Software di gestione del magazzino: a quale affidarsi?

Come per qualunque software aziendale, la scelta deve sempre essere guidata dalle esigenze interne della vostra azienda. Non sempre il software gestionale con la più ampia gamma di funzioni è quello che fa al caso vostro. Va considerato anche il fattore economico: non tutte le aziende, men che meno quelle di modeste dimensioni, hanno il capitale necessario o intenzione di investirlo in software specializzati.

Tuttavia la gestione del magazzino e quindi la cura continua dell’inventario è una mansione fondamentale dalla quale non è possibile prescindere. Specialmente per le aziende la cui filiera produttiva raggiunge ritmi particolarmente elevati e che quindi sono costrette a stoccare un grande numero di prodotti, magari per un tempo prolungato, è assolutamente necessario avere a disposizione uno strumento di sicura affidabilità, che riduca al minimo la confusione e che snellisca e semplifichi il più possibile il flusso di lavoro.

In questo articolo vi presentiamo 10 software di gestione del magazzino, sia gratuiti che a pagamento, tra i più utilizzati.

Che cos’è l’inventario?

L’inventario consiste in una lista delle componenti attive e passive del patrimonio aziendale. La sua importanza è centrale, poiché, se vengono commessi errori durante la sua redazione, è inevitabile imbattersi prima o poi in inesattezze. I conti semplicemente non torneranno, il che farà sudare sangue freddo i responsabili della rendicontazione contabile della vostra azienda, in considerazione delle conseguenze penali e pecuniarie connesse.

Ma prima di ogni altra cosa l’inventario è uno strumento che permette ai vostri dipendenti di controllare in breve tempo i beni (ma anche i documenti) a vostra disposizione. In base alle informazioni registrate al suo interno, l’inventario permette di ricercare prodotti, di classificarli, di enumerarli, di valutarli e tanto altro ancora.

N.B.

Se volete approfondire che cos’è un inventario e quali sono le sue funzioni, siete invitati a leggere l’articolo apposito della nostra Startup Guide “Che cos’è e come si fa un inventario?”.

Che tipi di software di gestione del magazzino esistono?

La prima distinzione che si fa tra i software è quella della gamma delle funzioni. La si vuole ampia e adeguata alle proprie esigenze. Tuttavia le funzioni sono solo uno degli aspetti che è necessario considerare. Innanzitutto è fondamentale capire se ciò che stiamo cercando è un software specializzato o meno. In base alle proprie esigenze, ci sono aziende che preferiscono concentrare tutto il flusso di lavoro in un unico programma e ci sono invece aziende che preferiscono segmentarlo, dotando i vari reparti di programmi specifici che rispondano con maggiore precisione alle loro gestioni.

Consiglio

Se questa seconda modalità è quella che fa per voi, allora vi invitiamo a leggere gli articoli sui software di gestione della contabilità (o accounting software) e software di fatturazione elettronica (invoicing software).

Dopodiché un’altra inevitabile domanda è quella relativa a dove hostare il software gestionale. C’è chi preferisce avere tutto in locale, dovendo però procurarsi e occuparsi dell’hardware necessario. C’è chi preferisce affidare tutta la questione all’azienda fornitrice, che sarà però così in possesso dei vostri dati. E c’è chi invece preferisce avere un server dedicato, che richiede però delle competenze più specifiche.

Quali sono le caratteristiche più importanti di un software per la gestione del magazzino?

A livello generale la caratteristica più importante di qualsiasi software gestionale per la gestione dell’inventario o del magazzino è la flessibilità. Infatti è importante che il software per la gestione del magazzino vi calzi a pennello, soddisfacendo le vostre esigenze. In questo spesso risultano particolarmente adatti i software open source, che, per la loro natura, sono più malleabili e quindi possono meglio essere adattati alla vostra realtà aziendale. Tuttavia ci sono anche software professionali a pagamento che possono essere personalizzati, anche se spesso il costo di questo adeguamento è troppo elevato per le aziende di piccole e medie dimensioni, che raramente sono pronte a fare un investimento economicamente significativo per un singolo software.

Tuttavia i software di gestione dell’inventario vanno ben oltre alla semplice gestione del magazzino o alla continua redazione dell’inventario. Inoltre non bisogna farsi ingannare, i costi derivanti da un’errata gestione del proprio inventario possono essere decisamente alti e sommarsi mese dopo mese, anno dopo anno. Dunque quella che inizialmente può sembrare una cifra esagerata, o che comunque siete restii a sborsare, potrebbe rivelarsi esigua rispetto alle spese a catena che si sarà poi costretti a sostenere in un secondo momento.

Le funzioni principali che deve possedere ogni software di gestione di magazzino che si rispetti sono sostanzialmente cinque:

  • Reorder point o punto di riordino: corrisponde alla soglia minima di un prodotto. Ovvero il software può essere impostato in modo tale da informarvi quando un certo prodotto va riordinato. Questo permette di evitare che un nuovo ordine venga effettuato quando ormai è troppo tardi.
  • Asset trackingo controllo dei beni: quando un prodotto è in-house (ovvero in magazzino, o in negozio) può essere tracciato tramite il suo codice a barre, o qualsiasi altro criterio preferiate utilizzare, come ad esempio il numero di serie o grazie alle tecnologie wireless.
  • Service managemento gestione del servizio (in particolare per le aziende votate alla prestazione dei servizi): le aziende che offrono principalmente servizi hanno comunque bisogno di fare un inventario di ciò che hanno a disposizione. Esso permette infatti di tenere monitorati i materiali utilizzati per la prestazione dei servizi ai clienti, e quindi dei relativi costi. Questo permette di stabilire un prezzo dei singoli servizi che porti profitto e che sia commisurato alle spese sostenute.
  • Product identification o identificazione del prodotto: in base al metodo utilizzato dalla vostra azienda per il tracciamento dei prodotti, un semplice strumento quale può essere uno scanner portatile è sufficiente a identificare il prodotto, ricostruendo la sua storia, i suoi spostamenti, e riuscendo a capire se è effettivamente il prodotto che si stava cercando.
  • Inventory optimizationo ottimizzazione dell’inventario: un sistema di gestione e diagnosi del proprio inventario permette di impostare vari punti chiave per l’ottimizzazione del magazzino e dell’inventario, semplificando e automatizzando il lavoro a vantaggio dell’azienda. I fattori possono riguardare il punto di riordino (già menzionato), la quantità del prossimo ordine, i giorni mancanti fino all’esaurimento delle risorse, la velocità della produzione, la precisione delle previsioni e così via.

8 software di gestione del magazzino

Danea Easyfatt

Danea Easyfatt è un programma a pagamento per i sistemi Windows che può essere però provato gratuitamente scaricandolo direttamente dal sito ufficiale. I pacchetti in totale sono quattro e vanno da circa 100 € a 400 € per i primi 12 mesi, dopodiché il rinnovo della licenza costa un terzo del prezzo iniziale (la licenza va rinnovata ogni anno). La versione Enterprise (il pacchetto più costoso) è l’unica a permettere l’utilizzo in contemporanea del software da parte di più utenti. Tutti i pacchetti, anche quello standard, includono anche il software Fatturazione Elettronica 2019.

Si tratta di un programma per la gestione del magazzino pensato per tante attività commerciali diverse tra loro, e riconducibili a vari settori di appartenenza. La gamma di funzioni offerte è notevole, tra cui:

  • Controllo situazione scorte
  • Stima di riordino
  • Storico dei movimenti (carichi / scarichi, acquisto / vendita)
  • Utilizzo di lettori di codici a barre portatili e possibilità di stampare etichette
  • Gestione di taglie e colori (per imprese nel settore abbigliamento, moda, calzature)
  • Funzione multi magazzino (per le aziende con più di un magazzino)
  • Distinta di base per gli articoli assemblati

Danea è un’azienda Italiana, della zona di Padova, e il programma è completamente in italiano.

Vantaggi di Danea Easyfatt

Svantaggi di Danea Easyfatt

Programma in italiano

Manca la versione gratuita

Ampia gamma di funzioni

 

Apache OFBiz

Apache OFBiz è un software open source con una lunga storia alle spalle, durante la quale il programma si è mostrato di grande affidabilità. Esso si divide in vari moduli principali che lo rendono un programma a tuttotondo: accounting, CRM, gestione degli ordini, gestione del proprio e-commerce, dell’inventario, del magazzino, della produzione e delle scorte dei materiali.

Secondo le dichiarazioni dello stesso sviluppatore, Apache OFBiz è un programma adatto alle aziende di qualsiasi settore. La sua gamma di funzioni è indiscussa e comprende praticamente qualunque aspetto della gestione di un’azienda. Il principale problema è che l’installazione iniziale è più complicata di quella di altri programmi ed è quindi ostico per i principianti. Superato questo primo ostacolo si avrà però il pieno controllo e un grado altissimo di personalizzazione.

Vantaggi di OFBiz

Svantaggi di OFBiz

Completamente gratuito

Necessarie conoscenze di programmazione

Grande affidabilità

Installazione complicata

Adatto a qualsiasi settore

 

Elevato grado di personalizzazione

 

Invoicex

Invoicex è un programma open source per i sistemi operativi Windows, OSx e Linux. Comparato ad altri programmi open source, Invoicex risulta adatto anche alle esigenze di coloro che non dispongono necessariamente di conoscenze di programmazione, incluse piccole e medie aziende, artigiani e liberi professionisti. Sostanzialmente chiunque alla necessità di gestire un magazzino abbini quella di emettere fattura.

Invoicex tuttavia è disponibile anche in tre versioni professionali: Professional, Professional Plus, Enterprise. Mentre quella base è gratuita, le altre si aggirano tra i 70 e i 200 € all’anno (IVA esclusa) e si differenziano innanzitutto per la presenza di un servizio d’assistenza e per la garanzia, oltre che chiaramente per un più ampio spettro di funzioni. Il pacchetto Enterprise si distingue da quello Professional Plus solo per il fatto di includere l’installazione nella vostra rete locale.

La natura open source di Invoicex lo rende un programma altamente personalizzabile e flessibile, in tutte le sue versioni. È completamente programmato in JAVA. Alcune funzioni di particolare importanza per le aziende di maggiori dimensioni sono disponibili solamente a pagamento, come la funzione multi magazzino e alcuni report sull’attività di magazzino.

Invoicex è un programma sviluppato da tnx, un’azienda italiana, il che fa sì che sia il programma che l’assistenza sono completamente in italiano.

Vantaggi di Invoicex

Svantaggi di Invoicex

Versione a pagamento relativamente economica

Supporto fornito solamente con i pacchetti a pagamento

Programma e assistenza in italiano

 

Adatto alle aziende di piccole e medie dimensioni

 

Odoo

Odoo, (ex TinyERP od OpenERP) è un software open source multipiattaforma sviluppato con l’idea di ottenere una posizione predominante nel mercato dei software per le imprese. Obiettivo raggiunto, se si considera i quasi 4 milioni di utenti che Odoo ha in tutto il mondo. Odoo vanta una comunità di sviluppatori (anche italiana) che contribuisce attivamente all’ulteriore sviluppo dei programmi, a cui l’utente può fare riferimento e chiedere consiglio.

Odoo è noto per la sua completezza. Già solamente aprendo la pagina relativa alle applicazioni, si vedrà immediatamente come ce ne sia una per ogni esigenza. Di contro vi è invece la complicata e potenzialmente dispendiosa configurazione di Odoo e i costi, che per le imprese di modeste dimensioni possono rappresentare un ostacolo. Infatti ogni applicazione che si aggiunge al pacchetto ha un costo aggiuntivo, cosa che può far salire alle stelle il prezzo mensile e pesare eccessivamente sul vostro budget. Il pacchetto standard per la gestione dell’inventario parte da circa 40 € al mese e prevede un solo utente. In alternativa si può scegliere uno dei Pacchetti successo che garantiscono un grado di supporto e di personalizzazione adeguato alle vostre esigenze.

Odoo garantisce tre diverse soluzioni di hosting: su cloud, in loco o con cloud dedicato. Il punto di forza del programma è certamente la perfetta integrazione di tutte le applicazioni offerte e la loro scalabilità. Infatti è possibile attivare o disattivare applicazioni in base alle proprie esigenze. Inoltre Odoo è disponibile in italiano.

Vantaggi di Odoo

Svantaggi di Odoo

Grande livello di integrazione e scalabilità

Software comparabilmente costoso

Disponibile in italiano

 

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Openbravo

Openbravo è un software open source dell’omonima società con sede a Pamplona (ex Tecnicia). Openbravo è un ERP multi uso, che copre tanti ambiti del lavoro aziendale, incluso l’inventario. Openbravo vanta clienti di grosso calibro come Decathlon ed è operativo in oltre 60 paesi. Il software permette di ottenere una visibilità accurata e in tempo reale dell’inventario e dell’intera catena di fornitura che vi è alle spalle. Inoltre garantisce l’utilizzo di POS Mobile per i vostri punti vendita, possibilità di e-commerce e una gestione semplificata e centralizzata di più locazioni fisiche.

Anche Openbravo si distingue per scalabilità e integrabilità delle sue applicazioni. Il software è rinomato a livello internazionale e ha vinto numerose volte il Bossie Award (Best Open Source Software).

Vantaggi di Openbravo

Svantaggi di Openbravo

Elevata scalabilità e integrabilità

Esclusivamente a pagamento

Plurivincitore del Bossie Award

Prezzario non disponibile

Vasta gamma di applicazioni

 

OpenBoxes

OpenBoxes (da non confondere con il Window manager Openbox) è un altro software open source completamente gratuito. Le sue funzionalità di base, espandibili, includono il controllo dell’inventario, il tracciamento dei lotti e dei beni di prossima scadenza, lo spostamento delle giacenze di magazzino e la supervisione delle consegne, gli ordini di acquisto, la situazione di riordino e l’integrazione di report personalizzabili.

OpenBoxes è stato ideato per quelle aziende dove l’infrastruttura tecnologica dedicata all’inventario è limitata. Il software promette di garantire risultati immediati per aziende con risorse limitate e che cercano però delle migliori possibilità per il controllo del proprio inventario e quindi della propria pianificazione, attraverso dei requisiti hardware minimi, delle opzioni di implementazione flessibili, un’interfaccia utente dall’utilizzo intuitivo e un flusso di lavoro user-friendly.

OpenBoxes vanta una community di supporto formata da specialisti tecnologici e della filiera, che però non comprende l’Italia. OpenBoxes è disponibile in inglese, spagnolo e francese – così come il suo supporto – ma garantisce di essere facile da tradurre in altre lingue e offre la possibilità di salvare nel database locale la propria traduzione.

Vantaggi di OpenBoxes

Svantaggi di OpenBoxes

Completamente gratuito

Community italiana assente

Facile da tradurre

La traduzione va svolta autonomamente

Struttura tecnologica necessaria limitata

 

Interfaccia utente intuitiva

 

User-friendly

 

SmartStock 360

SmartStock 360 è un avanzato software di gestione degli ordini e della logistica (e quindi anche dell’inventario). Si tratta di una soluzione personalizzabile, flessibile e omnicanale. SmartStock 360 non fornisce un prezzario ben definito, ma invita gli interessati a mettersi direttamente in contatto con l’azienda per richiedere una demo esplicativa e un preventivo. Si tratta di una soluzione valida e centralizzata che probabilmente non fa al caso delle aziende di piccole dimensioni.

Le funzioni dell’Inventory Management sono principalmente le seguenti:

  • Interoperabilità di tutti gli stabilimenti di stoccaggio dei prodotti
  • Aggiornamento automatico e immediato di spedizioni, nuovi arrivi e operazioni di fatturazione
  • Varie operazioni in-store, quali ritiro, consegna e gestione degli ordini
  • Messaggi di allerta nel caso di scarsità delle scorte di magazzino, con selezione dell’amministratore responsabile
  • Report di riordino merce e previsioni dell’andamento dell’inventario

Vantaggi di SmartStock 360

Svantaggi di SmartStock 360

Personalizzato, flessibile e omnicanale

Esclusivamente a pagamento

Gamma di funzioni convincente

Prezzario non disponibile

 

Poco adatta alle piccole aziende

Snipe-IT

Snipe-IT è un software open source trasparente, sicuro e che ha come obiettivo quello di fornire sempre una visione d’insieme. Nel pacchetto a pagamento, l’azienda si occupa di tutto quello che riguarda il server (servizio su cloud), l’installazione, gli update e la risoluzione degli eventuali bug e di supportarvi in qualsiasi vostro bisogno. Nel pacchetto standard gratuito invece l’unico supporto è quello offerto su Github. Il pacchetto Hosted, costa circa 35 € al mese. In alternativa al servizio cloud dell’azienda è possibile hostare il software sul proprio server.

Uno dei punti di forza di Snipe-IT è certamente la sicurezza, garantita a 360 gradi. Alla quale vanno ad aggiungersi un numero di utenti illimitato e l’assenza di limitazione per quel che riguarda i beni inventariati. Snipe-IT fornisce anche un pacchetto di solo supporto: Pro Support. In questo pacchetto Snipe-IT offre di prendersi cura del proprio software, fornendo supporto costante e prioritario da esterno, anche senza avere accesso al sistema aziendale del cliente.

Vantaggi di Snipe-IT

Svantaggi di Snipe-IT

Sicurezza garantita a 360 gradi

 

Nessun limite di utenti e di beni catalogabili

 

Disponibile anche pacchetto di solo supporto

 

Software di gestione del magazzino: riepilogo

I motivi per dotare la propria azienda e i propri collaboratori di un software per la gestione dell’inventario sono svariati, ma quello fondamentale riguarda probabilmente la funzionalità. Infatti tramite una migliore gestione del proprio magazzino non solo si risparmia riducendo gli sprechi, ma addirittura si individuano nuove occasioni.

Le soluzioni che vi abbiamo presentato sono variegate e rispondono a praticamente qualunque esigenza grazie alla loro flessibilità e personalizzabilità. Ogni azienda può trovare una soluzione che faccia al caso proprio, gratuita o a pagamento, in locale o su cloud, limitata all’inventario o all-in-one. Spesso i team di sviluppo offrono una prova gratuita o un preventivo con tanto di demo personalizzato sulle vostre esigenze.

Qui di seguito vi offriamo una tabella riassuntiva delle otto soluzioni software presentate:

Software

Fascia di prezzo

Tipo di soluzione

Specificità

Lingua italiana

Multipiattaforma

Danea Easyfatt

Soluzione a pagamento, da 100 a 400 € al mese

Programma per desktop

Azienda italiana, programma completo con anche funzioni di fatturazione, abbastanza costoso rispetto alla media

X

Apache OFBiz

Completamente gratuito

Open source, programma per desktop

Tool all-in-one, installazione complicata, necessarie conoscenze di programmazione

X

Invoicex

Gratuita / a pagamento con pacchetti da 70 a 190 € all’anno

Open source, programma per desktop

Azienda italiana, adatto a piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani

Odoo

Il software di gestione dell’inventario con un solo accesso utente costa circa 40 € al mese, ogni ulteriori applicazione corrisponde a un aumento

Open source, soluzione su cloud (server di Odoo), locale, o su server dedicato

Integrazione perfetta delle varie applicazioni e scalabilità

Openbravo

A pagamento, è necessario richiedere un preventivo personalizzato

Open source

ERP multi uso, vincitore per 6 volte del Bossie Award

OpenBoxes

Completamente gratuito

Open source

Pensato per le aziende con una scarsa infrastruttura tecnologica

X (ma facilmente traducibile stando alla dichiarazione dello sviluppatore)

SmartStock 360

A pagamento, è necessario richiedere un preventivo personalizzato

Programma per desktop

Soluzione professionale personalizzata, poco adatta alle aziende di modeste dimensioni

X

Snipe-IT

Gratuito e pagamento (tra 35 e 40 € al mese)

Open source, hosted o self-hosted

Sicurezza e supporto a 360 gradi

X

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