Abbiamo spiegato in che cosa consiste la fatturazione elettronica, ma dobbiamo ancora chiarire come funziona questo processo. Chi deve emettere fattura elettronica deve servirsi innanzitutto di una piattaforma o un software apposito: ve ne sono svariati a disposizione sul mercato, sia gratis che a pagamento. Una volta emessa la fattura, dovrà provvedere all'invio per via telematica tramite il Sistema di Interscambio, e ovviamente premurarsi di conservare le fatture inviate in modo da non perderle. A tal proposito l'Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un servizio gratuito per conservare le fatture elettroniche, accessibile alla voce "Fatture e corrispettivi". In questo modo tutte le fatture saranno automaticamente conservate per 15 anni da parte dell'Agenzia delle Entrate.
Quando ci si occupa di fatturazione elettronica, è indispensabile eseguire questi passaggi:
- Compilare la fattura elettronica
- Inserire la firma digitale e inviare la fattura tramite il Sistema di Interscambio
- Ricevere e registrare la fattura
- Conservare la fattura
Come scritto sopra, per redigere una fattura elettronica ci si può affidare a un software o procedere manualmente alla sua compilazione, l'importante è che il formato di esportazione sia quello XML. Una volta apposta la firma digitale e inviata la fattura tramite Sdi, è necessario inviare il documento elettronico in conservazione sostitutiva. Con conservazione sostitutiva si intende un processo informatico che dà valore legale alla fattura elettronica equiparandola così a una classica fattura cartacea. Per legge le fatture elettroniche vanno conservate per 10 anni sia da chi le emette sia da chi le riceve.