Assessment center spiegato in maniera semplice

Un’azienda dipende dai propri impiegati, nel bene e nel male. In particolare, una scelta errata della forza di lavoro specializzata può rappresentare un problema. Tuttavia nella selezione del personale non sono solo le qualificazioni a giocare un ruolo, ma anche le cosiddette soft skills, la capacità di risolvere problemi e di identificarsi con i valori dell’azienda. Questi fattori sono difficili da individuare nel curriculum vitae e anche il colloquio iniziale fornisce solo un’impressione alquanto superficiale dei candidati. L’assessment center con i corrispettivi test ed esercizi svelano invece ulteriori aspetti, ossia: il candidato è adatto a diventare parte integrante dell’azienda?

L’assessment center (AC) è un metodo di sottoporre dei test, principalmente di carattere psicologico, a un candidato, così da verificare la sua adeguatezza per la posizione. Solitamente i candidati vengono invitati a un processo di selezione del personale della durata di uno o più giorni, dove si interfacciano tra di loro, a volte più, a volte meno. A guidare i candidati durante questo processo di selezione del personale ci sono gli osservatori professionisti, che spesso hanno anche partecipato alla realizzazione dei test e che alla fine si faranno carico della valutazione. Le osservazioni durante lo svolgimento giocano inoltre un ruolo di pari importanza per gli esiti effettivi dei test.

Di norma un assessment center non è incentrato sulle conoscenze specifiche. Tali conoscenze costituiscono solitamente un prerequisito, che sarà stato verificato durante la lettura del curriculum vitae. L’AC viene utilizzato in un momento successivo, dove il numero dei candidati è già stato ridotto a un gruppo di più facile gestione. Durante l’assessment center i candidati vengono valutati principalmente grazie alle seguenti tre domande:

• Come reagisce il soggetto a una situazione di stress?
• Com’è il comportamento del candidato dal punto di vista della psicologia di gruppo?
• Com’è la capacità del candidato di gestire problematiche impreviste?

Queste domande indicative permettono già di capire se i risultati del test saranno secondari o meno. Durante le prove, l’attenzione degli osservatori/giudici è sul comportamento: ideale è un candidato calmo e analitico, che sia da solo che in gruppo sappia gestire con successo le sfide presentategli, anche sotto stress. Il parere psicologico degli esperti permette infatti di valutare se il candidato sia generalmente adatto per una posizione, magari con responsabilità decisionali, indipendentemente dal campo d’impiego.

Il processo di selezione del personale richiede un considerevole sforzo: mentre un tipico colloquio conoscitivo avviene senza una particolare preparazione, negli uffici dell’azienda e per mezzo dei suoi dipendenti, gli assessment center risultano decisamente più dispendiosi a livello di tempo e di soldi. Molte aziende decidono infatti di affittare una location per l’occasione e incaricano un’azienda specializzata. Proprio per questo motivo gli assessment center hanno luogo per la scelta di dirigenti o per posizioni di particolare importanza.

Dopodiché non è da escludere che alcune aziende sottopongano a un simile processo di selezione del personale anche apprendisti e tirocinanti, soprattutto se l’intenzione è quella di formarli per lungo tempo rendendoli dei professionisti. Le aziende di grandi dimensioni sfruttano queste occasioni non solo per la selezione del nuovo personale ma anche per valutare i dipendenti attuali. Possono ad esempio essere scelti dei dipendenti ai quali offrire corsi di aggiornamento o perfezionamento.

Dai primi assessment center (è possibile datare dei processi di selezione di questo tipo al medioevo, in Cina), si sono stabilite diverse varianti. A giocare un ruolo sono chiaramente anche gli sviluppi tecnologici.

Il classico assessment center ha una durata che si attesta in media tra uno e tre giorni, necessari per trovare un candidato per la posizione aperta. Un gruppo di dimensioni gestibili di candidati viene perciò invitato a sottoporsi a test ed esercizi per alcune ore, in parte singolarmente, in parte come membro di un gruppo.

I singoli assessment center fanno a meno della fase di collaborazione in gruppo. Il candidato viene considerato singolarmente, isolandolo dagli altri candidati. Il motivo va ricercato soprattutto nella protezione dei dati personali. Non sempre infatti è accettabile che i candidati vengano a sapere chi sono gli altri candidati, soprattutto se questi sono attualmente vincolati da un contratto di lavoro con un’azienda. Inoltre gli assessment center permettono di evitare delle valutazioni errate dovute all’effetto di contrasto tra i candidati.

Nella maggior parte dei casi gli assessment center vengono condotti per trovare la persona giusta per una posizione concreta. Ma non è sempre così: l’assessment center può essere utilizzato come strumento di analisi per il team attuale. I management audit servono ad esempio a valutare le performance dei quadri dirigenti e il loro potenziale di sviluppo. Un’altra possibilità è quella di utilizzare i management audit per effettuare cambiamenti riguardanti la politica aziendale del personale. Essendo infatti i dipendenti parte del valore dell’azienda, un management audit serve anche a valutare il valore dei dipendenti, ad esempio in caso di un passaggio di proprietà.

Gli assessment center per lo sviluppo (chiamati anche development center) si prefiggono di determinare il potenziale di miglioramento. A partecipare sono i dipendenti di un’azienda. A essere analizzati sono invece i punti di forza e le debolezze dei tester, così come avviene anche per altre forme di AC. In seguito a un test di questo tipo avviene una valutazione individuale, che fornisce al singolo suggerimenti riguardo a dove possa migliorare per aumentare le proprie possibilità di crescita. In questo modo la dirigenza può far pervenire delle possibilità di perfezionamento o aggiornamento adeguate al singolo dipendente.

Il progresso tecnologico ha permesso che gli assessment center divenissero possibili anche online. I partecipanti non devono comparire in un determinato luogo a una data ora, bensì possono svolgere il test da casa e spesso quando scelgono loro. Attraverso maschere di inserimento e questionari, i candidati devono risolvere compiti e test.

Per simulare una situazione di stress come avviene presso gli assessment center classici, vengono inseriti nel test limitazioni di tempo o comunque il calcolo del tempo impiegato, che partirà subito dopo l’avvio. Colloqui personali o mansioni di gruppo vengono spesso escluse, nonostante queste rimangano teoricamente possibili grazie alla videotelefonia presente su Internet.

Il vantaggio degli assessment center online è che sia per il candidato che per l’azienda i costi vengono ridotti al minimo. Lo svantaggio si trova invece nel fatto che l’osservazione individuale del candidato non è possibile e in questo modo i risultati finali saranno più piatti rispetto al procedimento tradizionale. Inoltre dal lato del candidato deve essere accertato che tutti i requisiti tecnici siano rispettati per l’intera durata del test, cosa che, nonostante il progresso tecnologico, anche oggi non può essere data per scontata.

Ogni assessment center è diverso anche se simile: determinati esercizi o situazioni si ripresentano in maniera analoga in quasi tutti gli AC. Ad accomunarli è ad esempio il fatto di mettere sotto pressione i candidati. Non è previsto che questi si sentano a proprio agio, non è infatti questo l’obbiettivo. Perciò il fattore stress viene creato in maniera artificiosa. Sono queste le condizioni nelle quali vengono elaborati i compiti tipici, ma unici degli assessment center.

All’inizio di un assessment center ha solitamente luogo un colloquio, simile a un normale colloquio di lavoro. Ma piuttosto che la solita dinamica domanda-risposta, viene spesso richiesta anche una autopresentazione da parte del candidato. Questo serve da un lato a conoscere meglio il candidato, dall’altro mostra il comportamento del partecipante in queste situazioni, che per molti risultano alquanto scomode. Padronanza e autenticità sono caratteristiche fondamentali.

All’interno di un assessment center è possibile anche che abbia luogo un gioco di ruolo. I giochi di ruolo avvengono spesso tra gruppi, salvo nel caso in cui si tratti di un assessment center individuale. Tra i vari membri dei gruppi vengono suddivisi vari ruoli, spesso in contrapposizione tra loro. Tipici sono ad esempio delle discussioni tra persone che ricoprono ruoli dirigenziali e sottoposti, chiaramente fittizi, creando una situazione di tensione. Comune è anche una conversazione tra acquirenti e venditori. Chiaramente vengono osservate entrambe le parti: come si comportano le persone in situazioni di conflitto, quanto sono pronte a compromettersi e quanto risultano convincenti?

Inizialmente si trattava di un vero e proprio cestino per la posta in entrata, con il passare del tempo e il progresso tecnologico è passato completamente al digitale, ossia in un software di posta elettronica vengono sottoposte ai candidati notizie, messaggi e appuntamenti che devono essere elaborati con urgenza. Come vanno divise le varie mansioni? Qual è il primo compito da svolgere? Cosa inoltrare ai colleghi? Un’ulteriore difficoltà deriva dal fatto che spesso i compiti si contraddicono, almeno in parte, e con nuovi messaggi che arrivano il sistema messo in piedi finisce per essere mandato a monte. Gli osservatori verificano il talento organizzativo dei partecipanti e la loro efficacia e capacità di lavorare sotto pressione, ma sempre in maniera ordinata.

Comuni sono anche gli studi di caso: ai candidati vengono sottoposti, da soli o in gruppo, dei casi concreti dalla routine aziendale, ai quali i candidati devono presentare una soluzione in un tempo prestabilito. Poiché gli studi di caso non sono così astratti come altri esercizi degli assessment center, è richiesto un certo grado di conoscenza specialistica. Inoltre questi compiti permettono di verificare la competenza generale in merito alla capacità di risoluzione dei problemi e la capacità di lavorare in gruppo. La soluzione non è però tutto, si prendono in considerazione anche altri fattori. Gli osservatori pongono domande riguardo al procedimento scelto. Ogni singolo candidato deve descrivere come è giunto alla propria soluzione.

Un altro esercizio tipico degli assessment center è il fact finding, corrispondente in gran parte al principio dello studio di caso, poiché anche qui si tratta di risolvere un problema. La differenza è che ai candidati non vengono fornite tutte le informazioni rilevanti, ma si mette a disposizione una terza persona che fungerà da esperto per la ricerca dei dati. Tramite domande mirate i candidati devono ottenere tutte le informazioni necessarie dall’esperto per la risoluzione del quesito. A giocare un ruolo importante oltre alla risoluzione del problema, sono aspetti quali la capacità di condurre ricerche con successo.

Questionari standardizzati sono particolarmente utilizzati negli assessment online, ma anche nei classici assessment center. Qui si differenzia tra test d’intelligenza e test psicometrici. I primi sono famosi per misurare il quoziente d’intelligenza. I test psicometrici, invece, puntano a svelare di più riguardo alla personalità dei candidati. Se la consultazione avviene per mezzo di un software, anche la valutazione avverrà abbastanza in fretta.

Ogni assessment center termina con un colloquio conclusivo. Durante un colloquio confidenziale ai candidati viene chiesto un parere riguardo alle esperienze appena fatte e li si prega di fornire un’autovalutazione. Qui il partecipante ha la possibilità di spiegare il proprio punto di vista in merito ai fiaschi o presunti tali avvenuti durante l’AC. Infine gli osservatori forniscono un riscontro sulle prestazioni del candidato. In alcuni casi in questa fase viene già comunicata l’esclusione o il proseguimento nel processo di selezione. La scelta viene però presa in un momento successivo, ovvero dopo che si è avuto tempo a sufficienza per valutare correttamente i risultati.

Poiché gli assessment center durano di norma dagli uno ai tre giorni, sono chiaramente previste delle pause a intervalli regolari. Talvolta queste pause avvengono in presenza degli osservatori, facendo sentire il candidato sotto controllo. Un test che gode di particolare cattiva reputazione prevede di andare a cena col candidato. Il candidato si comporta in maniera adeguata, responsabile e amichevole anche nel suo tempo libero? Sebbene attività di questo genere non prevedano una valutazione ufficiale, i candidati devono essere consapevoli che il controllo, in presenza degli osservatori, è continuo e costante.

Attraverso l’intenso scambio con i candidati si ottiene una visione molto dettagliata dei singoli interessati. Lettere di motivazione, curriculum vitae e colloqui finalizzati all’assunzione permettono di ottenere una buona prima impressione e capire le competenze settoriali, ma manca il tempo per riuscire veramente a conoscere la persona. L’assessment center ha come obbiettivo quello di minimizzare questa insicurezza, promuovendo di fatto l’interazione con il candidato sotto condizioni particolari e mirate. L’AC riesce a mettere in risalto altri lati dei partecipanti, lati che sono comunque importanti per il successo della collaborazione, ma che sono difficili da vedere e prendere in considerazione in uno scambio più breve e superficiale.

L’essere resistenti allo stress, capaci di lavorare in team e orientati a trovare soluzioni sono qualità richieste anche in processi di selezione del personale meno intensi, dove le aziende devono però affidarsi a quanto dichiarato dei candidati. L’assessment center viene solitamente eseguito da esperti, basandosi su conoscenze specifiche, diversamente da quanto avviene in caso di colloqui conoscitivi, dove ci si basa sulle impressioni. Un’interazione di base con i candidati garantisce da entrambi i lati un maggiorgrado di soddisfazione: il futuro dipendente sarà più adatto all’azienda, presenta i criteri richiesti per il profilo e si sentirà quindi meglio durante il lavoro.

Ma l’assessment center non porta con sé solamente vantaggi. La prima cosa che salta all’occhio sono i costi a esso connessi. Per condurre il test l’azienda si affida solitamente a un’impresa specializzata, con i relativi costi. Si aggiungono poi i costi per l’affitto della location e di vitto e alloggio. Così l’assessment center si configura come un investimento senza alcuna sicurezza riguardo ai risultati: può darsi che il processo non porti ad alcuna nuova assunzione.

L’assessment center è un procedimento di selezione del personale efficace solo se non vengono commessi errori metodici. Particolarmente ricorrenti sono tre tipi di errori ai quali gli assessori devono prestare attenzione: manipolazione, conflitti d’interesse e preferenze per simpatia. Inoltre gli stessi test potrebbero nascondere delle insidie. Test standardizzati e nei quali sono presenti carenze potrebbero lasciare intendere quale sia la risposta che gli osservatori o il potenziale datore di lavoro favorisce. Se questo accade i candidati possono manipolare i risultati con facilità.

Allo stesso modo non si può dimenticare che anche gli osservatori sono umani e che anche a loro può capitare di fare delle scelte soggettive. Le aziende specializzate in assessment center devono fare profitto e consegnare risultati soddisfacenti. Questa pressione può portare a falsificazioni dei risultati. Inoltre bisogna tenere presente che anche le persone predisposte alla valutazione potrebbero essere soggette a simpatie: persone dal carattere estroverso vengono spesso valutate meglio di chi tende a rimanere in disparte, anche se ciò non è necessariamente rilevante per la qualificazione.

Dal punto di vista delle aziende l’assessment center può rappresentare il procedimento di selezione del personale migliore che ci sia. Per la maggior parte dei partecipanti un invito a partecipare a uno di essi è già motivo di stress. Ma farsi prendere dal panico, oltre che inutile, può rivelarsi dannoso in quanto può peggiorare le chance di distinguersi in esercizi e test. Chi arriva nervoso, si troverà in una soluzione ancora peggiore di quando realmente posto sotto pressione. Perciò i consigli più che relativi alle prove vere e proprie, fanno riferimento a un’esecuzione tranquilla delle stesse.

Poiché le prove a cui si sarà sottoposti non sono conosciute anzitempo, è complicato prepararsi in maniera adeguata a trovare la soluzione migliore. Nonostante possa essere consigliabile allenarsi nell’esercizio della “Posta in arrivo”, non è tuttavia scontato che sia prevista nell’assessment center al quale si parteciperà: proprio per via della sua crescente notorietà, in sempre più assessment center si decide di farne a meno; i partecipanti arrivano già troppo preparati.

Si può però esercitare la capacità di parlare liberamente e saper presentare. In tutti gli assessment center arriva prima o poi la situazione in cui è necessario parlare in pubblico o tenere una presentazione, che sia riguardo a un tema in particolare o su se stessi. Se lo si rende un esercizio di routine, l’esposizione diventa più scorrevole, suonando così anche più professionale: meno blocchi, meno riempitivi e più attenzione a chi ci sta ascoltando.

Oltre a questa capacità è possibile influenzare anche la propria forma mentis. I candidati non dovrebbero considerare l’assessment center come una complicata prova sotto controllo costante, ma come una possibilità di dimostrare le proprie capacità. Osservando i seguenti consigli si arriverà più preparati al momento della prova:

Come candidati si deve pensare che con ogni probabilità gli osservatori eseguono la propria mansione da diversi anni con successo, sviluppando perciò delle conoscenze sulla natura umana. Notano perciò immediatamente se si sta cercando di ingannarli. Chi ripete frasi a memoria verrà smascherato facilmente. Al contrario i partecipanti dovrebbero comportarsi nella maniera più naturale possibile. La perfezione non è richiesta.

Nella maggior parte dei lavori ambizione e volontà di vincere sono un vantaggio. Ma chi esagera con la competizione otterrà l’effetto contrario durante un assessment center. Gli altri partecipanti non vanno percepiti come concorrenti, ma come colleghi. Questo aiuta a dimostrare la propria capacità di operare in team.

Esattamente come avviene nei colloqui di lavoro, lo stesso avviene negli assessment center, ovvero il sentirsi chiedere quali siano le proprie debolezze. Tutti non vedono l’ora di presentare i propri punti di forza, ma è altrettanto importante essere consapevoli delle proprie debolezze e non tentare di nasconderle. Questo dimostra la volontà di essere pronti a lavorarci e a migliorarsi. Chi tenta a tutti i costi di nascondere i lati meno positivi della propria persona, dà un segnale sbagliato.

Essere pronti a mettersi in gioco è un fattore importante, che ha a che fare anche con la capacità di essere parte di un team. Ma chi non è capace di mantenere una posizione, darà l’impressione di essere un po’ falso o incapace di imporsi. Esprimendo durante un colloquio individuale o di gruppo dei punti di vista discordanti, si finisce per rendere le proprie parole meno valide. Difendere un’opinione, ma dimostrare comprensione per quelle degli altri è probabilmente il modo migliore di comportarsi.

Sotto la pressione di un assessment center può capitare di perdere i nervi con facilità. Tuttavia questo non è un buon motivo per trattare gli osservatori e gli altri partecipanti in maniera scortese, poco amichevole e impaziente. Non è certamente un modo per dare prova delle proprie qualità. Perciò anche parlare male alle spalle di qualcuno non è mai una buona idea, poiché finirà sempre per avere delle ripercussioni negative.

Tutti i partecipanti di un assessment center sono nella stessa barca. Tutti sono stati invitati poiché si sono contraddistinti tra centinaia di candidature. Pensare di essere speciali è quindi un’illusione. Chi pensa solo a sé stesso e alla propria prestazione, risolvendo le prove da solo e cercando sempre di indirizzare la conversazione, mostra solamente una scarsa capacità di lavorare in team. A fare una buona impressione è invece chi supporta gli altri partecipanti.