Meglio tardi che mai: i migliori modi per rispondere in ritardo ad una e-mail

Sono in agguato in ogni cassetta postale elettronica: le e-mail che avrebbero dovuto ricevere risposta giorni o addirittura settimane fa. Ma nel lavoro quotidiano è facile che questa risposta venga rimandata, magari a causa di un compito da svolgere con urgenza o per via di una riunione convocata con breve preavviso. Può essere quindi molto facile dimenticarsi di rispondere a una o più e-mail.

Talvolta capita che si rimandi deliberatamente più e più volte la risposta a una mail, per i più svariati motivi. A un certo punto, è passato così tanto tempo che ci si sente a disagio a rispondere. Non sarebbe meglio far finta che l’e-mail non sia mai arrivata o che sia finita nella cartella spam? La risposta è abbastanza chiara: no. Una scusa per la risposta in ritardo seria e ben formulata sarà accolta nella maggior parte dei casi con comprensione ed è importante per una collaborazione fiduciosa con i colleghi, i clienti e i partner commerciali.

La comunicazione prima di tutto

Non importa quale sia il motivo: la soluzione migliore è sempre quella di affrontare la spiacevole situazione e fornire una risposta, anche se tardiva, invece che ignorare il mittente. Soprattutto nella comunicazione professionale fa parte delle buone maniere reagire a richieste o anche semplici notifiche, anche se non si può aiutare in quel momento o non è necessaria alcuna reazione. Una risposta amichevole segnala sempre che prendete sul serio la vostra controparte e che una buona collaborazione è importante per voi. Questo non solo aumenta la vostra reputazione presso colleghi o clienti, ma può anche ripagare in seguito quando sarete voi a chiedere aiuto.

Consiglio

Se vi dimenticate spesso di rispondere alle e-mail, potete farvi aiutare da specifiche funzioni di organizzazione e promemoria del vostro programma di posta elettronica.

Ad esempio, potreste contrassegnare le vostre e-mail senza risposta con colori diversi, per suddividerle in base all’argomento o al livello di priorità. È possibile impostare una funzione di promemoria per e-mail particolarmente importanti. Naturalmente, è possibile anche disattivarla con un clic, ma almeno la funzione di promemoria impedisce di dimenticare di rispondere a e-mail che avete ricevuto un po’ di tempo fa.

Ma torniamo alla situazione di partenza: ritrovate alcune e-mail a cui non avete mai risposto nella vostra casella di posta elettronica e volete rispondere in modo che il mittente non si senta offeso o ignorato. A seconda del motivo per cui l’e-mail è stata inviata, ci sono diversi modi per dimostrare che apprezzate il vostro interlocutore e che il ritardo non è dettato da motivi personali. Se non siete sicuri di come formulare al meglio la vostra risposta, potete lasciarvi ispirare dalle seguenti soluzioni esemplificative.

Indirizzo e-mail professionale e dominio individuale

Scegli un indirizzo e-mail personalizzato e un nome per il dominio che rappresentino al meglio la tua azienda.

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Situazione A: informazioni e richieste amichevoli relative al lavoro

Questo tipo di e-mail spesso proviene da partner commerciali a lungo termine e colleghi di altri reparti. Ad esempio, potrebbero aver sentito che il vostro team ha vinto un progetto prestigioso e vorrebbero congratularsi con voi o ottenere ulteriori informazioni. Poiché tali e-mail non richiedono necessariamente una risposta o almeno non una risposta urgente, sono di gran lunga quelle che vengono dimenticate più di frequente. Ma sono proprio queste e-mail che giocano un ruolo importante nella costruzione di buone relazioni nella vita professionale. Segnalano infatti che non contattate il vostro interlocutore solo quando avete bisogno di qualcosa, ma che apprezzate il dialogo anche in generale. Di conseguenza, anche la vostra e-mail dovrebbe esprimere questo:

“Caro/a XYZ,

scusami per la risposta in ritardo. Dopo esserci aggiudicati il progetto, abbiamo dovuto prepararci direttamente alla sua realizzazione per rispettare le rigide scadenze e non sono riuscito ad occuparmi di altre cose nelle ultime settimane. Ti ringrazio molto per le tue congratulazioni.

Ho letto oggi online che in futuro ti occuperai dell’intero business nordamericano. Ti faccio i miei migliori auguri per questa opportunità di carriera. Sai già come verrà attuato strutturalmente il cambiamento? Spero vivamente che continuerai ad essere la nostra persona di contatto.

Spero che presto potremo incontrarci per pranzare insieme e scambiarci le nostre idee.

A presto,

Situazione B: richiesta di aiuto

Se qualcuno chiede il vostro sostegno, ma non avete avuto la possibilità di occuparvene a causa del lavoro e della mancanza di tempo, dovreste esprimere la vostra disponibilità ad aiutare dopo esservi scusati per la risposta in ritardo. Il modo migliore per farlo è quello di far capire al mittente, attraverso suggerimenti costruttivi, che avete riflettuto sulla sua richiesta e che ora siete pronti ad aiutarlo:

“Gentile XYZ,

mi scuso per la risposta tardiva. Mi dispiace molto di non aver risposto prima alla sua domanda sulle persone di contatto adatte per la sua idea di progetto. Poiché due colleghi erano assenti, nelle ultime settimane ho dovuto occuparmi da solo della gestione dell’ufficio e di conseguenza non sono riuscito a occuparmi di altro.

Fortunatamente i miei colleghi sono tornati e ora ho tempo per concentrarmi su altri compiti. Nell’allegato le invio una lista con gli indirizzi e-mail delle possibili persone di contatto. Se lo desidera, posso accennare a queste persone la sua intenzione di contattarle. E sarò felice di aiutarla anche in qualsiasi altro modo.

Resto a sua disposizione per qualsiasi evenienza.

Cordiali saluti,

Situazione C: risposta negativa/rifiuto

Non importa quanto siate disponibili, ci saranno sempre situazioni nella vostra vita professionale in cui vi sarà possibile fornire il vostro aiuto, per quanto lo desideriate. Comunicare decisioni impopolari è una sfida che tutti preferiscono rimandare. Ma mettetevi nei panni della vostra controparte: anche se le speranze vengono deluse, è sempre meglio che non ottenere alcuna risposta. In questo caso, cercate di comunicare nel modo più trasparente possibile e suggerite soluzioni alternative.

“Gentile XYZ,

prima di tutto vorrei scusarmi per la risposta in ritardo. Abbiamo letto con grande interesse che vorrebbe lavorare con noi nell’ambito della sua tesi di laurea magistrale. Il progetto sembra molto interessante e i suoi risultati accademici finora ottenuti indicano che lei è un buon candidato per la nostra azienda.

Purtroppo, il dipartimento per il quale si sta candidando accompagna già due studenti nella loro tesi e quindi non ha abbastanza capacità per sostenerla adeguatamente nel suo lavoro. Tuttavia, se è disposto ad accettare anche soluzioni alternative e a concentrarsi sugli aspetti sociali piuttosto che economici, potremmo inserirla nel Dipartimento XYZ.

Attendo un suo cortese riscontro.

Cordiali saluti,

Situazione D: modello generale

Questo modello generale è adatto a tutte quelle e-mail che non rientrano in nessuna delle categorie di cui sopra e potete adattarlo alla vostra situazione:

“Gentile XYZ,

quando ho controllato oggi le mie e-mail, mi sono accorto di non averle ancora risposto. Mi dispiace molto. Volevo discutere la sua richiesta con i miei colleghi, ma poi l’argomento si è perso nel lavoro quotidiano.

Nell’appendice può trovare prima di tutto la mia valutazione. Tuttavia, chiederò immediatamente anche il parere dei miei colleghi e le fornirò ulteriori dettagli nei prossimi giorni.

Mi scuso nuovamente per la risposta in ritardo e spero vivamente che questo non le abbia causato degli inconvenienti.

Cordiali saluti,”

Panoramica di cose da fare e non fare in caso di risposta tardiva

Come si può vedere dagli esempi, la cosa più importante è che vengano date delle scuse chiare e convincenti per la risposta tardiva. Cercate di spiegare la situazione, ma nel farlo, formulatela in modo obiettivo e descrivete solo la vostra situazione personale. Addossare la colpa ad altri può apparire poco professionale, oltre che scorretto, anche quando è la verità. Ricordate che il tono della vostra e-mail ha un’influenza cruciale sulla credibilità delle vostre scuse.

Ecco una panoramica di come dovreste reagire quando siete molto in ritardo nel rispondere a un messaggio e-mail.

DO DON’T
Comunicazione amichevole e aperta Reagire in modo impaziente o irritato alle richieste di informazioni
Chiedere scusa nella prima frase Non soffermarsi sul ritardo
Indicare ragioni professionali per il ritardo Incolpare i colleghi o i superiori
Chiedere di essere comprensivi e spiegare la situazione in modo neutrale Giustificarsi con dettagli privati
Mostrarsi disponibili Continuare a ignorare le preoccupazioni del mittente senza offrire almeno un piccolo aiuto
(Alternativa) suggerire soluzioni  

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.


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