Il notevole risparmio di tempo è un fattore importante a favore dell'uso di una rete intranet. Invece di inviare e-mail a ogni singola persona, una intranet offre, tra le molte altre funzioni, una piattaforma ottimale per lo scambio di dati. Ciò aumenta la produttività dei dipendenti, poiché non bisogna più sprecare inutilmente il tempo di lavoro in percorsi di trasmissione complessi.
Oltre a ciò una rete intranet non solo accorcia e semplifica i canali di comunicazione, ma garantisce anche che ciò avvenga in modo sicuro: le zone demilitarizzate e i firewall intermedi garantiscono elevati standard di sicurezza. Poiché una intranet è per definizione una LAN o WAN che fornisce applicazioni specifiche per Internet all'interno di un'azienda, lo scambio di dati avviene esclusivamente in modo sicuro, a differenza di quanto avviene nella rete Internet pubblica.
Con applicazioni intranet selezionate i dipendenti rendono disponibili con pochi clic del mouse cartelle, messaggi, appuntamenti o altre informazioni all'intera azienda o a gruppi specifici di persone nell'azienda. Una rete intranet consente quindi di ottimizzare alcuni processi interni dell'azienda.
A seconda della soluzione software scelta, una intranet può portare una moltitudine di ulteriori vantaggi:
- scambio rapido di dati;
- aumento della produttività;
- maggiore risparmio di tempo;
- archivio dati categorizzato in modo chiaro e logico;
- canali di comunicazione semplici, ad esempio attraverso chat o blog integrati;
- pubblicazione interna delle regole aziendali, informazioni sui benefici per i dipendenti e molto altro ancora;
- risparmio di risorse nel rispetto dell'ambiente grazie all'uso di documenti digitali al posto delle stampe;
- lavoro di gruppo facile da implementare;
- integrazione di forum e sondaggi per coinvolgere i dipendenti nelle decisioni.
L'altra faccia della medaglia è rappresentata sia dai costi di acquisizione sia da quelli successivi, entrambi svantaggiosi. Del resto la creazione della rete e i costi del software da soli non sono sufficienti. Affinché una rete intranet funzioni senza problemi rispettando tutti gli standard di sicurezza è essenziale un regolare dispendio di tempo, ad esempio per aggiornare il software o aggiornare il server. Uno specialista IT esterno o interno assicura che la rete sia regolarmente mantenuta, supportata e che eventuali problemi vengano risolti il più rapidamente possibile.
In aggiunta gli stessi utenti della rete intranet possono rappresentare una minaccia alla sicurezza. Spesso (come succede anche per molti altri accessi a Internet) vengono infatti utilizzate password poco sicure e troppo semplici, che alimentano il rischio che persone non autorizzate riescano ad accedere alla rete con facilità.
Al fine di garantire standard di sicurezza lato client, gli utenti dovrebbero sempre scegliere una password sicura, in modo che i dati sensibili non possano cadere nelle mani sbagliate. Se si accede al server tramite una connessione VPN da un computer privato, c'è anche il rischio che qualche malware riesca a intrufolarsi all’interno della rete intranet. Per questo motivo è necessario ricorrere a un efficace software antimalware.