La dematerializzazione accelera i vostri processi lavorativi, dato che tutti i documenti rilevanti sono sempre a portata di mano dovunque voi siate. D’ora in poi risparmierete sui documenti cartacei sul posto di lavoro e sui costi di spedizione per la posta. L’archiviazione digitale dei vostri documenti, che salvaguardano in particolare l’ambiente e le risorse, può rivelarsi vantaggiosa per il lavoro quotidiano.
Comunque dovreste pensare anche ad eventuali difficoltà che sono collegate al processo di dematerializzazione: il fatto che i documenti siano salvati in locale (sempre più spesso su un Cloud), agevola l’accesso non solo alle persone autorizzate, ma anche agli hacker. Per motivi di protezione dei dati personali assicuratevi quindi che vengano applicate le necessarie misure di sicurezza, da parte vostra o da parte del vostro provider. In più anche il Document Management System in uso dovrebbe comprendere una gestione completa dei permessi che consenta solo ai collaboratori scelti di accedere ai documenti corrispondenti. D’ora in avanti dovete preoccuparvi che tutti i documenti con rilevanza giuridica siano disponibili in una forma inalterata nel rispetto dei termini di conservazione.
Tenete presente gli aspetti citati e non lasciatevi intimorire dall’impegno iniziale: potrete trarre presto vantaggio dalla dematerializzazione delle pratiche e, dove prima si accumulavano i documenti, avrete di nuovo uno spazio libero da utilizzare.