La lettera di ringraziamento dopo il colloquio: modelli e formulazioni

Anche se in Italia non sono molto utilizzate, le lettere di ringraziamento a seguito di un colloquio sono molto popolari in Inghilterra e negli Stati Uniti. Dopo un colloquio di lavoro, ringraziate gentilmente la persona con cui avete parlato per iscritto, rafforzando la buona impressione che speriamo abbiate lasciato. Ma come si presenta una lettera di ringraziamento?

A cosa serve la lettera di ringraziamento dopo il colloquio?

Non è mai sbagliato mostrare cortesia e cordialità, sia nella vita quotidiana che nel processo di candidatura. Un breve e simpatico messaggio di ringraziamento dopo il colloquio vi offre tre vantaggi:

  • Lascerete un’impressione positiva: con il messaggio, lanciate un segnale positivo, che potrebbe influire positivamente sulla vostra valutazione.
  • Fate in modo che ci si ricordi di voi: anche il personale più esperto può perdersi tra le molte candidature. Con un messaggio cordiale dopo il colloquio, vi distinguerete dalla massa.
  • Date un segno del vostro interesse: un messaggio di questo genere, non richiesto, dimostra il vostro interesse per il posto di lavoro. Se si fanno anche riferimenti a specifici argomenti di conversazione, sarà ancora più forte l’effetto di testimoniare il vostro impegno e la vostra attenzione.

Poiché una tale lettera di ringraziamento è piuttosto rara in Italia, si ha davvero un vantaggio rispetto a chi non lo fa: a differenza di altri candidati, si utilizza un mezzo aggiuntivo per lasciare un’impressione positiva e una testimonianza del proprio interesse – ovviamente sempre che lo si faccia bene!

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Con la lettera di ringraziamento dopo il colloquio rafforzate una buona impressione. Ma se il colloquio è andato completamente a rotoli, una tale lettera non può salvare la situazione.

Il tempismo perfetto: qual è il momento giusto per ringraziare dopo un colloquio?

Quando si scrive una lettera di ringraziamento, è importante scegliere il momento appropriato. Chi è responsabile della decisione non deve ricevere questa lettera né troppo presto, né troppo tardi, altrimenti l’e-mail perde il proprio effetto:

  • Troppo presto: se scrivete il giorno stesso, da un lato finirete per apparire eccessivamente zelanti, dall’altro perderete l’occasione di utilizzare la lettera per farvi ricordare, dato che chiaramente in poche ore ancora non si sono già dimenticati di voi.
  • Troppo tardi: se la lettera di ringraziamento arriva quando la decisione è già quasi finalizzata, perde lo scopo per cui viene scritta, dato che forse nel frattempo siete già stati scartati. Inoltre i ringraziamenti tardivi suonano poco autentici.

Come regola generale, un paio di giorni sono un lasso di tempo appropriato. Se il messaggio raggiunge la persona con cui avete fatto il colloquio in questo lasso di tempo, farete una buona impressione: dimostrerà che state ancora pensando alla conversazione e sembrerete sinceri.

Consiglio

In seguito avete ancora la possibilità di mandare una e-mail post colloquio, dove potete richiedere informazioni sullo stato attuale del processo di selezione, mostrando il vostro interesse per l'assunzione.

Ringraziare dopo un colloquio: le formulazioni corrette

La vostra lettera di ringraziamento dopo il colloquio deve sembrare onesta e accattivante. Un atteggiamento invadente potrebbe persino danneggiare la buona impressione che si desidera sottolineare con la lettera. Pertanto, vi consigliamo di astenervi dal formulare richieste nel messaggio. Non chiedete alla persona di scegliervi e non sollecitatela ad affrontare i tempi della decisione.

Inoltre, cercate di fare in modo che la vostra e-mail non suoni come un tentativo di conquistarsi la simpatia della persona che state contattando: potrebbe avere l’effetto di stordirlo o infastidirlo. Ne seguirebbe un atteggiamento di rifiuto, non solo verso il messaggio, ma nei confronti della vostra intera candidatura.

In ogni caso si consiglia di essere brevi. Lo scopo non deve essere quello di fornire un lavoro supplementare a chi la leggerà: ricordate che chi effettua i processi di selezione ha molto lavoro da fare durante il processo di selezione. Consegnando loro una lunga mail traboccante di domande o informazioni, di sicuro non li metterete buon umore. Con poche frasi cordiali, invece, susciterete un’impressione positiva.

Per inviare la lettera al destinatario appropriato, innanzitutto accertatevi di essere in possesso dei dati di contatto corretti e aggiornati della vostra persona di riferimento. Soprattutto nel caso della posta elettronica, la comunicazione avviene solitamente tramite l’indirizzo generale del dipartimento del personale. Perciò, durante la conversazione, richiedete il biglietto da visita, in modo da avere l’indirizzo corretto della persona con cui avete parlato.

Inoltre, non dimenticate che questa lettera è comunque parte della vostra candidatura: pertanto il messaggio deve essere assolutamente privo di errori. Poiché un’e-mail di ringraziamento consta di poche frasi, qualsiasi svista ortografica, grammaticale o errore di formulazione finisce per essere molto grave.

Fatto

È meglio spedire una lettera o è sufficiente inviare un’e-mail di ringraziamento dopo il colloquio? L’invio per posta elettronica o per posta dipende dal modo in cui è avvenuto il processo di candidatura fino a quel momento. Sono poche le imprese a richiedere ancora documenti di candidatura per lettera. Ma in tal caso, ovviamente, dovrete continuare con questo mezzo e inviare anche la lettera di ringraziamento per posta. Ricordate che i tempi di consegna di una lettera sono più lunghi di quelli di un’e-mail.

Lettera di ringraziamento dopo il colloquio: formulazioni di successo

Può essere difficile trovare il giusto tono, perciò vi proponiamo diversi esempi: è possibile utilizzare questi modelli come punto di partenza per la vostra e-mail di ringraziamento. Assicuratevi naturalmente di personalizzare il messaggio!

Esempio 1

Oggetto: Grazie per il colloquio del 15.01.

Gentile [Nome e cognome dell’interessato],

con la presente vorrei ringraziarla per la piacevole conversazione riguardo alla posizione di [titolo di lavoro]. Mi sono sentito molto a mio agio e sono ancora più convinto di poter immaginare il mio futuro con [nome della società]. In particolare sono rimasto affascinato dai suoi commenti su [punti di discussione] che mi hanno fatto riflettere.

Qualora abbia ulteriori domande riguardo alla mia candidatura, non esiti a scrivermi o a chiamarmi al [vostro numero di telefono].

Cordialmente,

[il vostro nome]

Nell’oggetto si chiariscono il contenuto e il contesto della propria e-mail e, nella prima frase, si è già arrivati al punto. Confermate il vostro interesse per l’impiego e citate un punto concreto della conversazione. In questo modo mostrerete alla persona che contattate che avete pensato alla conversazione. Infine, fate riferimento al vostro numero di telefono e segnalate la vostra disponibilità per eventuali domande.

Esempio 2

Oggetto: Re: Invito al colloquio

Gentili [nomi dei contatti],

vorrei ringraziarvi per la bella e stimolante conversazione del 15.01. Mi sono sentito molto a mio agio e sono ancora più sicuro di poter immaginare il mio futuro con [nome dell’azienda].

Durante la nostra conversazione abbiamo anche discusso di [argomento concreto della conversazione]. Ho riflettuto sull’argomento in seguito e ho selezionato questo [link all’argomento]. Forse lo troverete interessante.

Nella speranza di risentirvi presto, colgo l’occasione di porgere i più cordiali saluti.

[il vostro nome]

In questo modello si presume che stiate rispondendo a un’e-mail, il che significa che la conversazione precedente rimane sotto il nuovo messaggio e aiuta i destinatari a classificarlo. Qui si tratta di un messaggio molto più informale, ma il modo di rivolgervi ai vostri destinatari dipende naturalmente dal tono del colloquio e dall’e-mail a cui rispondete. Se il colloquio si è svolto con più persone, rivolgetevi anche a ciascuno di loro individualmente (ordinandoli gerarchicamente), all’inizio della lettera di ringraziamento.

Se si è discusso più in dettaglio di un argomento specifico, sarebbe opportuno ritornarci nell’e-mail di ringraziamento. Ad esempio si può fare riferimento a un articolo specialistico per dimostrare le proprie conoscenze e la propria motivazione, nonché la propria proattività. Tuttavia, fatelo soltanto se davvero avete un contributo interessante da fornire.

Esempio 3

Oggetto: Grazie! Colloquio del 15.01. per la posizione di [posizione lavorativa]

Gentilissimo/a [nome della persona di riferimento],

La ringrazio vivamente per il colloquio informativo e per aver dedicato del tempo a una breve visita guidata. Il team mi è piaciuto molto e sarei felice di farne parte. Durante la nostra conversazione ho notato che, per quanto riguarda [campo di lavoro], ha evidenziato priorità simili alle mie.

Rimango in attesa di un Suo riscontro. Per ulteriori domande o chiarimenti sulla mia candidatura, non esiti a contattarmi. Può anche telefonarmi al [numero di telefono]

Cordialmente,

[il vostro nome]

Breve, cordiale, e con tutte le informazioni utili: in questo modello si arriva rapidamente al punto e si evidenzia ciò che più vi è piaciuto. Si loda solo indirettamente il proprio interlocutore, in modo da non risultare sgradevoli. Anche qui vi rendete disponibili per ulteriori contatti. La persona di contatto ha già il vostro numero di telefono nei documenti di candidatura, ma se lo scrivete nell’e-mail, evitate che debba cercarlo a lungo.

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Dos & Don’ts: per scrivere un’e-mail di ringraziamento di successo dopo il colloquio

Il rischio di affossare la propria candidatura con un messaggio sbagliato non è per nulla lontano. Ma se si evitano pericolose insidie, è possibile avvantaggiarsi nel processo di candidatura grazie a un amichevole ringraziamento.

  Dos Don’ts
Tempistiche Uno o due giorni dopo il colloquio potete far ricordare la vostra candidatura in modo positivo. Se aspettate troppo tempo per l’e-mail di ringraziamento, perdete l’occasione di fare una buona impressione prima della scelta del candidato.
Contenuto Un messaggio breve e gentile, che non richiede risposta, è piacevole per chi lo riceve. Se il messaggio è troppo lungo o richiede un'azione concreta da parte del destinatario (rispondendo ecc.) risulta fastidioso.
Tono Mantenete il tono che è stato utilizzato durante il colloquio. Se il messaggio è troppo confidenziale rispetto al colloquio, il destinatario si sentirà offeso o infastidito.
Errori In quanto parte della candidatura, anche l’e-mail di ringraziamento deve essere priva di errori. Un messaggio mal formulato o con errori dà un’impressione poco professionale.
Onestà Il vostro messaggio deve essere un ringraziamento onesto e perciò lasciare una sensazione positiva al destinatario. Se si nota che attraverso i complimenti si cerca di ottenere qualcos’altro, l’impressione sarà negativa.
Autenticità Non esagerate: meglio scrivere poco e rimanere autentici, così da dare un’impressione migliore. Un’amicizia artificiosa e una cordialità obbligata sono facilmente intuibili e vengono valutate negativamente.
Invadenza Con moderazione e un tono cordiale farete un’impressione piacevole. Se esagerate e farcite il vostro messaggio con troppi complimenti, il destinatario non si sentirà a proprio agio.
Intimità Mantenete una cordiale distanza, dato che comunque non conoscete la persona a cui state scrivendo. Con dettagli privati della vostra vita o foto personali fate un’impressione poco professionale e sopraffate il destinatario.

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