Ogni azienda si deve tutelare dai possibili rischi mettendo in sicurezza la propria capacità di operare anche nel caso di guasti. Data la natura imprevedibile di eventi quali catastrofi naturali, attacchi informatici o furti di vario genere, risulta indispensabile identificare anzitempo i possibili rischi e sviluppare strategie efficaci. In quest’ottica l’analisi BIA (Business Impact Analysis) gioca un ruolo fondamentale.
La BIA serve a sintetizzare, sotto forma di rapporto, le conseguenze di una situazione di crisi ai danni dell’azienda. Per una gestione del rischio efficace, di cui l’analisi di Business Impact fa parte, è importante riconoscere le relazioni e i legami di dipendenza presenti all’interno della propria organizzazione.
Una Business Impact Analysis è un procedimento sistematico composto di due componenti, una esplorativa e una di pianificazione. Quella cosiddetta esplorativa corrisponde all’identificazione dei potenziali rischi che l’azienda deve affrontare in caso di ostacoli allo svolgimento dell’attività. Qui l’attenzione si concentra sulle conseguenze reali che eventuali accadimenti possono avere sull’organizzazione, sulla sicurezza, sul marketing, sul controllo qualità o sulla situazione finanziaria dell’azienda. La pianificazione, invece, consiste nello sviluppare una o più strategie atte a minimizzare tali rischi.
Il risultato dell’analisi BIA è il rapporto BIA che, assieme al crisis management plan, rappresenta una componente importante del piano di continuità operativa generale. Nei seguenti paragrafi vi spieghiamo procedimento e contenuto di un’analisi di business impact.
Se il formato e il contenuto esatto di una BIA variano in base all’azienda, l’attuazione dell’analisi prevede quasi sempre gli stessi passaggi, elencati di seguito:
La redazione di un rapporto BIA può avvenire basandosi esclusivamente sulle risorse interne o con l’aiuto di risorse esterne. Indipendentemente da ciò, la collaborazione dei propri dipendenti risulta irrinunciabile, soprattutto nelle fasi iniziali. Infatti, è grazie al loro aiuto che riuscite a identificare tutti i processi di lavoro o attività che avvengono quotidianamente all’interno della vostra azienda e le correlazioni tra le singole funzioni e i singoli reparti.
Questa raccolta di informazioni avviene spesso attraverso colloqui diretti con il personale o con l’utilizzo di questionari, e serve a semplificare la catalogazione delle funzioni aziendali secondo la loro importanza e a valutare in caso di imprevisti le rispettive conseguenze in termini finanziari e non. Per la raccolta e la successiva compilazione dei dati utili all’analisi possono aiutare le seguenti domande:
Confrontandosi con queste domande capite subito diquale tipo di dati avete bisogno per la vostra Business Impact Analysis. Nella maggior parte dei casi le informazioni richieste sono le seguenti:
In una seconda fase, tutte le informazioni raccolte devono essere validate da una revisione per poi essere successivamente analizzate. Indipendentemente che si conduca un’analisi dei dati computerizzata o manuale, l’obiettivo è quello di evidenziare le funzioni, i sistemi, i lavoratori e le risorse strettamente essenziali per la continuità operativa. A questo scopo diventa chiaro anche quali sono le tempistiche da rispettare per ripristinare le funzioni operative soggette a blocco, prima che si verifichino ritardi nel pagamento dei salari, danni di immagine, sanzioni o insoddisfazione diffusa tra i clienti.
I due passaggi seguenti riguardano invece il resoconto dei risultati e la presentazione del rapporto di BIA all’amministrazione aziendale. Il rapporto può contenere grafici e diagrammi per una migliore chiarezza nell’illustrazione delle possibili perdite e delle misure di ripresa consigliate. Per supportare al meglio quanto evidenziato dall’analisi, aggiungete informazioni relative al procedimento di redazione dell’analisi BIA, così come i risultati dettagliati dei questionari di cui vi siete serviti. Con la guida che trovate qui di seguito potete redigere e personalizzare il vostro modello di Business Impact Analysis, adattandolo di volta in volta a seconda delle vostre esigenze.
L’ultima versione del programma di fogli di calcolo Excel rappresenta la soluzione migliore per redigere un rapporto di BIA chiaro. Potete ottenerlo assieme ad altri programmi per ufficio (per esempio PowerPoint) acquistando il pacchetto Microsoft 365 di IONOS. Grazie alle funzioni come “Dynamic Link” potete adattare automaticamente i diagrammi delle vostre presentazioni PowerPoint ai dati contenuti nei file Excel collegati.
Nel modello di Business Impact Analysis fornito qui di seguito trovate quattro tabelle che dovete compilare nel modo più preciso possibile. Più descrivete nel dettaglio i processi, i relativi rapporti e le loro implicazioni, maggiore sarà l’efficacia del piano di continuità operativa.
La Business Impact Analysis non deve essere confusa con la valutazione dei rischi. Entrambe sono elementi fondamentali di una strategia di continuità operativa, che tra gli altri comprende anche la crisis communication. Un’analisi BIA viene solitamente redatta precedentemente alla valutazione dei rischi. Serve infatti all’amministrazione aziendale come punto di partenza per l’elaborazione delle strategie di continuità operativa.
Una BIA si concentra sulle conseguenze di guasti o incidenti sui processi di lavoro, valutando i danni sia in termini monetari che non. Al contrario, la valutazione del rischio tenta di individuare i possibili pericoli, come incendi, terremoti o altre catastrofi naturali. Qui viene analizzato come il personale, gli immobili o l’intera filiera potrebbero essere messi in pericolo da situazioni di crisi di questo tipo.
Dato che i processi di lavoro sono soggetti a cambiamento, assicuratevi sempre che anche la Business Impact Analysis sia costantemente aggiornata. Solo in questo modo l’amministrazione aziendale può agire efficacemente e minimizzare i danni in caso di crisi.
Praticamente ogni decisione aziendale presenta dei rischi. Quello che conta è sapere quando i dirigenti possono sostenere in modo responsabile un rischio e quando invece sarebbe avventato. La gestione del rischio mette a disposizione dei metodi che consentono di individuare i possibili rischi derivanti dalle vostre decisioni, ma anche le possibilità di contenere il rischio presente.
Ogni azienda può trovarsi in una situazione difficile e per ritornare sulla giusta rotta serve una gestione prudente delle crisi. Per assicurare il normale funzionamento dell’azienda anche nei momenti critici, è necessario un team competente di gestione della crisi, che individuerà le cause, prenderà decisioni e coordinerà la via d’uscita dall’emergenza. Vi spieghiamo quello che c’è da sapere sul...
Per le aziende un crisis management plan ha la stessa importanza del business plan. Infatti solo così si garantisce che l’azienda mantenga la sua capacità di azione anche durante una crisi e riesca ad agire in modo efficiente qualora venga messa a repentaglio la sua esistenza. In questo articolo vi spieghiamo la procedura di crisis management e in cosa consiste un piano di crisis management.
Che cos’è la crisis communication? Sono molte le aziende che, durante una crisi, commettono l’errore di tacere: anziché affrontare le difficoltà, le minimizzano. In questo modo danno adito a voci e pettegolezzi che non possono che danneggiare ulteriormente l’azienda. Una buona comunicazione di crisi può al contrario migliorare l’immagine dell’azienda sul lungo periodo.
Una cattiva comunicazione può danneggiare permanentemente un brand, per questo motivo è fondamentale che un’azienda sia in grado di preparare un buon crisis communication plan. Imparate come progettare un piano di comunicazione di crisi e le tre fasi da coprire: prima, durante e dopo la crisi. Vi forniamo preziosi consigli per ognuna di queste fasi.
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