Già da tempo si parla dell'obbligo di fattura elettronica, e il primo gennaio 2019 è entrata a tutti gli effetti in vigore la fatturazione elettronica. Uno dei motivi dell'introduzione della fatturazione elettronica è da far risalire all'evasione fiscale, particolarmente diffusa tra i privati, che questa normativa mira a contrastare. Tuttavia non è questo l'unico motivo. Infatti la crescente digitalizzazione impone che anche i processi fiscali vengano realizzati quanto più possibile elettronicamente, e non mancano perciò indicazioni per muoversi in tal senso anche all'interno dell'UE. A tal proposito nel 2014 è stata adottata e recepita la Direttiva 2014/55/UE riguardante la fatturazione elettronica negli appalti pubblici.
Data la sua importanza, vi spieghiamo che cos'è la fatturazione elettronica, chi è obbligato a seguire questo procedimento e chi, invece, ne è esentato (almeno per ora), soffermandoci anche brevemente sui suoi vantaggi e sugli obblighi che ne derivano.
Con il termine "fatturazione elettronica" ci si riferisce a una fattura in formato digitale, coerentemente con l’obbligo di fattura elettronica correntemente in vigore, e non più cartacea. Tale obbligo è stato introdotto per la prima volta con la legge finanziaria 2008 e dal 2014, in seguito a una direttiva UE, è diventato obbligatorio emettere una fattura elettronica verso la pubblica amministrazione. La PA accetta quindi solo fatture che rispondono agli standard tecnici definiti dalla Sogei, azienda facente capo al Ministero dell'Economia e delle Finanze. Le fatture devono essere emesse in formato XML, risultare inalterabili e immutabili e servirsi del Sistema di Interscambio (Sdi). Dal 2019, in seguito alla Legge di Bilancio, anche tra privati è necessario emettere una fattura elettronica entro 12 giorni dalla prestazione lavorativa e registrarla poi entro il 15 del mese successivo.
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Archiviazione automaticaMassima sicurezzaData center europeiFatturazione elettronica: con il termine "fatturazione elettronica" si indica l'intero processo volto a gestire l'emissione, la tenuta e la conservazione digitale della fattura, basandosi su tre principi portanti: dematerializzazione, integrazione e collaborazione tra cliente e fornitore.
Per mantenere il suo carattere di immutabilità e inalterabilità, la fattura elettronica deve indicare la data di emissione, attestando inoltre l'autenticità della provenienza e l'integrità del contenuto. Inoltre per essere ritenuta valida, ogni fattura elettronica deve essere dotata dell'apposita firma digitale ed essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio in Italia. Per quanto riguarda il contenuto, non differisce invece da una classica fattura cartacea.
Inizialmente l'obbligo di fattura elettronica per i privati vigeva nel caso in cui si avessero rapporti con la Pubblica Amministrazione, ma la fatturazione elettronica nel 2019 ha imposto l'emissione di fatture in formato digitale anche tra privati. Si potrebbe quindi pensare che tutti i titolari di partita IVA debbano rispettare questo obbligo, tuttavia vi sono alcuni soggetti esentati, come:
L’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica anche ai privati nasce come misura volta a prevenire e contrastare l'evasione fiscale, per semplificare i processi e ridurre il numero degli adempimenti fiscali. Non è da escludere che in futuro venga anche estesa ai titolari di partita IVA in regime forfettario, al momento esenti dall'obbligo di fattura elettronica.
Abbiamo spiegato in che cosa consiste la fatturazione elettronica, ma dobbiamo ancora chiarire come funziona questo processo. Chi deve emettere fattura elettronica deve servirsi innanzitutto di una piattaforma o un software apposito: ve ne sono svariati a disposizione sul mercato, sia gratis che a pagamento. Una volta emessa la fattura, dovrà provvedere all'invio per via telematica tramite il Sistema di Interscambio, e ovviamente premurarsi di conservare le fatture inviate in modo da non perderle. A tal proposito l'Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un servizio gratuito per conservare le fatture elettroniche, accessibile alla voce "Fatture e corrispettivi". In questo modo tutte le fatture saranno automaticamente conservate per 15 anni da parte dell'Agenzia delle Entrate.
Quando ci si occupa di fatturazione elettronica, è indispensabile eseguire questi passaggi:
Come scritto sopra, per redigere una fattura elettronica ci si può affidare a un software o procedere manualmente alla sua compilazione, l'importante è che il formato di esportazione sia quello XML. Una volta apposta la firma digitale e inviata la fattura tramite Sdi, è necessario inviare il documento elettronico in conservazione sostitutiva. Con conservazione sostitutiva si intende un processo informatico che dà valore legale alla fattura elettronica equiparandola così a una classica fattura cartacea. Per legge le fatture elettroniche vanno conservate per 10 anni sia da chi le emette sia da chi le riceve.
Il passaggio alla fatturazione elettronica porta con sé svariati vantaggi. Il più importante riguarda la lotta all’evasione fiscale. Infatti con l’introduzione della fatturazione elettronica sono possibili controlli in tempo reale in grado di aumentare l’efficacia dei processi di verifica del versamento dell’IVA , rendendo quindi possibile un’azione immediata nei confronti di operazioni sospette.
La fatturazione elettronica consente anche risparmi nella spesa pubblica, in quanto i controlli sono più efficienti e si evitano sprechi di risorse, oltre ad essere un’ulteriore passo verso la dematerializzazione dei processi nelle aziende: non è più necessario stampare le fatture, si abbattono i costi derivati dalla stampa e per la marca da bollo e tutto viene memorizzato in digitale, risparmiando anche sugli spazi fisici.
Il vantaggio risiede anche nel fatto che i processi sono automatizzati e si riduce considerevolmente il rischio di errore rispetto a un inserimento dei dati effettuato manualmente. Anche l’aspetto ambientale è molto rilevante: infatti l’obbligo di fatturazione elettronica significa anche una netta riduzione dei consumi di carta.
Come già ribadito, dal 2019 è obbligatoria la fatturazione elettronica anche tra privati, eccetto per i soggetti esentati. Cosa succede quindi a chi non adempie a questo obbligo? Come previsto dall’articolo 6 del Decreto legislativo n. 417/97 la non adempienza comporta una sanzione pecuniaria che potrebbe ammontare tra il90 e il 180 percento dell’imposta sull’imponibile non correttamente documentato o registrato durante l’esercizio.
Dato che, con l’entrata in vigore di questo obbligo, le imprese e professionisti si sono dovuti adeguatamente equipaggiare e hanno dovuto predisporre i nuovi processi, è stato concesso un periodo di rodaggio per i primi sei mesi che prevedeva l’esclusione delle sanzioni in caso di errata fatturazione. Nell’ultimo trimestre invece è stata prevista una riduzione delle sanzioni del 20%.
Vi preghiamo di osservare la <a href="t3://page?uid=1596">nota legale relativa a questo articolo.
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