Per poter assumere un nuovo dipendente non ci sono particolari ostacoli burocratici per quanto riguarda i documenti, almeno se si tratta di un cittadino italiano o comunitario. Per questi è sufficiente disporre di un documento d’identità valido e del codice fiscale. Nel caso in cui si tratti di un lavoratore proveniente dall’esterno dell’Unione Europea e del mercato unico, che garantisce la libera circolazione delle persone, sarà necessario che questi presenti il proprio passaporto e il permesso di soggiorno che attestino la facoltà di risiedere e lavorare in Italia, chiaramente entrambi in corso di validità. Questi documenti rappresentano la base fondamentale per procedere con la stipula del contratto di lavoro tra datore di lavoro e lavoratore dipendente. A questi vanno poi ad aggiungersi altri documenti opzionali in base alle necessità del datore di lavoro e alla tipologia di mansione che il neoassunto andrà a ricoprire.
Tra i documenti per l’assunzione ci sono in primo luogo gli attestati di abilitazione o certificazione necessari per svolgere attività specifiche. Ad esempio, una di queste è l’attività giornalistica che, in Italia, prevede l’iscrizione all’Ordine dei Giornalisti o come giornalista professionista o come giornalista pubblicista. Un altro documento riguarda l’attività professionale svolta presso altri datori di lavoro. Ciò significa che, dopo aver selezionato il proprio candidato ideale che andrà a ricoprire la posizione aperta, gli si chiede di presentare un documento del precedente datore di lavoro, che attesti e confermi quanto riportato nel curriculum vitae dell’interessato riguardo il servizio prestato, così da evitare che egli vanti esperienze professionali fittizie o distorte.
Lo stesso discorso vale per i titoli di studio, di cui è lecito richiedere una copia. Si può anche richiedere il certificato penale, ovvero un documento rilasciato presso il tribunale di riferimento del territorio che contiene la storia delle condanne penali del cittadino che si è decisi ad assumere. Un documento particolarmente utile nel caso in cui questi andrà a ricoprire una mansione di particolari responsabilità.
Un documento per l’assunzione a metà tra l’opzionale e l’obbligatorio è il certificato medico. Si tratta infatti di un documento obbligatorio per un’ampia serie di categorie professionali molto diverse tra loro. I motivi vanno ricercati sia nella tutela del lavoratore, in caso in cui questi intraprenda un lavoro fisico provante o pericoloso (dai lavori agricoli, ai settori metallurgico, cartario, lavorazione del legno, passando per quello dei rifiuti o a contatto con animali), sia nella tutela dei consumatori, per chi si occupa della produzione e della vendita di generi alimentari. L’obbligatorietà vi è anche nel caso di assunzione di dipendenti minorenni.