A livello generale la caratteristica più importante di qualsiasi software gestionale per la gestione dell’inventario o del magazzino è la flessibilità. Infatti è importante che il software per la gestione del magazzino vi calzi a pennello, soddisfacendo le vostre esigenze. In questo spesso risultano particolarmente adatti i software open source, che, per la loro natura, sono più malleabili e quindi possono meglio essere adattati alla vostra realtà aziendale. Tuttavia ci sono anche software professionali a pagamento che possono essere personalizzati, anche se spesso il costo di questo adeguamento è troppo elevato per le aziende di piccole e medie dimensioni, che raramente sono pronte a fare un investimento economicamente significativo per un singolo software.
Tuttavia i software di gestione dell’inventario vanno ben oltre alla semplice gestione del magazzino o alla continua redazione dell’inventario. Inoltre non bisogna farsi ingannare, i costi derivanti da un’errata gestione del proprio inventario possono essere decisamente alti e sommarsi mese dopo mese, anno dopo anno. Dunque quella che inizialmente può sembrare una cifra esagerata, o che comunque siete restii a sborsare, potrebbe rivelarsi esigua rispetto alle spese a catena che si sarà poi costretti a sostenere in un secondo momento.
Le funzioni principali che deve possedere ogni software di gestione di magazzino che si rispetti sono sostanzialmente cinque:
- Reorder point o punto di riordino: corrisponde alla soglia minima di un prodotto. Ovvero il software può essere impostato in modo tale da informarvi quando un certo prodotto va riordinato. Questo permette di evitare che un nuovo ordine venga effettuato quando ormai è troppo tardi.
- Asset trackingo controllo dei beni: quando un prodotto è in-house (ovvero in magazzino, o in negozio) può essere tracciato tramite il suo codice a barre, o qualsiasi altro criterio preferiate utilizzare, come ad esempio il numero di serie o grazie alle tecnologie wireless.
- Service managemento gestione del servizio (in particolare per le aziende votate alla prestazione dei servizi): le aziende che offrono principalmente servizi hanno comunque bisogno di fare un inventario di ciò che hanno a disposizione. Esso permette infatti di tenere monitorati i materiali utilizzati per la prestazione dei servizi ai clienti, e quindi dei relativi costi. Questo permette di stabilire un prezzo dei singoli servizi che porti profitto e che sia commisurato alle spese sostenute.
- Product identification o identificazione del prodotto: in base al metodo utilizzato dalla vostra azienda per il tracciamento dei prodotti, un semplice strumento quale può essere uno scanner portatile è sufficiente a identificare il prodotto, ricostruendo la sua storia, i suoi spostamenti, e riuscendo a capire se è effettivamente il prodotto che si stava cercando.
- Inventory optimizationo ottimizzazione dell’inventario: un sistema di gestione e diagnosi del proprio inventario permette di impostare vari punti chiave per l’ottimizzazione del magazzino e dell’inventario, semplificando e automatizzando il lavoro a vantaggio dell’azienda. I fattori possono riguardare il punto di riordino (già menzionato), la quantità del prossimo ordine, i giorni mancanti fino all’esaurimento delle risorse, la velocità della produzione, la precisione delle previsioni e così via.