In qualità di moderatore preparate la sessione di brainstorming a seconda del gruppo con cui lavorate. Per prima cosa rispondete alle seguenti domande, se necessario con l’aiuto dei partecipanti:
- Quante persone prendono parte al brainstorming? Non esiste una dimensione ottimale del gruppo, tuttavia, se è troppo grande, mette a rischio il flusso di idee (i partecipanti potrebbero sentirsi intimiditi), mentre se è troppo piccolo, circolano meno idee. Qui è decisivo trovare il giusto equilibrio e anche chiedersi quali siano le dimensioni comuni dei gruppi nel vostro ambiente di lavoro e se queste risultano sensate per il vostro progetto.
- Com'è composto il gruppo (carattere, sesso, gerarchia, nazionalità, lingue, competenze tecniche)? Dato che i risultati migliori nel brainstorming si ottengono se ogni partecipante collabora, dovreste assicurarvi che il gruppo sia ben bilanciato. Alcuni si comportano in modo più diretto e dominante di altri, che, invece, rimangono più timidi e riservati. Per evitare che si verifichino alcuni fastidi, sarebbe meglio raggruppare in maniera bilanciata tutte le persone coinvolte. Lo stesso vale per le gerarchie sul posto di lavoro. Se moderate un gruppo di brainstorming composto da cinque persone di cui quattro sono dipendenti e uno è un tirocinante, quest'ultimo è magari insicuro e non partecipa attivamente. Fate quindi attenzione che i partecipanti non si sentano in soggezione in presenza di persone che ricoprono un ruolo superiore.
In una multinazionale è importante pensare a eventuali barriere linguistiche, se pianificate una sessione di brainstorming internazionale. Di solito quando si tratta di decidere la lingua da utilizzare la prima scelta ricade sull'inglese. Tuttavia sarebbe sensato che ogni partecipante desse il proprio contributo nella propria lingua madre per riuscire a esprimere le proprie idee incondizionatamente. Potete poi tradurle insieme al momento dell’analisi.
Infine non dovete dimenticare che un brainstorming ottiene migliori risultati se i partecipanti sono già esperti nel relativo campo. Le persone specializzate, infatti, prendono più facilmente il timone, mentre i meno esperti e i principianti sono generalmente più tentennanti. Ma proprio da quelle persone che non hanno molte competenze nel settore provengono spesso le idee più insolite e innovative rendendo il brainstorming uno strumento molto prezioso.
- Chi nel gruppo identificate come opinion leader? In molti gruppi emergono persone particolarmente dominanti e/o che influenzano le altre con le proprie opinioni e dalle quali potete aspettarvi che collaborino in modo particolarmente attivo durante un brainstorming. Sebbene un partecipante più motivato sia di grande aiuto, se prende troppo spesso la parola può demotivare o togliere l’occasione di esprimersi agli altri partecipanti. Se identificate chiaramente una persona di questo tipo, si consiglia di parlarle in privato prima della sessione. Inoltre durante il brainstorming avete la possibilità di coinvolgere di più gli altri partecipanti se vi affidate a una moderazione abile. Più conoscete il vostro gruppo e gli opinion leader, più sarà facile per voi assolvere il vostro compito.
In fase di preparazione pensate a un’introduzione adeguata. Ponete il problema in modo conciso e senza scendere troppo nei particolari, altrimenti senza volerlo potreste influenzare le idee che seguiranno. Dovreste anche spiegare brevemente le condizioni generali (tempo, modalità di svolgimento, ecc.) e le regole (quantità prima della qualità, divieto di critiche, far finire di parlare gli altri, ecc.), in modo che ogni partecipante sia a conoscenza del metodo.
La cosa più importante è però il compito effettivo o la domanda al centro del brainstorming. Formulate quindi al meglio l'introduzione.
Di seguito un esempio di appunti per il brainstorming:
Compito: "Trovare un nuovo slogan pubblicitario per la nostra bibita"
Regole:
- Lanciare sul tavolo nuove idee o sviluppare ulteriormente idee già esistenti, non c'è bisogno di alzare la mano per prendere la parola.
- Sono vietati commenti e critiche che si discostano dal tema principale.
- Dare il proprio contributo nella maniera più breve e concisa possibile. Sarebbe meglio se ogni contributo prevedesse SOLO uno slogan.
- Tutti gli slogan vengono scritti dal moderatore sulla whiteboard.
- Tempo: 30 minuti.
- Successiva analisi delle idee e discussione aperta (un'ora circa). Può essere scelta solo un'idea.