Per il management è importante sapere quali prodotti, clienti o parti acquistate contribuiscono maggiormente al successo dell'azienda. L'analisi ABC consente di effettuare una stima e illustra l'importanza delle singole posizioni per l'azienda. Essa consente, ad esempio, di determinare quali clienti rappresentano la quota maggiore delle vendite totali o quali parti acquistate causano i costi di produzione più elevati, fornendo una possibile base per un'ulteriore pianificazione aziendale.
L'analisi ABC è un metodo di gestione aziendale che delinea un quadro della situazione in azienda. È molto utile per rispondere a questioni relative alle entrate e ricavare misure specifiche da adottare in futuro. Tipiche domande a cui dovrebbe rispondere un'analisi ABC sono:
Per rispondere a queste domande, gli oggetti esaminati vengono suddivisi in categorie: A (molto importante), B (mediamente importante) e C (meno importante). La valutazione è il risultato della quota percentuale delle singole posizioni in una dimensione complessiva, ad esempio, i parametri vendite, profitti o costi.
Il punto di partenza per lo sviluppo dell'analisi ABC è stato il cosiddetto principio di Pareto, che include la cosiddetta regola 80/20. Applicato al settore aziendale, ad esempio, questo significa che il 20% dei clienti genera l'80% del fatturato, ma anche che il 20% delle merci occupa l'80% della superficie di stoccaggio. Il metodo ABC aiuta a individuare quali sono i prodotti, i servizi e i clienti più redditizi ed efficienti dal punto di vista delle risorse e quali sono invece antieconomici e costosi.
Queste informazioni su costi e benefici dei fattori esaminati costituiscono la base per le decisioni imprenditoriali in settori quali l'assistenza clienti, gli acquisti e la strategia di marketing. Aiutano, ad esempio, a individuare i clienti che, per via della loro importanza, possono ricevere condizioni speciali, quali merci dovrebbero essere acquistate solo se necessario a causa dei loro elevati costi di stoccaggio, quali prodotti sono adatti per una campagna di marketing mirata e quali sono le attività prioritarie in caso di difficoltà.
I risultati dell'analisi ABC possono fornire indicazioni sulle priorità dei compiti identificando quali clienti o progetti sono generalmente importanti per l'azienda. Il metodo Eisenhower, basato sulla gestione delle priorità, è, tuttavia, molto più adatto per aumentare la produttività nelle attività quotidiane.
L'analisi ABC è quindi uno strumento importante per valutare la situazione attuale dell'azienda e supporta i responsabili nell'avviare le giuste misure per aumentare il fatturato.
L'attuazione concreta di un'analisi ABC può essere illustrata mediante un esempio.
La nostra domanda iniziale è: "Come ridurre al minimo i costi di approvvigionamento per la produzione di un determinato prodotto?" Una possibile soluzione: le materie prime ad alto costo dovrebbero essere acquistate in modo più economico e lavorate in modo più efficiente.
Il primo passo è ora quello di utilizzare il metodo ABC per individuare in magazzino i materiali più costosi.
| Materia prima | Quantità | Prezzo unitario | Consumo per valore | Valore in percentuale | Categoria |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 450 | 320,00 | 144.000 | 21,28 | A |
| 2 | 3.400 | 16,00 | 54.400 | 8,80 | B |
| 3 | 700 | 480,00 | 336.000 | 49,66 | A |
| 4 | 12.000 | 0,45 | 5.400 | 0,80 | C |
| 5 | 6.500 | 3,50 | 22.750 | 3,36 | C |
| 6 | 120 | 950,00 | 114.000 | 16,85 | B |
| Somma | 676.550 |
In questo esempio è chiaro che le materie prime 1 e 3 rappresentano la quota maggiore dei costi di approvvigionamento (circa il 71%), mentre le merci 2 e 6 rientrano nella fascia media (circa il 25%) e le merci 4 e 5, nonostante la quantità consistente, causano i costi di approvvigionamento più bassi (solo il 4% circa).
La suddivisione corrisponde ad un’immagine classica, in cui la suddivisione in singole categorie è di circa l'80% per la categoria A, il 15% per la categoria B e il 5% per la categoria C. Questi valori servono, tuttavia, solo per un orientamento approssimativo. Ogni azienda può definire i limiti per le singole categorie in base alle proprie esigenze e, se necessario, anche introdurne altre (D, E, ...). L'importante è che le percentuali del valore totale delle singole posizioni differiscano in modo significativo, in modo da poter tracciare un limite chiaro; altrimenti l'analisi ABC non produrrà risultati significativi.
Dalle cifre e dalla conseguente classificazione in materie prime A, B e C è possibile determinare future misure di risparmio. Poiché le materie prime della categoria A rappresentano la quota maggiore dei costi di approvvigionamento, sarebbe necessario acquistarle in modo economico e solo in piccole scorte. A seconda della specifica materia prima di cui si tratta nella categoria A e della facilità o difficoltà di reperimento, può anche avere senso acquistarla esclusivamente a seconda delle necessità.
Le materie prime della categoria C, invece, sono necessarie in grandi quantità e possono essere acquistate a basso costo. Esse rappresentano solo il 4% circa dei costi di approvvigionamento. Di conseguenza, possono essere acquistate anche in quantità maggiori, a condizione che sia disponibile lo spazio di stoccaggio necessario e che lo stoccaggio a lungo termine non comporti costi aggiuntivi. In questo caso sarebbe indicato effettuare un'altra analisi ABC incentrata esclusivamente sui costi di stoccaggio.
Come mostra l'esempio precedente, l'analisi ABC si presta molto bene per ridurre all'essenziale i processi aziendali complessi e presentarli in modo chiaro. I dati chiave richiesti sono disponibili in ogni azienda, in quanto sono comunque necessari per il controllo e la contabilità. Questo rende il tempo di preparazione gestibile e l'analisi facile da eseguire in qualsiasi momento. Un ulteriore punto di forza del metodo è che può essere applicato a un'ampia varietà di settori e quindi fornire informazioni preziose per le future decisioni strategiche.
Il metodo ABC ha, tuttavia, anche i suoi svantaggi, come la suddivisione in tre categorie, che a volte può essere troppo grossolana. L'applicazione, inoltre, non è utile se la percentuale del valore totale delle varie posizioni non differisce in modo significativo, il che renderebbe la classificazione impossibile o molto difficile. In questi casi si consiglia di utilizzare altri metodi di analisi. L'analisi ABC, inoltre, confronta solo un singolo criterio delle categorie e tiene conto solo di fattori quantitativi: il metodo ABC non determina in che misura i cambiamenti qualitativi favoriscono un'evoluzione del fatturato.
L'analisi ABC può comunque essere modificata facilmente per essere adattata alle esigenze individuali di ogni azienda. Ciò è possibile, ad esempio, definendo categorie aggiuntive o combinando in anticipo diversi criteri per formare un parametro di riferimento comparabile.
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