Anche le aziende sane dovrebbero sviluppare un concetto che aiuti a identificare le fasi critiche nel tempo. È anche positivo avere a portata di mano un piano di crisis management pronto per essere impiegato. Il primo passo è quello di identificare i rischi e di indicare le possibili soluzioni. I piani di emergenza sono elaborati sulla base di diversi scenari che tengono conto dell’intero ciclo di una crisi. Per quanto riguarda la liquidità, è importante determinare il valore della perdita attesa per diverse situazioni di rischio. In questo modo è più facile costituire riserve significative. Sono inoltre definiti indicatori specifici per l’azienda per un sistema di allarme rapido funzionante.
Un piano di crisi regola la struttura e la procedura di gestione delle crisi aziendali. Dà un orientamento in caso di emergenza, previene situazioni caotiche e consente un’azione rapida. Il piano regola le strutture organizzative ed elenca le misure importanti. L’obiettivo è quello di avere sempre a disposizione un team di gestione delle crisi. In questo modo si garantisce che non sia una sola persona a prendere le decisioni, ma che un team di esperti si accordi su un’unica procedura. A tal fine, il piano nomina i dipendenti e le loro aree di responsabilità e crea la base legale per un’azione mirata in tempi critici. Ad esempio, il capo di un reparto di PR potrebbe essere incluso nel team di crisi e potrebbe essere dotato di poteri aggiuntivi per consentirgli di svolgere meglio il suo compito, cioè quello di evitare danni all’immagine dell’azienda attraverso una buona comunicazione esterna.
Idealmente, la task force dovrebbe presentarsi così:
- un team di base composto da una o tre persone con poteri decisionali estesi;
- un crisis manager che ha l’ultima parola;
- un gruppo di lavoro speciale esteso per includere i capi reparto e altri reparti;
- consulenti esterni, se necessario.
Le start-up senza manodopera sufficiente hanno già guadagnato molto rilevando i segnali di crisi. Anche le regolari valutazioni del personale sono degli indicatori preziosi. Una cultura aziendale aperta impedisce di nascondere i problemi. Naturalmente, anche un controllo affidabile è molto importante.
Oltre al personale, la prevenzione sostenibile delle crisi dovrebbe anche fornire raccomandazioni per i processi lavorativi:
- Chi è la persona di riferimento quando la situazione si aggrava?
- Chi viene informato per primo? Chi è autorizzato ad avviare le misure?
- Chi valuta e controlla il successo delle misure?
A tutte queste domande risponde l’organizzazione del processo. È importante che ci sia una catena di reporting, in modo che in seguito tutti i dipendenti coinvolti siano aggiornati. Almeno un dipendente dovrebbe controllare regolarmente quali misure stanno avendo effetto.