riferiscono a un argomento che sarà trattato più avanti. Di conseguenza, gli altri partecipanti perdono rapidamente la visione d'insieme, si distraggono e non vedono l'ora che la riunione finisca.
- Divagare su temi secondari: talvolta i singoli partecipanti dibattono diffusamente di dettagli di progetti che non hanno praticamente niente a che fare con il lavoro quotidiano degli altri. Oppure si torna su aspetti già affrontati senza arrivare a una soluzione. Così, senza accorgersene, da un breve aggiornamento si finisce per divagare con una discussione che non porta a niente.
- Squilibrio nella durata dei vari interventi: ci sono persone che si inibiscono a parlare davanti a tanta gente, altre invece non vedono l'ora di poter finalmente fare il proprio monologo indisturbati. Se nessuno si preoccupa di dare a tutti più meno lo stesso spazio per parlare, c'è il rischio che le ben note primedonne si impadroniscano della riunione e che molte buone idee non vengano neanche espresse perché i partecipanti più timidi non riescono a prendere la parola.
- Nessuna moderazione: la persona che deve condurre la riunione è poco preparata o è incapace di imporsi e fa affidamento sul fatto che i partecipanti porteranno avanti autonomamente la riunione. Senza una moderazione attenta, si verificano monologhi infiniti, silenzi imbarazzati o il passaggio assolutamente arbitrario tra temi più o meno pertinenti. In rarissimi casi una riunione di questo genere può essere produttiva.
- Nessun risultato: la riunione è finita e già tornando alla propria postazione, tutti si chiedono a cosa sia servita. Senza risultati concreti e indicazioni pratiche, di fatto una riunione è solo tempo perso.
Tutti coloro che partecipano regolarmente a riunioni conoscono questo problema ed è facile lamentarsene. Più difficile, invece, è risolvere il problema. Dovrebbe invece essere un compito di tutti i partecipanti e non solo di coloro che conduconol'incontro. Chi ogni settimana arriva impreparato a una riunione solo per poi lamentarsi della sua inutilità, è fortemente responsabile dell'inutilità di questi incontri. Invece di trovare sempre da ridire sulle riunioni, è meglio fare apertamente una critica costruttiva e suggerire proposte concrete di miglioramento. Infatti, solo se c'è una critica giustificata e fondata, è possibile riflettere insieme su come rendere le riunioni più efficaci in futuro.
Se vi capita di condurre una riunione in cui si verifica uno dei suddetti problemi, non dovreste aver paura di prendere provvedimenti, rimproverando i ritardatari o interrompendo l'incontro se nessuno si è preparato. Ci vuole ovviamente impegno e deve rientrare nel vostro stile dirigenziale. Fintanto che rimanete professionali e obiettivi, però, non è sbagliato ricordare ai presenti che con il loro atteggiamento fanno perdere tempo a voi e ai colleghi.