Tecnica del pomodoro: come resistere alle distrazioni e aumentare la produttività

Lavorare in modo concentrato è ormai diventata una sfida in molti settori: l'elenco delle cose da fare che aumenta con il passare delle ore, le telefonate, le riunioni, l'arrivo costante di nuove e-mail e il tentativo di mantenersi al corrente delle novità attraverso i social media o una chiacchierata in cucina: sono molti i motivi per i quali interrompiamo ripetutamente il nostro lavoro. Il risultato, però, è sempre lo stesso: un calo della produttività.

Per aumentare la propria concentrazione e sbrigare più lavoro in meno tempo dovreste provare la tecnica del pomodoro. Negli ultimi anni questo metodo di gestione del tempo ha guadagnato numerosi nuovi adepti, a buona ragione.

La tecnica del pomodoro fu sviluppata già negli anni 80 dall'italiano Francesco Cirillo, da lì anche il nome italiano. È infatti conosciuta in italiano a livello internazionale. Il “pomodoro” è un'allusione al cronometro da cucina che Cirillo utilizzava nei suoi primi tentativi con il metodo di gestione del tempo, il cui design si ispirava a un pomodoro.

Ma il motivo più importante di questa popolarità potrebbe essere il cambiamento del nostro modo di lavorare: siamo sempre più esposti a distrazioni interne ed esterne e ci è dunque sempre più difficile concentrarci a lungo su un'unica cosa. Così non si riesce a instaurare un processo di lavoro privo di interferenze. Eppure è proprio quello che è necessario per ottenere buoni risultati in modo efficiente. Questo è esattamente l'aspetto in cui la tecnica del pomodoro promette aiuto.

La tecnica del pomodoro aiuta a tenere in scacco le distrazioni, le interruzioni e l'impulso di svolgere diversi compiti allo stesso tempo, aumentando la produttività. Ma non è tutto, ha anche molteplici effetti positivi sul lavoro quotidiano, quali:

1. Più autodisciplina: chi applica regolarmente la tecnica del pomodoro esercita la propria capacità di concentrazione e il proprio controllo degli impulsi. La migliore premessa per lavorare in modo produttivo.
    
2. Migliori risultati: la probabilità di trovare soluzioni buone o innovative cresce enormemente se ci concentriamo su qualcosa per un tempo prolungato.
    
3. Curva di rendimento più lunga: l'alternanza funzionale tra concentrazione e riposo mantiene elevata l'efficienza mentale. Il cervello può riposarsi nelle pause e in questo modo riesce a lavorare in modo produttivo anche per molte ore di seguito.
    
4. Più tempo libero: dato che la produttività aumenta con il single tasking, ossia con il completamento successivo e concentrato di compiti, si sbriga prima il lavoro e, nel migliore dei casi, si finisce di lavorare prima e ci si gode più tempo libero. Se le condizioni lavorative non lo permettono, almeno ci si creano spazi liberi, poiché si guadagna tempo per altri compiti urgenti.
    
5. Valutazione obiettiva: prendendo nota del numero giornaliero di pomodori conclusi, otteniamo una buona panoramica della nostra produttività. A seconda del livello di dettaglio con cui svolgiamo la nostra statistica, possiamo inoltre analizzare quali attività ci sfuggono facilmente di mano e quali circostanze aumentano o inibiscono la nostra produttività. Tutte informazioni in base alle quali possiamo orientare il nostro lavoro quotidiano per ottenere risultati migliori.

Un altro motivo che rende così popolare questa tecnica di gestione del tempo è il fatto che la suddivisione in unità di lavoro di 25 minuti riduce l'ostacolo iniziale: con un piccolo sforzo di volontà anche le persone più dipendenti dai social media riescono a non farsi distrarre per 25 minuti.

Svantaggi veri e propri la tecnica del pomodoro non ne ha. Tuttavia rappresenta senz'altro una sfida: dovete imparare a valutare quanto lavoro riuscite a sbrigare in 25 minuti e suddividere il lavoro in modo tale che lo squillo del timer non vi strappi dal bel mezzo di un compito. Altrimenti la tecnica del pomodoro interferirebbe con il vostro flusso di lavoro e avrebbe come risultato esattamente l'opposto di ciò che volete ottenere.

Esiste la possibilità di raggruppare i compiti più piccoli, ad esempio riservando un pomodoro esclusivamente per rispondere a più e-mail. I compiti più grandi, invece, di solito si possono suddividere in parti. Tra i possibili esempi vi sono l'analisi di determinati valori di riferimento per un esauriente bilancio mensile, la redazione di singoli paragrafi di un report o la lettura di un articolo specializzato come ricerca parziale.

La tecnica del pomodoro non richiede strumenti particolari. Tutto ciò di cui avete bisogno è un dispositivo che ogni 25 minuti vi ricordi di fare una pausa.

In che modo potete misurare il tempo del pomodoro:

• Con un cronometro da cucina (come nell'originale)
• Con uno smartphone (qualsiasi smartphone dispone di una funzione di timer)
• Con una sveglia (impostate manualmente il tempo della sveglia su 25 minuti)
• Con una clessidra (esistono speciali clessidre pomodoro che indicano 25 minuti e sono anche molto decorative)

Chi preferisce le soluzioni digitali può scegliere tra tutta una serie di app pomodoro e software pomodoro. Dal momento che questi strumenti possono senz'altro motivarvi a provare la nuova tecnica, vale la pena provarne qualcuno ed eventualmente investire anche un paio di euro. Molte app pomodoro possono comunque essere utilizzate gratis.

1. Tomato Timer (app web)
2. Tomato.es (app web con statistiche e la possibilità di confrontare il numero di pomodori sbrigati con quello di altri utenti/colleghi)
3. Pomodoro Timer Software (software gratuito da scaricare)
4. Focus To-Do (compatibile con Windows, Mac, Android e iOS che combina il pomodoro con la gestione dei compiti)
5. Pomotodo (app web per Mac, Android e iOS, combina la tecnica del pomodoro con Getting Things Done)
6. Engross (app Android che combina il pomodoro con la gestione dei compiti, gli utenti possono scoprire in che orari sono più produttivi)
7. Flat Tomato (app per Mac e iOS)

La tecnica del pomodoro si basa su unità di lavoro brevi e controllabili e su un rigoroso sistema di intervalli di lavoro e pause. Chi critica questo sistema ritiene che sia troppo poco flessibile e che a volte sia anche d'ostacolo, soprattutto per i compiti più grandi.

Ad esempio, chi scrive un testo lungo magari entra in un flusso di scrittura appunto dopo 25 minuti. Secondo la tecnica del pomodoro, proprio allora dovrebbe fare una pausa. Ciò può tuttavia interrompere il flusso creativo dei pensieri risultando controproducente. Per questi casi può essere utile sperimentare con intervalli più lunghi, ad esempio di 50 minuti.

E non tutti riescono a trovare il tempo di concludere davvero quattro pomodori di seguito. Chi voglia per esempio lavorare indisturbato a un progetto per circa un'ora dopo il lavoro, riesce a fare solo mezza sessione pomodoro e, a rigor di termini, non si starebbe più attenendo al principio del pomodoro.

Altri criticano il fatto che il tempo limitato e il timer che scorre creino ulteriori fattori di stress. Invece di lavorare in modo concentrato, alcuni magari fanno vagare più spesso lo sguardo sulla clessidra o sull'app. In questo caso è la stessa tecnica del pomodoro a creare una distrazione permanente.

La tecnica del pomodoro può senz'altro aumentare la produttività e aiutare a vincere le distrazioni e l'impulso di svolgere diversi compiti allo stesso tempo, ma non funziona per chiunque e neppure in qualsiasi contesto.

Per scoprire se potete avvalervi di questo metodo, dovreste dedicare qualche giornata ad acquisire dimestichezza con il sistema. La buona notizia è che se constatate che non vi trovate bene con la tecnica del pomodoro, esiste un numero sufficiente di altre tecniche di produttività, come il metodo ALPEN o la matrice di Eisenhower, con i quali potete migliorare i vostri processi di lavoro.