Una buona comunicazione è alla base di una collaborazione funzionale. Questo vale per la comunicazione interna alle imprese così come per la comunicazione con le persone esterne. La discussione di dettagli per telefono o per e-mail è una pratica dispendiosa in termini di impegno e di tempo, indipendentemente che si tratti di un ordine presso un fornitore o di una specifica da parte di un cliente. L’extranet rappresenta invece una possibilità di mettere a disposizione delle informazioni a un gruppo di persone selezionate. Ma procediamo per gradi, che cos’è un’extranet? Come funziona e quale scopo serve?
Il nome extranet deriva da una fusione tra le parole “extra”, dal latino, e “net”, dall’inglese. Serve a definire una rete informatica privata e controllata che utilizza la tecnologia di Internet per connettere tra loro un gruppo selezionato di utenti esterni ed interni, garantendogli accesso alla rete in questione. L’extranet serve a mettere a disposizione delle risorse a una cerchia di utenti selezionati, che non deve però essere pubblicamente accessibile. Partner commerciali, fornitori e clienti selezionati sono tutti possibili utenti esterni. Attraverso la creazione di un’extranet si facilita lo scambio di informazioni al di fuori dell’azienda. Questo interessa in modo particolare la comunicazione tra i lavoratori interni all’azienda e le persone esterne.
L’extranet è un’estensione dell’intranet, che utilizza tra l’altro la stessa tecnologia di Internet. Un paragone da un punto di vista aziendale rende più chiare le differenze.
Attraverso un’extranet ottenete una rete di informazioni complessiva e implementabile a seconda delle vostre necessità. Questo vale per aziende, organizzazioni, scuole, università e quant’altro.
Inoltre le aziende possono integrare ulteriori funzioni nell’extranet, che facilitano lo scambio con esterni. Alcune possibili funzioni sono i motori di ricerca, un indice del personale o un servizio di messaggistica. Anche le funzioni interattive come la conduzione di sondaggi e votazioni rappresentano un’opzione.
Da un punto di vista puramente tecnico l’extranet è costruito come l’Internet. La comunicazione avviene attraverso una raccolta di circa 500 protocolli di rete che stabiliscono le regole e il formato secondo i quali avviene la comunicazione tra gli utenti. L’ Internet Protocol (IP) e il Transmission Control Protocol (TCP) servono da base per lo scambio di dati.
Le aziende hanno diversi modi per creare una extranet. Può trattarsi di un rete interamente autonoma, raggiungibile attraverso linee dedicate o una connessione dial-up, o di una rete inclusa in Internet, raggiungibile attraverso dei meccanismi di protezione.
La sicurezza gioca un ruolo fondamentale nello scambio di dati sensibili. Non si tratta infatti di impedire solamente che delle persone non autorizzate ed esterne all’aziende ottengano accesso a informazioni confidenziali. Anche all’interno di una stessa azienda bisogna prestare attenzione e far sì che non vi siano delle falle di sicurezza. Le opzioni sono principalmente due:
Una messa in sicurezza effettiva dell’extranet viene garantita da un firewall esterno. Tale firewall viene installato su diversi computer e si parla di rete firewall o di hardware firewall. Essendo legato a diversi computer, e non direttamente al sistema che deve proteggere, risulta più difficile da manipolare.
Spesso a fini di protezione vengono utilizzate le cosiddette zone demilitarizzate (ZDM). Queste servono come zone cuscinetto tra la rete aziendale privata e Internet, mantenendo le reti una a distanza dall’altra attraverso regole d’accesso stringenti. Le più efficaci sono le ZDM con due firewall. Uno esterno isola la ZDM dalla rete pubblica e uno interno la ZDM dall’intranet.
Un’ulteriore possibilità è rappresentata dal Virtual Private Network, o VPN che dir si voglia. Una VPN è una rete di comunicazione privata nella quale gli utenti sono collegati tramite un tunnel IP virtuale, che permette loro di accedere a intranet interne all’azienda. Per poter utilizzare i canali pubblici garantendo sempre una elevata sicurezza dei dati, tutte le informazioni vengono trasmesse criptate (procedimento che prende il nome di tunneling). In questo modo i dati trasmessi non sono visibili da parte degli altri utenti della rete pubblica.
Sostanzialmente si distinguono due approcci per la creazione di un’extranet e per la sua integrazione all’interno della comunicazione aziendale. In entrambi i casi si tratta di un portale:
Anche un Content Management System (CMS) può essere utilizzato per la configurazione di una extranet. La gamma di funzioni varia in base al sistema utilizzato. Se le funzioni necessarie non sono disponibili con il software standard, è spesso possibile integrarle per mezzo di estensioni. Tuttavia è bene sapere che l’implementazione e la gestione di sistemi particolarmente complessi richiede un certo grado di conoscenze.
Leggete l’articolo relativo ai migliori Content Management System a del 2018 sulla nostra Digital Guide.
Se non siete sicuri riguardo alla soluzione più adatta a voi vale la pena consultare un esperto.
L’implementazione di una extranet presenta molti vantaggi per le aziende: il primo è certamente la possibilità di scambiare velocemente dati con i propri collaboratori in sede e fuori sede, nonché con persone esterne all’azienda. La grande quantità di dati scambiabile in poco tempo permette l’ottimizzazione di molti processi. Il risparmio di tempo garantito dall’extranet è spesso legato anche a un aumento della produttività e a un risparmio dei costi.
Non sarà più necessario inviare le informazioni riguardo allo stato di un ordine per e-mail a tutti i colleghi interessati. Se lo desiderate il cliente avrà anche la possibilità di controllare da sé il procedimento della produzione del suo ordine. L’extranet rende superfluo anche un software EDI, ulteriore risparmio di costi. Inoltre il risparmio di processi eseguiti manualmente riduce le possibili fonti d’errore.
Grazie all’extranet i dati e le informazioni sono facili da gestire e possono essere visualizzati in tempo reale dagli utenti con i relativi permessi, garantendo quindi un’elevata trasparenza. Questo oltre a facilitare la comunicazione, rafforza anche la fiducia da entrambi i lati.
Integrando le applicazioni necessarie, l’extranet può ricoprire anche la funzione di groupware, fungendo da base per la cooperazione con i propri partner. In questo modo tutti gli utenti con la relativa autorizzazione avranno accesso alle rubriche, ai calendari con gli appuntamenti o alle liste delle cose da fare, in condivisione tra gli utenti. L’extranet offre anche possibilità per quanto riguarda la gestione della conoscenza, garantendo l’accesso e l’utilizzo di programmi di formazione specifici, particolarmente rilevanti per i dipendenti di aziende in affari tra loro.
A tanti vantaggi deve pur sempre corrispondere qualche svantaggio. In primis vi sono i costi legati all’acquisto di un software di questo tipo. Però i costi d’acquisto non sono gli unici da sostenere, a questi vanno aggiunti: gli aggiornamenti del software, i backup e la risoluzione dei problemi. Infatti perché una extranet adempia al proprio scopo è necessario che qualcuno venga incaricato (internamente o esternamente) di prendersene cura con regolarità.
Inoltre va considerato il tempo necessario per istruire gli utenti, specialmente nel caso di sistemi con applicazioni complesse che portano spesso a costi di opportunità: infatti durante la formazione i dipendenti non hanno modo di proseguire i loro compiti effettivi. In modo particolare se il numero di dipendenti a dover ricevere la relativa formazione è particolarmente elevato, è possibile che le perdite in termini di fatturato siano consistenti.
Oltre ai costi vanno considerati anche i possibili rischi per la sicurezza. Per evitare che persone sprovviste di autorizzazione abbiano accesso a dati particolarmente sensibili, è fondamentale rispettare determinati standard di sicurezza. Questo fa riferimento anche ad accessi interni indesiderati.
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| ✔ Scambio veloce di dati | ✘ Costi d’acquisto e accessori |
| ✔ Aumento della produttività | ✘ Necessarie formazione dei dipendenti |
| ✔ Risparmio in termini di tempo e danaro | ✘ Elevanti rischi di sicurezza |
| ✔ Elevata consistenza, grazie alla facilità della gestione dei dati | |
| ✔ Comunicazione ottimizzata con le persone esterne all’azienda | |
| ✔ Semplificazione delle collaborazioni | |
| ✔ Miglioramento della gestione della conoscenza |
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