Che cos’è l’extranet e come fare per sfruttarlo al meglio?

Attraverso un’extranet ottenete una rete di informazioni complessiva e implementabile a seconda delle vostre necessità. Questo vale per aziende, organizzazioni, scuole, università e quant’altro.

• Trasferimento dati: un’extranet permette lo scambio di dati elettronici tra partner commerciali (che prende il nome di Electronic Data Interchange o EDI) di documenti come ad esempio moduli per ordinazioni, distinte di carico e bolle di consegna. In questo modo possono essere scambiati dati anche oltre quelli che sono i normali confini aziendali, permettendone l’elaborazione digitale. La trasmissione di dati può dunque avvenire indipendentemente dal sistema interno di gestione della merce.
   
• Gestione dei dati: i dati possono essere aggiornati e messi a disposizione degli utenti autorizzati nel giro di poco tempo, garantendo un elevato grado di consistenza e trasparenza nell’elaborazione dei dati.
   
• Cooperazione: un’extranet permette l’utilizzo comune di applicazioni software e dunque la cooperazione con altre aziende.
   
• Trasmissione delle informazioni: possibilità di far circolare in brevissimo tempo novità particolarmente rilevanti per un determinato gruppo di persone.
   
• Gestione della conoscenza: l’utilizzo comune di programmi di esercitazione o per l’ulteriore sviluppo di determinate applicazioni in collaborazione con altre aziende.

Inoltre le aziende possono integrare ulteriori funzioni nell’extranet, che facilitano lo scambio con esterni. Alcune possibili funzioni sono i motori di ricerca, un indice del personale o un servizio di messaggistica. Anche le funzioni interattive come la conduzione di sondaggi e votazioni rappresentano un’opzione.

Un’ulteriore possibilità è rappresentata dal Virtual Private Network, o VPN che dir si voglia. Una VPN è una rete di comunicazione privata nella quale gli utenti sono collegati tramite un tunnel IP virtuale, che permette loro di accedere a intranet interne all’azienda. Per poter utilizzare i canali pubblici garantendo sempre una elevata sicurezza dei dati, tutte le informazioni vengono trasmesse criptate (procedimento che prende il nome di tunneling). In questo modo i dati trasmessi non sono visibili da parte degli altri utenti della rete pubblica.

Sostanzialmente si distinguono due approcci per la creazione di un’extranet e per la sua integrazione all’interno della comunicazione aziendale. In entrambi i casi si tratta di un portale:

• Enterprise portal: raggruppate varie applicazioni sotto un’interfaccia utente unitaria. Questo risulterà vantaggioso soprattutto nel caso in cui dobbiate integrare diverse applicazioni extranet. In questo modo gli utenti non saranno costretti a confrontarsi con applicazioni completamente diverse tra loro. Inoltre l’identificazione avviene una volta, per l’intero portale, e non per ogni singola applicazione.
   
• Portali process-oriented: servono soprattutto per svolgere determinati procedimenti commerciali, come ad esempio l’ordinazione da parte dei clienti. I singoli processi possono ma non necessariamente devono essere integrati nel portale. Possono infatti essere utilizzati anche attraverso applicazioni separate.

Anche un Content Management System (CMS) può essere utilizzato per la configurazione di una extranet. La gamma di funzioni varia in base al sistema utilizzato. Se le funzioni necessarie non sono disponibili con il software standard, è spesso possibile integrarle per mezzo di estensioni. Tuttavia è bene sapere che l’implementazione e la gestione di sistemi particolarmente complessi richiede un certo grado di conoscenze.

Se non siete sicuri riguardo alla soluzione più adatta a voi vale la pena consultare un esperto.

Quali vantaggi offre un’extranet?

L’implementazione di una extranet presenta molti vantaggi per le aziende: il primo è certamente la possibilità di scambiare velocemente dati con i propri collaboratori in sede e fuori sede, nonché con persone esterne all’azienda. La grande quantità di dati scambiabile in poco tempo permette l’ottimizzazione di molti processi. Il risparmio di tempo garantito dall’extranet è spesso legato anche a un aumento della produttività e a un risparmio dei costi.

Non sarà più necessario inviare le informazioni riguardo allo stato di un ordine per e-mail a tutti i colleghi interessati. Se lo desiderate il cliente avrà anche la possibilità di controllare da sé il procedimento della produzione del suo ordine. L’extranet rende superfluo anche un software EDI, ulteriore risparmio di costi. Inoltre il risparmio di processi eseguiti manualmente riduce le possibili fonti d’errore.

Grazie all’extranet i dati e le informazioni sono facili da gestire e possono essere visualizzati in tempo reale dagli utenti con i relativi permessi, garantendo quindi un’elevata trasparenza. Questo oltre a facilitare la comunicazione, rafforza anche la fiducia da entrambi i lati.

Integrando le applicazioni necessarie, l’extranet può ricoprire anche la funzione di groupware, fungendo da base per la cooperazione con i propri partner. In questo modo tutti gli utenti con la relativa autorizzazione avranno accesso alle rubriche, ai calendari con gli appuntamenti o alle liste delle cose da fare, in condivisione tra gli utenti. L’extranet offre anche possibilità per quanto riguarda la gestione della conoscenza, garantendo l’accesso e l’utilizzo di programmi di formazione specifici, particolarmente rilevanti per i dipendenti di aziende in affari tra loro.

Quali sono invece gli svantaggi di una extranet?

A tanti vantaggi deve pur sempre corrispondere qualche svantaggio. In primis vi sono i costi legati all’acquisto di un software di questo tipo. Però i costi d’acquisto non sono gli unici da sostenere, a questi vanno aggiunti: gli aggiornamenti del software, i backup e la risoluzione dei problemi. Infatti perché una extranet adempia al proprio scopo è necessario che qualcuno venga incaricato (internamente o esternamente) di prendersene cura con regolarità.

Inoltre va considerato il tempo necessario per istruire gli utenti, specialmente nel caso di sistemi con applicazioni complesse che portano spesso a costi di opportunità: infatti durante la formazione i dipendenti non hanno modo di proseguire i loro compiti effettivi. In modo particolare se il numero di dipendenti a dover ricevere la relativa formazione è particolarmente elevato, è possibile che le perdite in termini di fatturato siano consistenti.

Oltre ai costi vanno considerati anche i possibili rischi per la sicurezza. Per evitare che persone sprovviste di autorizzazione abbiano accesso a dati particolarmente sensibili, è fondamentale rispettare determinati standard di sicurezza. Questo fa riferimento anche ad accessi interni indesiderati.