Software gestionali: che cosa sono?

Quando si apre una propria attività, ci sono molte formalità da sbrigare e soprattutto è importante tenere tutto sotto controllo, specialmente gli aspetti legati alla contabilità, come i dati dei clienti e dei fornitori, da cui si dovrà attingere per emettere le fatture. Per questo è utile ricorrere a software gestionali che semplificano e automatizzano tutti i processi aziendali.

Ci sono diversi tipi di software gestionali, che mirano a regolare ogni ambito della routine aziendale, e tra i più diffusi rientrano i software per la fatturazione elettronica che permettono di registrare entrate e uscite, verificare ogni operazione effettuata, nonché preparare le fatture per i clienti che serviranno poi per la dichiarazione dei redditi.

Per chi è indicato l’uso di un programma per le fatture?

Chiunque può aver bisogno di un aiuto nel gestire la propria contabilità. In particolare quando si è alle prime armi è consigliabile ricorrere a un software per la fatturazione basilare, che semplifichi i flussi di lavoro senza creare inutili complicazioni durante il suo utilizzo. Per liberi professionisti e piccole imprese anche un programma di fatturazione gratuito può andare bene. Al contrario quando si raggiungono elevati volumi di vendita si raccomanda di affidarsi a software gestionali più completi e professionali che meglio si adattino a flussi di lavoro più complessi, come SAP.

Quali caratteristiche deve avere un programma per la fatturazione?

Al momento di scegliere un software per la fatturazione elettronica è importante valutare bene le sue caratteristiche per essere certi che si adatti alle proprie esigenze. Se possibile, qualora si tratti di un prodotto a pagamento, prima di procedere con l'acquisto sarebbe meglio fare una prova con il software per la fatturazione, così da non avere ripensamenti in un secondo momento. Tra i criteri da valutare rientrano:

  • la facilità d'uso: un software gestionale deve essere intuitivo, facile da usare;
  • la modularità: il programma di fatturazione è diviso per moduli e ciò rende possibile la scelta di determinate funzioni;
  • la scalabilità: caratteristica indispensabile che vi permette di regolare le funzioni del vostro software gestionale nel tempo. Se la vostra impresa avrà nel tempo maggiori esigenze, potrete aggiungere nuove feature al programma, mentre se in un determinato momento non avrete necessità di una specifica funzione, potrete semplicemente disattivarla, risparmiando così sui costi;
  • la personalizzazione: sempre legata agli aspetti presentati sopra è la personalizzazione del software gestionale che permette così di adattarsi nel miglior modo possibile alle vostre esigenze iniziali e a quelle che matureranno con il tempo;
  • il rapporto qualità-prezzo e la validità del fornitore: non bisogna dimenticare di valutare complessivamente il rapporto qualità-prezzo e di verificare la validità del fornitore, che dovrebbe mettere a disposizione l'opportuna documentazione e il supporto necessario per riuscire a utilizzare il software gestionale correttamente.

Quali sono i migliori software per la fatturazione elettronica sul mercato?

Nella vasta offerta di software gestionali per la fatturazione, potrebbe rivelarsi difficile trovare quello giusto. Vi consigliamo perciò alcuni tra i migliori programmi per la fatturazione da valutare per la vostra impresa, tenendo in considerazione la presenza di ulteriori funzioni oltre l’emissione delle semplici fatture, la possibilità di generare fatture elettroniche e i requisiti tecnici che soddisfano (ad esempio se prevedono l’accesso dai dispositivi mobili). Tutti i software per la fatturazione presentati qui si rivolgono solo a liberi professionisti e PMI.

Easy Planet Free

Un programma per le fatture pensato per le piccole aziende è Easy Planet Free che, in modo completamente gratuito, dà un'idea di come funzionino i software gestionali. Con questo programma per la fatturazione è possibile emettere e inviare fatture e ricevute ai clienti, nonché gestire DDT, note di accredito, auto fatture, fatture di acconto, ecc. Inoltre memorizzando tutti i dati dei clienti e dei fornitori potrete compilare le fatture in un batter d'occhio.

Una caratteristica particolarmente apprezzabile riguarda la generazione di fatture elettroniche per la pubblica amministrazione in formato XML, che vi consente di adempiere agli obblighi previsti dalla legge nei rapporti con la PA.

N.B.

Per ora la fatturazione elettronica è obbligatoria solo per gli scambi commerciali tra privati e pubblica amministrazione. A partire dal 1 gennaio 2019 anche nei rapporti tra privati diventerà obbligatorio generare la fattura elettronica in formato XML, che potrà poi essere firmata, inviata e conservata.

Sul sito non mancano guide per l'installazione, tuttavia chi voglia un maggiore supporto e aggiornamenti deve sottoscrivere un abbonamento apposito. Aderendo a una delle quattro versioni a pagamento si avrà la possibilità di accedere al programma per fatture anche da app per smartphone e tablet, disponendo così di tante altre funzioni aggiuntive.

Vantaggi di Easy Planet Free Svantaggi di Easy Planet Free
Semplice da utilizzare per l'emissione di fatture, note di credito e tanti altri documenti Predisposto per l'utilizzo di un solo utente (a meno che non si opti per la versione più costosa)
Generazione di fatture elettroniche Aggiornamenti e supporto completo disponibili solo a pagamento
Backup integrato dei dati Nessun accesso da smartphone o tablet nella versione gratuita

GIM

GIM è l'acronimo di Gestione Impresa e Magazzino. Già il nome riflette la natura completa di questo programma, che non serve solo per la fatturazione, ma anche per la gestione del magazzino. Ciò che lo contraddistingue maggiormente è la presenza di moduli che permettono di personalizzare il software gestionale in base alle proprie esigenze.

Si rivolge principalmente alle piccole e medie imprese, presentando costi contenuti, soprattutto perché è possibile acquistare il programma per fatture in un'unica soluzione e vi è la possibilità di provare la versione demo oppure partire inizialmente con GIM Free, che presenta funzionalità ridotte ma consente di effettuare tutte le operazioni che volete gratuitamente.

Vantaggi di GIM Svantaggi di GIM
I moduli lo rendono estremamente personalizzabile Compatibile solo con Windows
Ampia documentazione, video tutorial e aggiornamenti gratuiti  
Multiutenza  

Invoicex

Invoicex è un programma per la fatturazione open source e con interfaccia Java. Risulta particolarmente adatto per liberi professionisti e PMI, per cui sono messe a disposizione 3 versioni a pagamento più una gratuita. A differenza dei software illustrati finora, questo software gestionale è multipiattaforma, quindi è utilizzabile su tutti i sistemi operativi, compreso Linux.

Già con la versione gratuita potete gestire i dati dei clienti, dei fornitori, le fatture d'acquisto e di vendita, DDT, pagamenti e tanto altro e potete avere un primo assaggio di software per la contabilità. Scegliendo di acquistare il programma, avrete poi a disposizione molte altre funzioni come la generazione di fatture elettroniche per la pubblica amministrazione, la possibilità di installare il software in una rete centralizzata e di salvare il backup persino su DropBox.

Vantaggi di Invoicex Svantaggi di Invoicex
Compatibile con tutti i sistemi operativi Nessun tipo di supporto per la versione gratuita
Versione di base per testare il programma Funzionalità come la generazione di fatture elettroniche a partire dalla versione Professional Plus
  Funzione di backup solo con le versioni a pagamento

Phasis

Tra i software gestionali per le piccole imprese si trova Phasis, open source e utilizzabile su qualsiasi distribuzione. Nella sua versione gratuita offre tutte le funzioni basilari per gestire la fatturazione, come la creazione automatica di fatture direttamente dagli ordini dei clienti o l'emissione di DDT.

Per assistenza ci si può rivolgere alla community che vi aiuterà a districarvi con il programma per fatture. Tra le sue particolarità rientra la possibilità di ottenere una versione cloud a pagamento, mentre non si fa riferimento alla generazione di fatture elettroniche.

Vantaggi di Phasis Svantaggi di Phasis
Versione di base con molte funzioni utili per la fatturazione Non compatibile con Windows 10
Versione cloud (anche se a pagamento) Nessun riferimento alla generazione di fatture elettroniche
Fatturazione differita da DDT  
Funzioni di contabilità base  

Fiscolo

Per chi preferisce utilizzare un software gestionale online, c’è Fiscolo, adatto per liberi professionisti e piccole aziende. Sono disponibili una versione gratuita e una a pagamento; per usare il programma per fatture basterà registrarsi e iniziare a creare fatture, gestire costi, documenti e tanto altro.

Già nella versione gratuita si fa ricorso alla connessione protetta HTTPS ed è interessante la funzione che permette di far accedere al tool il proprio commercialista, che potrà così vedere tutti i documenti necessari per gestire la vostra contabilità. Inoltre è presente anche uno strumento aggiuntivo per il time tracking, RESA, che vi consente di monitorare il tempo impiegato per ogni attività.

Chi ha bisogno di maggiore spazio per i propri documenti e di maggiori funzioni come la generazione di fatture in valuta estera o in inglese, oltre a voler personalizzare maggiormente i propri documenti, dovrebbe optare per la versione Pro, pagabile mensilmente o una volta all’anno tramite carta di credito, bonifico o Satispay, un’app per i pagamenti online. Nel complesso Fiscolo risulta una soluzione flessibile dai costi contenuti.

Vantaggi di Fiscolo Svantaggi di Fiscolo
Utilizzabile online con connessione protetta HTTPS Creazione di fatture elettroniche solo nella versione a pagamento
Accesso per il commercialista Maggiore personalizzazione e rimozione del logo fiscolo solo nella versione a pagamento
Strumento integrato di time tracking, RESA  

Yerp

Analogamente a Fiscolo funziona anche Yerp che pone particolare attenzione alla fatturazione dei liberi professionisti e delle piccole aziende. Già con la versione di base si potranno creare fatture elettroniche per la pubblica amministrazione e per privati. In più è possibile provarlo gratuitamente per 30 giorni.

In ogni pacchetto è inclusa l’assistenza via chat. Se si desidera una maggiore personalizzazione e funzioni aggiuntive per gestire ad esempio anche tutti gli altri tipi di documenti, come offerte e DDT, è necessario optare per uno degli altri due piani. Anche aderendo all’opzione più costosa, possono subentrare costi aggiuntivi se si ha la necessità di inviare, ricevere e conservare più di 10 fatture elettroniche.

Vantaggi di Yerp Svantaggi di Yerp
Già nella versione di base sono presenti tutte le caratteristiche più importanti per la fatturazione elettronica Costi aggiuntivi per l’invio, la ricezione e la conservazione di più di 10 fatture elettroniche
Prova gratuita per 30 giorni  
Assistenza via chat inclusa a partire dalla versione di base  

Fatture in Cloud

Un altro software gestionale per la fatturazione è Fatture in Cloud che offre tutti i comfort per una gestione online del proprio business. Anche in questo caso è possibile provare il programma per fatture per 31 giorni gratuitamente e se si procederà con l’acquisto potrà essere detratto come costo d’impresa.

Già con il pacchetto di base sono possibili tutte le operazioni essenziali per la fatturazione, l’assistenza è inclusa e non manca neanche l’accesso dai dispositivi mobili. Se avete volumi elevati, le limitazioni poste al numero di documenti, alle voci della rubrica clienti e al listino dei prodotti potrebbero starvi un po’ strette. Anche la fatturazione elettronica è disponibile solo passando a un pacchetto più costoso. Per liberi professionisti e piccole imprese resta comunque un’opzione da tenere in considerazione.

Vantaggi di Fatture in Cloud Svantaggi di Fatture in Cloud
Software gestionale basato su cloud Limitazioni sul numero di documenti, voci della rubrica clienti e sul listino dei prodotti
Prova gratuita per 31 giorni Fatturazione elettronica non disponibile nel pacchetto di base
Assistenza già inclusa nella versione di base  
Accesso dai dispositivi mobili  

Fattura Per Tutti

Fattura Per Tutti è un software gestionale semplice che permette di generare fatture elettroniche illimitatamente. Funziona online, previa registrazione, ed è compatibile con i dispositivi mobili più comuni.

Per ottenere un supporto completo è necessario passare a una versione a pagamento, che dà diritto anche a funzioni di gestione e controllo, al di là della fatturazione. Le fatture vengono generate, lasciando all’utente il compito di conservarle autonomamente; con un costo aggiuntivo avete a disposizione un pacchetto di archiviazione che vi aiuterà nella conservazione a norma di legge dei documenti. Interessanti sono anche i kit destinati ai benzinai e agli studi medici che consentono una gestione di fatture e documenti specifica per queste attività.

Vantaggi di Fatture Per Tutti Svantaggi di Fatture Per Tutti
Software gestionale basato su cloud Supporto completo solo con un pacchetto a pagamento
Kit specifici per medici e benzinai Costi aggiuntivi per la conservazione a norma di legge delle fatture
Generazione di fatture elettroniche già con la versione di base  
Accesso dai dispositivi mobili  

Conclusione: i migliori software gestionali a confronto

Uno dei primi passi da compiere quando si avvia una propria attività è quello di munirsi degli strumenti giusti. Tra questi rientra anche un programma per le fatture che vi permetterà di tenere sempre sotto controllo la vostra fatturazione. L’offerta di software gestionali non manca e non ne esiste uno migliore in assoluto: tutto dipenderà dalle vostre esigenze; ad esempio chi dà molta importanza alla personalizzazione e vorrebbe scegliersi tutte le funzioni da sé, farebbe meglio a optare per GIM, mentre chi predilige software gestionali basati su cloud farebbe meglio ad affidarsi a Fiscolo o a Fatture in Cloud. Di seguito vi presentiamo una tabella con un confronto tra i migliori software gestionali scelti da noi.

Software Adatto per Compatibile con Funzioni principali Punti deboli Piano prezzi
Easy Planet Free Piccole aziende Windows e Mac (tramite virtualizzazione di ambiente Windows) Generazione di fatture elettroniche Backup integrato Uso per un solo utente, costi aggiuntivi per account multiutente Aggiornamenti e supporto completo solo a pagamento Nessun accesso da dispositivi mobili nella versione gratuita Disponibile una versione gratuita e quattro pacchetti a pagamento
GIM Piccole e medie imprese Windows Multiutenza Documentazione, video tutorial e aggiornamenti gratuiti Alto grado di personalizzazione tramite moduli Incompatibilità con sistemi diversi da Windows Versione gratuita più moduli acquistabili in un’unica soluzione (con la demo si possono provare tutte le funzioni)
Invoice X Per liberi professionisti e PMI Windows, Mac e Linux Facile da utilizzare Funzioni basilari di contabilità Nessun supporto per la versione gratuita Generazione di fatture elettroniche a partire dalla versione Professional Plus Funzione di backup solo nelle versioni a pagamento Versione gratuita più tre pacchetti a pagamento
Phasis Piccole e medie imprese Windows, Mac e Linux Molte funzioni già con la versione base Fatturazione differita da DDT Non compatibile con Windows 10 Nessun riferimento alla possibilità di generare fatture elettroniche Software per PC gratuito, a pagamento solo se basato su cloud
Fiscolo Per liberi professionisti e piccole imprese Qualsiasi piattaforma perché basato su cloud Accesso per il commercialista Strumento di time tracking RESA incluso Generazione di fatture elettroniche solo nella versione a pagamento Opzioni di personalizzazione e rimozione del logo fiscolo solo nella versione a pagamento Una versione gratuita e una a pagamento
Yerp Per liberi professionisti e piccole imprese Qualsiasi piattaforma perché basato su cloud Molte opzioni per la fatturazione elettronica già nella versione di base Assistenza via chat inclusa nel prezzo   Costi aggiuntivi per l’invio, la ricezione e la conservazione di più di 10 fatture elettroniche Tre pacchetti a pagamento con prova gratuita per 30 giorni
Fatture in Cloud Per liberi professionisti e piccole imprese Qualsiasi piattaforma perché basato su cloud Accesso da tutti i dispositivi mobili Assistenza inclusa in ogni pacchetto Fatturazione elettronica non disponibile nel pacchetto di base Limiti sul numero di documenti, voci della rubrica clienti e sul listino dei prodotti Tre pacchetti tra cui scegliere con prova gratuita per 31 giorni
Fattura Per Tutti Per liberi professionisti (in particolare benzinai e medici generici), PMI Qualsiasi piattaforma perché basato su cloud Accesso dai dispositivi mobili più comuni Kit specifici per studi medici e benzinai Emissione di fatture elettroniche già con la versione di base   Supporto completo previsto solo con un pacchetto a pagamento Costi aggiuntivi per la conservazione a norma di legge delle fatture Una versione gratuita più tre pacchetti a pagamento

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