Quali vantaggi offre un’extranet?
L’implementazione di una extranet presenta molti vantaggi per le aziende: il primo è certamente la possibilità di scambiare velocemente dati con i propri collaboratori in sede e fuori sede, nonché con persone esterne all’azienda. La grande quantità di dati scambiabile in poco tempo permette l’ottimizzazione di molti processi. Il risparmio di tempo garantito dall’extranet è spesso legato anche a un aumento della produttività e a un risparmio dei costi.
Non sarà più necessario inviare le informazioni riguardo allo stato di un ordine per e-mail a tutti i colleghi interessati. Se lo desiderate il cliente avrà anche la possibilità di controllare da sé il procedimento della produzione del suo ordine. L’extranet rende superfluo anche un software EDI, ulteriore risparmio di costi. Inoltre il risparmio di processi eseguiti manualmente riduce le possibili fonti d’errore.
Grazie all’extranet i dati e le informazioni sono facili da gestire e possono essere visualizzati in tempo reale dagli utenti con i relativi permessi, garantendo quindi un’elevata trasparenza. Questo oltre a facilitare la comunicazione, rafforza anche la fiducia da entrambi i lati.
Integrando le applicazioni necessarie, l’extranet può ricoprire anche la funzione di groupware, fungendo da base per la cooperazione con i propri partner. In questo modo tutti gli utenti con la relativa autorizzazione avranno accesso alle rubriche, ai calendari con gli appuntamenti o alle liste delle cose da fare, in condivisione tra gli utenti. L’extranet offre anche possibilità per quanto riguarda la gestione della conoscenza, garantendo l’accesso e l’utilizzo di programmi di formazione specifici, particolarmente rilevanti per i dipendenti di aziende in affari tra loro.
Quali sono invece gli svantaggi di una extranet?
A tanti vantaggi deve pur sempre corrispondere qualche svantaggio. In primis vi sono i costi legati all’acquisto di un software di questo tipo. Però i costi d’acquisto non sono gli unici da sostenere, a questi vanno aggiunti: gli aggiornamenti del software, i backup e la risoluzione dei problemi. Infatti perché una extranet adempia al proprio scopo è necessario che qualcuno venga incaricato (internamente o esternamente) di prendersene cura con regolarità.
Inoltre va considerato il tempo necessario per istruire gli utenti, specialmente nel caso di sistemi con applicazioni complesse che portano spesso a costi di opportunità: infatti durante la formazione i dipendenti non hanno modo di proseguire i loro compiti effettivi. In modo particolare se il numero di dipendenti a dover ricevere la relativa formazione è particolarmente elevato, è possibile che le perdite in termini di fatturato siano consistenti.
Oltre ai costi vanno considerati anche i possibili rischi per la sicurezza. Per evitare che persone sprovviste di autorizzazione abbiano accesso a dati particolarmente sensibili, è fondamentale rispettare determinati standard di sicurezza. Questo fa riferimento anche ad accessi interni indesiderati.