Con­ver­ti­re i documenti cartacei in formato elet­tro­ni­co

Ciò che con­trad­di­stin­gue un ufficio ben or­ga­niz­za­to è l’avere sempre a portata di mano tutti i documenti utili per il lavoro. Ma non sempre è quello che accade. E anche quando sono state impiegate parecchie ore per strut­tu­ra­re in maniera ottimale i documenti necessari, con il tempo il cumulo di fogli aumenta, rendendo la ricerca delle in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti più dif­fi­col­to­sa. La de­ma­te­ria­liz­za­zio­ne sembra essere un pratico espe­dien­te. Grazie all’ar­chi­via­zio­ne digitale si dirà addio alla carta e la routine la­vo­ra­ti­va mi­glio­re­rà no­te­vol­men­te.

La decisione di de­ma­te­ria­liz­za­re le pratiche del vostro ufficio, dovrebbe so­prat­tut­to dipendere dalle risposte a queste domande: quanto tempo voi o i vostri col­la­bo­ra­to­ri perdete nel ricercare dei documenti specifici? E quanto vi distoglie questa ricerca dal lavoro vero e proprio? Spe­cial­men­te in presenza di vasti archivi ci possono volere pochi minuti o diverse ore alla settimana per trovare i documenti necessari, mentre questo tempo potrebbe essere impiegato di­ver­sa­men­te, ri­cor­ren­do all’ar­chi­via­zio­ne digitale. Il passaggio a un ufficio senza documenti cartacei non va però preso alla leggera, dato che i passi spiegati sopra non vengono eseguiti dall’oggi al domani. Da calcolare sono anche i costi per i software e gli hardware, variabili a seconda delle risorse già a di­spo­si­zio­ne. Se si pianifica di passare a processi di lavoro digitali, si do­vreb­be­ro prima di tutto con­trol­la­re bene i seguenti aspetti:

• Memoria e capacità server: non importa quale supporto di memoria scegliate, ciò di cui avete si­cu­ra­men­te bisogno è uno spazio libero suf­fi­cien­te per i documenti già esistenti o per quelli futuri. Se li salvate su un server locale con un database, vi occorrerà una capacità adeguata. Inoltre è im­por­tan­te pro­gram­ma­re e rea­liz­za­re una giusta strategia di backup. Un’al­ter­na­ti­va per la me­mo­riz­za­zio­ne esterna è rap­pre­sen­ta­ta dalle soluzioni Cloud come Dropbox o Evernote, dove delegate la re­spon­sa­bi­li­tà per l’hosting, ma anche per la sicurezza dei documenti.
• Scanner: l’ar­chi­via­zio­ne digitale di tutti i documenti im­por­tan­ti è la chiave per la de­ma­te­ria­liz­za­zio­ne. Ma ancora più de­ter­mi­nan­te è la varietà delle funzioni dello scanner in uso. Valutate nella scelta del di­spo­si­ti­vo l’utilizzo e la necessità di una velocità elevata di scan­ne­riz­za­zio­ne, così come la ri­so­lu­zio­ne; con­trol­la­te che i vostri ap­pa­rec­chi di scan­ne­riz­za­zio­ne possano elaborare diversi formati e sup­por­ta­re (se ne­ces­sa­rio) diversi tipi di carta.
• Document Ma­na­ge­ment System (DMS): per me­mo­riz­za­re i documenti scan­ne­riz­za­ti con il nome ap­pro­pria­to e nel modo più semplice possibile, si consiglia di gestire il vostro ufficio digitale con un software. Ci sono per questo numerosi Document Ma­na­ge­ment System, come ad esempio il programma open source Alfresco e Lo­gi­cal­DOC. Con iDocument rea­liz­za­te un ufficio digitale per il Mac.
• Firma elet­tro­ni­ca qua­li­fi­ca­ta: nel caso di documenti ufficiali come i contratti che prima venivano sug­gel­la­ti da una firma autografa, non basta un semplice scanner perché con la scansione la firma perde la sua validità giuridica. Per una firma elet­tro­ni­ca con valore legale dovete ri­vol­ger­vi ad un ente cer­ti­fi­ca­to­re che vi per­met­te­rà di uti­liz­za­re così la vostra firma digitale. Un elenco dei cer­ti­fi­ca­to­ri ac­cre­di­ta­ti in Italia si trova sul sito della AgID (L’Agenzia per l’Italia Digitale).

La de­ma­te­ria­liz­za­zio­ne accelera i vostri processi la­vo­ra­ti­vi, dato che tutti i documenti rilevanti sono sempre a portata di mano dovunque voi siate. D’ora in poi ri­spar­mie­re­te sui documenti cartacei sul posto di lavoro e sui costi di spe­di­zio­ne per la posta. L’ar­chi­via­zio­ne digitale dei vostri documenti, che sal­va­guar­da­no in par­ti­co­la­re l’ambiente e le risorse, può rivelarsi van­tag­gio­sa per il lavoro quo­ti­dia­no.

Comunque dovreste pensare anche ad eventuali dif­fi­col­tà che sono collegate al processo di de­ma­te­ria­liz­za­zio­ne: il fatto che i documenti siano salvati in locale (sempre più spesso su un Cloud), agevola l’accesso non solo alle persone au­to­riz­za­te, ma anche agli hacker. Per motivi di pro­te­zio­ne dei dati personali as­si­cu­ra­te­vi quindi che vengano applicate le ne­ces­sa­rie misure di sicurezza, da parte vostra o da parte del vostro provider. In più anche il Document Ma­na­ge­ment System in uso dovrebbe com­pren­de­re una gestione completa dei permessi che consenta solo ai col­la­bo­ra­to­ri scelti di accedere ai documenti cor­ri­spon­den­ti. D’ora in avanti dovete pre­oc­cu­par­vi che tutti i documenti con rilevanza giuridica siano di­spo­ni­bi­li in una forma inal­te­ra­ta nel rispetto dei termini di con­ser­va­zio­ne.

Tenete presente gli aspetti citati e non la­scia­te­vi in­ti­mo­ri­re dall’impegno iniziale: potrete trarre presto vantaggio dalla de­ma­te­ria­liz­za­zio­ne delle pratiche e, dove prima si ac­cu­mu­la­va­no i documenti, avrete di nuovo uno spazio libero da uti­liz­za­re.