Libro giornale: funzioni e nozioni di base

I libri contabili per la gestione fiscale di un’attività commerciale sono diversi sia in termini di funzione che di importanza. I libri contabili e i registri si dividono tra obbligatori, ovvero imposti per legge, e facoltativi, la cui tenuta è a propria discrezione. Le scritture contabili non sono tuttavia uguali per tutti ma variano in base alla natura dell’attività svolta e alla sua dimensione. In generale comunque la norma vuole che tali scritture debbano essere tenute per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione o, alternativamente, per il periodo previsto dalle leggi speciali e dai controlli fiscali. Andando direttamente al sodo, i libri contabili e i registri obbligatori per gli imprenditori commerciali secondo la normativa civilistica e quella fiscale sono i seguenti:

• Libro giornale

• Libro degli inventari

• Libro delle scritture ausiliarie

• Registri IVA

• Registro dei beni ammortizzabili

• Registro delle scritture ausiliarie di magazzino

In aggiunta a questi bisogna sempre conservare anche gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e di quelle spedite.

Di questi il libro giornale è certamente uno dei più importanti per l’amministrazione della propria azienda da un punto di vista fiscale. Sebbene infatti corrisponda a un documento molto simile a una tabella Excel, al suo interno vengono iscritti i pagamenti in denaro contante in entrata e in uscita. Tramite la tenuta di tale libro diventa così possibile presentare all’Agenzia delle Entrate una distinta contenente tutti i pagamenti avvenuti in questo modo, oltre che chiaramente a tutte le altre transazioni con pagamento in diversa forma (addebito, bonifico e carte). La legge prevede che a tenere il libro giornale siano tutti gli imprenditori commerciali, senza distinzione tra aziende e lavoratori autonomi.

Gli articoli dal 13 al 22 del DPR n. 600/73 disciplinano quali sono i soggetti vincolati all’obbligo di tenuta di tale scrittura contabile. Nonostante le differenze relative alla natura del soggetto operante e del regime contabile utilizzato, in generale sono sottoposti all’obbligo di tenuta del libro giornale coloro che appartengono alle seguenti categorie:

• Le società soggette ad Ires (Spa, Sapa, Srl, società cooperative e di mutua assicurazione);

• Enti pubblici e privati diversi dalle società soggette ad Ires, nonché i trust, residenti in Italia, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;

• Le associazioni non riconosciute, i consorzi e le altre organizzazioni non appartenenti ad altri soggetti passivi, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;

• Le stabili organizzazioni di società ed enti non residenti nel territorio dello Stato;

• Le Snc, le Sas e i soggetti ad esse equiparati ai sensi dell’articolo 5 del DPR n. 917/86;

• Le persone fisiche che esercitano imprese commerciali ai sensi dell’articolo 55 del DPR n. 917/86;

• Le imprese di allevamento di animali che eccedono i limiti di cui all’articolo 32, comma 2, lettera b) del DPR n. 917/86;

• Le imprese esercenti attività agricole che si avvalgono dei regimi forfetari di cui all’articolo 56-bis del DPR n. 917/86;

• Le imprese esercenti attività di agriturismo di cui all’articolo 5 della Legge n. 413/91;

• Le persone fisiche che esercitano arti e professioni ai sensi dell’articolo 53, comma 1, del DPR n. 917/86;

• Le società o associazioni fra artisti e professionisti di cui all’articolo 5, comma 3, lettera c), del DPR n. 917/86.

Ciononostante il libro giornale non va considerato solo e unicamente come un obbligo e quindi un peso scomodo, ma piuttosto anche come un utile strumento che, sempre se correttamente compilato di volta in volta, aiuta a semplificare significativamente la documentazione e il successivo calcolo del rendiconto. Tale documentazione permette così anche di tenere sempre sott’occhio lo stato della propria cassa e quindi, in parte, delle proprie finanze.

I principi della trasparenza e della comprensibilità sono fondamentali per una corretta tenuta del libro giornale. Allo scopo di adempiere a questi obblighi formali è importante che seguiate le norme contenute nell’articolo 2219, che prevedono di evitare: spazi bianchi, interlinee e trasporti in margine. A questi poi si aggiungono i dati che sono obbligatori a norma di legge, e che sono:

• Data dell’operazione;

• Descrizione dell’operazione;

• Rappresentazione dell’operazione;

• Importi delle operazioni, distinti per ciascun mastro.

La documentazione delle operazioni deve sempre avvenire in sequenza cronologica, e prevede qualunque operazione per la quale avvenga un esborso o un incasso. Una volta terminato il periodo a cui fa riferimento il vostro libro giornale non vi resta altro che calcolare una riga dopo l’altra tutti i dati trascritti, così da ottenere il saldo finale.

7. A questo punto non vi resta che controllare la correttezza del calcolo del saldo, trascrivere la data di chiusura del libro giornale in questione, e, nel caso in cui stiate utilizzando un libro giornale in formato digitale, stamparlo.

Come già precedentemente menzionato, non sono accettabili correzioni di vario genere all’interno del libro giornale. Questo significa che è assolutamente fondamentale riportare i dati diligentemente e attentamente, giorno dopo giorno. Inoltre tutti i dati vanno trascritti nel documento ufficiale entro e non oltre la giornata successiva.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.