5 alternative a Slack per la comunicazione interna aziendale

Slack è il pioniere delle applicazioni software di gruppo. Pochissimo tempo dopo il rilascio aveva già centinaia di migliaia di utenti. Nel settembre del 2017 già sei milioni di persone utilizzavano quotidianamente la piattaforma. Inoltre il team di Stewart Butterfield continuava a sviluppare questo tool di collaborazione mentre programmava un gioco (che però non ha avuto successo).

Il fatto che il team stesso utilizzasse l’applicazione ha sicuramente apportato vantaggi alla sua facilità d’uso. Nel 2015 tuttavia era già chiaro che il giovane software non è perfetto: Slack ha subito un attacco hacker che è costato una gran quantità di dati agli utenti. Per questo motivo l’azienda ha alzato gli standard di sicurezza e ha introdotto l’autenticazione a due fattori.

Tuttavia la persistente popolarità dell’applicazione probabilmente non la renderà esente da ulteriori attacchi in futuro, e anche per questo alcuni utenti preferiscono cercare alternative a Slack. Inoltre, Slack è un sofware basato su cloud, con server negli USA. Non vi è alcuna possibilità di hostare dati sensibili aziendali autonomamente. Se volete avere la certezza che siano osservate le leggi europee sulla protezione dei dati, dovete affidarvi ad alternative che mettono a disposizione server in Europa. Alcuni fornitori vi permettono di scaricare il software e utilizzare un host di vostra fiducia.

Il cuore di Slack è il canale: queste chatroom vengono create per tutti i progetti e team necessari. In qualità di team leader potete inserire le persone nei vari canali e assegnare i permessi di accesso. Il software è particolarmente utile per le conversazioni del team, garantendo la trasparenza aziendale e i benefici che ne conseguono.

Il tool di ricerca è molto pratico, dato che permette di trovare tutte le conversazioni di gruppo, i messaggi privati e i file caricati in breve tempo. Allo stesso modo si possono commentare i documenti direttamente nel cloud. Le conversazioni importanti rimangono in primo piano. Da settembre 2017 è possibile anche la comunicazione tra aziende e tra team.

I chatbot ampliano inoltre la gamma delle funzioni. Sopra potete per esempio vedere sotto “direct messages” lo “slackbot”: risponde a domande sui servizi di Slack e fa riferimento agli articoli corrispondenti nella sezione di aiuto. Con il bot “Polly” si possono inserire sondaggi.

Slack non ha di per sé funzioni di content management, ma integra una vasta gamma di app utili con le quali l’utente può lavorare. In questo modo Slack amplia la propria collaborazione con Google e offre app per collegamenti con servizi Google come Drive, Hangouts o Calendar. Con Zoom, Slack aggiunge la funzione di videoconferenza altrimenti mancante. Altre app integrate sono:

• Zendesk
• OneDrive
• Dropbox
• Feed RSS
• Twitter
• Salesforce
• Asana

Ciò che rende Slack così popolare è la facilità e l’intuitività d’utilizzo. Potete leggere il nostro esauriente articolo sul tema, se volete sapere di più su Slack e scoprire come scrivere meno e-mail, risparmiare tempo e fatiche e aumentare la trasparenza grazie a Slack.

Eppure i temi della protezione dei dati e della sicurezza sono e rimangono argomenti di un certo peso contro questo popolare programma di chat. Per questo vi presentiamo le migliori alternative a Slack, alcune delle quali sono gratuite o si affidano a data center sicuri in Europa. Quale programma faccia al caso vostro dipende soprattutto dai motivi e dalle finalità che vi proponete con un simile strumento di comunicazione interno aziendale.

Spike ha ripensato la comunicazione nei team. Attualmente ancora molti processi funzionano ancora per e-mail nelle aziende. Tuttavia nelle conversazioni lunghe risulta difficile mantenere uno sguardo d’insieme e seguire una discussione con i classici programmi e-mail. La app di Spike trasforma le conversazioni e-mail in un formato che normalmente conosciamo soltanto per i programmi messenger e di chat: una raffigurazione basata sul dialogo. Non ci sono righe per l’oggetto e firme. Così l’utente può utilizzare il traffico e-mail come una chat e avere una comunicazione più naturale.

Il vantaggio di Spike è che non utilizza un account utente proprio: il programma si appoggia a un account e-mail già esistente. Coloro che hanno un account presso un fornitore freemail come ad esempio GMail o Yahoo e lavorano con meno di centomila e-mail, possono utilizzare Spike gratuitamente. I team professionali con un proprio dominio e-mail devono invece utilizzare la versione a pagamento.

Il programma non offre semplicemente una nuova raffigurazione delle e-mail. Come molte alternative a Slack, anche Spike può fare molto di più per supportare la comunicazione e la collaborazione in un team: con l’app si possono anche organizzare chat di gruppo, effettuare videochiamate e inviare file, nonché gestire un calendario.

L’applicazione si può utilizzare su piattaforme diverse: accanto a Windows e macOS ci sono anche versioni mobili per Android e iOS nonché un’applicazione web basata sul browser.

Nella versione gratuita il numero di utenti e conversazioni sono illimitati, poiché, a differenza di Slack, Fleep non limita la memoria destinata ai messaggi. Con la funzione di ricerca potete così trovare tutti i progetti e le chat archiviate. All’interno di una conversazione si possono caricare con un clic i file o stabilire e gestire task. Inoltre nella sidebar si trovano messaggi evidenziati e upload di file. Ogni account ottiene uno spazio per i documenti fino a 10 GB.

Non ci sono limiti per l’integrazione di app: accanto ai comuni servizi cloud, e-mail e tool di project management, si trova anche appear.in. Questo plug-in completa il sistema di chat basato su testi con pratiche funzioni di chiamata sia audio che video. Grazie all’API di Fleep si possono integrare applicazioni più grandi o app create da voi.

La versione business è possibile soltanto in abbonamento, anche se il prezzo è equo. La capacità di memoria per i documenti sale a 100 GB e vi sono ulteriori caratteristiche:

• Possibilità di gestire account, chat e team in qualità di amministratore
• Nome dell’azienda sul profilo
• Logo dell’azienda per tutti i sub-utenti nel tool

Nella gestione degli account si possono sospendere o cancellare spammer o utenti inattivi.

Tra le alternative a Slack, Rocket.Chat si propone perciò non solo di essere gratuito, ma anche, grazie al codice open source, facilmente adattabile per gli sviluppatori della vostra azienda. Per le grandi aziende che necessitano di supporto tecnico, ci sono versioni a pagamento. Nella versione di base Rocket.Chat mette a disposizione soltanto l’applicazione, mentre l’hosting deve essere preso in carico da ciascun team. Basta soltanto scaricare il programma e i dati sensibili rimangono sul vostro server. Volete comunque un host? Rocket.Chat offre un servizio cloud liberamente scalabile.

Il provider offre tre pacchetti di abbonamento: Bronzo, Argento e Oro. Nel prezzo sono compresi da 1 a 20 TB di spazio di archiviazione per un numero di utenti illimitati. È inclusa anche l’assistenza di base. Per avere l’assistenza prioritaria, dovete attingere nuovamente alle casse aziendali, anche per la versione Cloud. Per aziende di grandi dimensioni può valer la pena pagare l’importo mensile, mentre alle più piccole forse conviene l’assistenza di base.

Rocket.Chat dispone delle consuete caratteristiche di messaggistica istantanea che ogni alternativa a Slack dovrebbe avere. Sono possibili chat per team e per progetto, oltre ai messaggi privati. I canali privati, come si può vedere sopra, sono canali chiusi, il cui contenuto è ulteriormente crittografato e non è archiviato. Inoltre, Rocket.Chat si adatta a diversi tipi di utenti. In questo modo la comunicazione interna è fluente come la live chat di B2C di Rocket.Chat sul vostro sito web. Inoltre si possono inserire un numero illimitato di utenti, ospiti e canali. Tutti i messaggi sono crittografati end-to-end. L’autenticazione a due fattori nel file sharing è un’ulteriore garanzia di sicurezza.

Gli sviluppatori lavorano costantemente al codice di Rocket.Chat e sono riusciti a implementare l’API nel software di base. Con l’aiuto di Hubot e Webhooks potete integrare i vostri tool già esistenti nonché ulteriori bot di Rocket.Chat. La community suggerisce ad esempio Jitsi Video Bridge, che stabilizza la videochat esistente e collega in modo ottimale utenti che si trovano in punti diversi del globo. Di seguito un elenco delle integrazioni:

• Google Calendar
• DeadSimpleScreenSharing
• Azure Alerts
• BitBucket
• Jira
• PagerDuty
• Nixstats
• Travis CI
• Trello
• GitHub e GitLab
• Zapier

Per quanto riguarda la funzione di chiamata e videochiamata, Rocket.Chat è un passo avanti a Slack: durante un meeting i partecipanti alla chat possono facilmente aggiungersi alla conversazione ottenendo anche accesso all’opzione di condivisione dello schermo. Il tipico caos delle conversazioni delle chat lunghe dovrebbe essere gestito da Thread e Hubot, ma quest’ultimo è meno collaudato del suo corrispettivo di Slack, lo slackbot.

Mattermost è un ulteriore concorrente open source di Slack che mira a superarlo e per questo motivo la community si è specializzata sulla comunicazione sicura aziendale. Chi deve attenersi a standard di sicurezza e compliance molto alti ha sicuramente vita più semplice se tutti i dati rimangono sul proprio server. Basta scegliere durante l’installazione il vostro server e inserire il dominio. Poi ci sono una serie di indicazioni riguardo alla possibilità che il programma mandi messaggi push, che corregga l’ortografia o che si avvii automaticamente a ogni accensione.

La funzione di messaggistica istantanea ha una Team Edition gratuita e due versioni Enterprise. L’Enterprise Edition E10 è ottimizzata per team e reparti che vogliono avere più controlli sull’infrastruttura IT. I messaggi push crittografati e il protocollo AACP garantiscono un alto livello di sicurezza, il tutto per un costo fisso mensile. E20 è una versione Enterprise con funzionalità aggiuntive di compliance e sicurezza:

• Estensione del Compliance Support
• Autenticazione supplementare
• Estensione del supporto per il vostro data center
• Analisi aziendale

La Team Edition offre un sistema di messaggistica istantanea pratico per il cloud privato. Contiene tutte le funzioni di base della versione Enterprise. Anche con la versione gratuita potete beneficiare di continui update per migliorare il servizio.

Nel programma create team per gli utenti corrispondenti. Nel canale potete chattare su un particolare tema. La struttura a thread ordina le conversazioni più lunghe. La ricerca non mostra soltanto il messaggio desiderato, ma anche il contesto del discorso in cui è inserito. Con la Taskbar potete caricare file e cercare documenti archiviati. All’interno di una chat, gli utenti vedono quando ha luogo una chiamata in conferenza PSTN e si possono unire accettando l’invito. Prima occorre creare una voce nel calendario. Accanto ai messaggi scritti privati, il tool VoIP consente chiamate di messaggistica istantanea e videoconferenze.

Nella versione Team potete inserire integrazioni illimitate. In termini di usabilità, tuttavia, Slack rimane in testa: in Slack le installazioni si effettuano con un clic, mentre con Mattermost occorre farlo manualmente. Tuttavia Slack consente soltanto 10 bot e app nella versione di test. Anche la ricerca di messaggi archiviati è limitata a 10.000, mentre Mattermost non pone alcun limite. Il programma è disponibile in versione web, nonché come applicazione desktop e come app per lo smartphone.

Microsoft festeggia il successo di Teams alla conferenza Ignite, affermando che dopo soli 6 mesi dal lancio del software già 125.000 aziende utilizzano il tool di comunicazione. Basandosi sulla popolarità, perciò, si sarebbe indotti subito a pensare che Teams sia la migliore alternativa a Slack, ma bisogna forse tenere conto anche del fatto che i molti utenti Microsoft si sono trovati semplicemente a disposizione il software di messaggistica istantanea.

Si potrebbe sollevare qualche critica sui metodi che Microsoft utilizza per i propri update, ma per quanto riguarda il servizio di messaggistica istantanea c’è poco da eccepire: il software possiede tutte le caratteristiche essenziali, come la chat e i messaggi istantanei, per i meeting si possono loggare fino a 250 persone con una videochiamata in HD e per quanto riguarda l’accesso di eventuali ospiti, basta invitare le persone al di fuori della propria azienda su Teams. È stata anche inserita l’integrazione con il calendario di Outlook, inizialmente mancante, permettendo al team di ricevere notifiche per meeting per i quali hanno un appuntamento su Microsoft Teams.

Si possono condividere file nelle chat oppure come messaggi istantanei con OneDrive Cloud. I documenti su Teams vengono crittografati end-to-end proteggendo la vostra identità con l’autenticazione multifattore. Se condividete dei file su un canale, il programma li colloca in una cartella comune SharePoint per tutti i membri del team.

Inoltre ci sono funzioni di voice call come Meetings e VoIP e il software chiamate dovrebbe supportare le chiamate telefoniche e configurare un numero di telefono per i canali stessi. Per l’ottimizzazione del workflow il programma contiene un task manager.

Si possono inserire chatbot attraverso lo store dell’app. Per farlo basta cliccare sul tasto “Apps” e scegliere la tab “Bots”. I bot rispondono a domande, forniscono aiuto o si occupano degli update. Nello store si trovano anche “Connectors”, le API di Microsoft 365 per app di terzi come Adobe Creative Cloud, feed RSS, Asana o app di project management come Aha!.

Ci sono molte offerte di software per la comunicazione interna aziendale. Da qualche anno Slack sembra dominare la scena, essendo sinonimo di facilità d’uso, comunicazione efficiente per i team e miglioramento dei flussi di lavoro grazie alla maggiore trasparenza. Tuttavia alle migliori alternative a Slack non manca nulla: Mattermost e Microsft Teams dispongono inoltre di certificati di sicurezza per le aziende caratterizzati da rigorosi standard. Anche Spike grazie al suo approccio innovativo alle e-mail offre una valida alternativa a Slack.

Tra le alternative gratuite a Slack il software open source Rocket.Chat più di tutti lascia spazio agli sviluppatori. Inoltre potete hostare sia Rocket.Chat che Mattermost sui vostri server avendo perciò pieno controllo sui dati. Se volete lasciare messaggistica istantanea e hosting in altre mani, Fleep rimane una buona alternativa con i propri server all’interno dell’Unione Europea. Se non siete sicuri riguardo a quale applicazione sia la migliore per la vostra azienda, provate le versioni di prova gratuite.