Le social intranet gettano le basi per una cultura aziendale aperta. In un ambiente lavorativo ideale ogni dipendente deve ricevere le informazioni rilevanti nel minor tempo possibile. Inoltre il concetto alla base di queste reti prevede che i lavoratori diventino a loro volta attivi e diano un loro contributo alla causa. In questo modo la dirigenza aziendale non solo riceve un prezioso feedback sul suo operato, ma viene anche alleggerita per quanto riguarda l’aspetto del management: grazie all’iniziativa personale, agevolata dalle social intranet, i diversi team sono in grado di gestirsi da soli. Inoltre le pratiche piattaforme di rete assicurano anche l’accesso ai necessari strumenti di lavoro.
Anche se le singole soluzioni sono create seguendo quelle che sono le esigenze della rispettiva azienda e perciò risultano in parte molto differenti tra loro, ci sono comunque alcuni elementi che si riscontrano in quasi tutte le social intranet. Quelli più importanti sono:
- Newsfeed: i newsfeed, indicati anche come activity stream (in italiano “flussi di attività”), sono spesso un elemento centrale della social intranet. Provvedono al fatto che tutti i dipendenti vengano tenuti aggiornati con informazioni attuali sull’azienda e i loro reparti. Perciò i post nel newsfeed sono classificati per data e si possono visualizzare, anche successivamente, i messaggi degli altri utenti al riguardo. Spesso gli activity stream vengono realizzati sotto forma di blog, anche se non è necessario che ci sia una redazione fissa per la creazione dei post. A differenza delle classiche intranet, gli impiegati possono reagire direttamente ai nuovi messaggi, ad esempio grazie alla funzione di commento.
- I profili utente e i gruppi: un componente già frequentemente visto sui social network è quello che dà la possibilità di creare profili utente e di gestirli. In questo modo si viene aiutati nella classificazione di post e commenti, semplificando ai singoli dipendenti la ricerca del giusto interlocutore per le varie questioni. Inoltre i profili consentono di aggiungere gli utenti a specifici gruppi, composti ad esempio da dipendenti di un reparto o di un preciso progetto. Possono così essere individuati tutti i temi e annunciate le novità rilevanti per questa piccola cerchia di dipendenti. Spesso i gruppi hanno anche un proprio newsfeed, in aggiunta al newsfeed principale dell’azienda.
- Sistema di messaggistica (messenger): oltre alle piattaforme di messaggi per comunicare con i singoli team e il resto dei dipendenti dell’azienda, solitamente le social intranet offrono anche un proprio sistema di chat che deve servire prima di tutto come alternativa dinamica al traffico e-mail tradizionale, e che consente la comunicazione in tempo reale. In questo caso non gioca nessun ruolo quanti contatti partecipino alla discussione. Come nella struttura della intranet in generale, è comune creare diverse room come in una chat generica e diversi gruppi di chat.
- Calendario: malgrado tutti i canali di comunicazione che offre una buona rete sociale aziendale, non dovrebbe mai mancare una semplice e classica funzione di calendario. I calendari aiutano a tenere sotto controllo tutti gli appuntamenti importanti, indipendentemente dal fatto che si tratti di un team meeting, un pranzo di lavoro o di una scadenza da rispettare. Grazie alla connessione all’interno dell’azienda si può, se necessario, avere una panoramica della situazione degli appuntamenti dei colleghi, se hanno autorizzato la visione del calendario per le altre persone.
- Memorizzazione centrale dei file: per fare sì che la collaborazione digitale all’interno di un’azienda funzioni, non è richiesto solo un buon metodo per lo scambio di informazioni, ma è altresì importante una buona gestione dei documenti. Un componente fisso di molte social intranet è perciò una memorizzazione centrale dei dati, accessibile a tutti i dipendenti. Qui possono essere memorizzati o aperti i documenti. Tramite la gestione delle versioni può anche essere stabilito se il file scelto risulti ancora attuale.
- Funzioni di ricerca: per definizione una social intranet deve promuovere la comunicazione e la collaborazione tra i membri. Anche quando i componenti di rete a disposizione forniscono la migliore base possibile per questo scopo, non è sempre facile, specialmente nelle grandi aziende, mantenere una visione d’insieme: liste di contatti complete, uno scambio di messaggi apparentemente infinito e un enorme assortimento di documenti trasformano la ricerca di una precisa informazione in un compito faticoso. Perciò la struttura di social intranet dovrebbe avere integrate già come standard delle opzioni di ricerca per le diverse funzioni. Così si possono trovare precisi contenuti o contatti in ogni momento inserendo una semplice parola chiave.
Per realizzare i diversi componenti di una social intranet serve un apposito software. Inoltre si possono acquistare i singoli programmi per i diversi scopi, regolarli in base alle proprie esigenze o ricorrere a soluzioni complete, come Jive-n, che integrano una piattaforma social nella struttura aziendale. In entrambi i casi occorre decidere se la nuova struttura di rete verrà introdotta in un unico passaggio o a poco a poco. Il primo metodo offre il vantaggio che l’intranet possa essere utilizzata subito da tutti i dipendenti, ma prevede ovviamente che si abbia a disposizione il personale necessario per riuscirvi. La variante passo dopo passo dura, a seconda della pianificazione, più giorni o settimane, ma permette di proseguire il proprio lavoro senza che vi siano grosse limitazioni.