Se il formato e il contenuto esatto di una BIA variano in base all’azienda, l’attuazione dell’analisi prevede quasi sempre gli stessi passaggi, elencati di seguito:
- Raccolta delle informazioni
- Valutazione delle informazioni
- Sintesi dei risultati
- Presentazione all’amministrazione
La redazione di un rapporto BIA può avvenire basandosi esclusivamente sulle risorse interne o con l’aiuto di risorse esterne. Indipendentemente da ciò, la collaborazione dei propri dipendenti risulta irrinunciabile, soprattutto nelle fasi iniziali. Infatti, è grazie al loro aiuto che riuscite a identificare tutti i processi di lavoro o attività che avvengono quotidianamente all’interno della vostra azienda e le correlazioni tra le singole funzioni e i singoli reparti.
Questa raccolta di informazioni avviene spesso attraverso colloqui diretti con il personale o con l’utilizzo di questionari, e serve a semplificare la catalogazione delle funzioni aziendali secondo la loro importanza e a valutare in caso di imprevisti le rispettive conseguenze in termini finanziari e non. Per la raccolta e la successiva compilazione dei dati utili all’analisi possono aiutare le seguenti domande:
- In che misura i vari reparti sono dipendenti da determinati sistemi e processi lavorativi?
- Quali tipi di rischio comportano i punti deboli individuati?
- Chi è il responsabile per i Service Level Agreements?
- Quali e quanti dipendenti sono necessari per una strategia di ripresa?
- Quale tipo di risorse/attrezzatura è necessaria nel caso di mancata operatività?
- Come deve essere gestita la liquidità e la cassa durante la fase di ripresa?
Confrontandosi con queste domande capite subito diquale tipo di dati avete bisogno per la vostra Business Impact Analysis. Nella maggior parte dei casi le informazioni richieste sono le seguenti:
- Nome dell’attività svolta e relativa descrizione, il più precisa possibile
- Reparto e postazione di lavoro
- Risorse umane e tecnologiche coinvolte nell’attività lavorativa
- Elenco dei relativi dati in input e in output dell’attività
- Elenco di tutti i reparti che dipendono dai suddetti output
- Tempo di inattività massima senza che si verifichino conseguenze significative
- Conseguenze interne ed economiche
- Conseguenze esterne/legali (con clienti, autorità, ecc.)
- Descrizione di guasti/fasi di inattività precedenti e delle rispettive conseguenze
- Descrizione delle procedure di ripresa o del dislocamento/esternalizzazione dell’attività lavorativa
In una seconda fase, tutte le informazioni raccolte devono essere validate da una revisione per poi essere successivamente analizzate. Indipendentemente che si conduca un’analisi dei dati computerizzata o manuale, l’obiettivo è quello di evidenziare le funzioni, i sistemi, i lavoratori e le risorse strettamente essenziali per la continuità operativa. A questo scopo diventa chiaro anche quali sono le tempistiche da rispettare per ripristinare le funzioni operative soggette a blocco, prima che si verifichino ritardi nel pagamento dei salari, danni di immagine, sanzioni o insoddisfazione diffusa tra i clienti.
I due passaggi seguenti riguardano invece il resoconto dei risultati e la presentazione del rapporto di BIA all’amministrazione aziendale. Il rapporto può contenere grafici e diagrammi per una migliore chiarezza nell’illustrazione delle possibili perdite e delle misure di ripresa consigliate. Per supportare al meglio quanto evidenziato dall’analisi, aggiungete informazioni relative al procedimento di redazione dell’analisi BIA, così come i risultati dettagliati dei questionari di cui vi siete serviti. Con la guida che trovate qui di seguito potete redigere e personalizzare il vostro modello di Business Impact Analysis, adattandolo di volta in volta a seconda delle vostre esigenze.