I compiti della gestione del personale possono essere suddivisi in due categorie: i compiti di amministrazione del personale per ragioni operative o per legge, da un lato, e i compiti amministrativi per la politica del personale e la pianificazione delle decisioni strategiche, dall'altro. Questi ultimi comprendono i dati chiave del management, i raffronti delle prestazioni o la valutazione delle indagini sui dipendenti. I compiti che sorgono per motivi operativi o che si basano su leggi corrispondenti sono, ad esempio, l'elaborazione dei sistemi di orario di lavoro, le assicurazioni, i salari, le statistiche, le entrate e le uscite dei dipendenti e le referenze dei datori di lavoro.
Di norma le aziende utilizzano un sistema di gestione delle risorse umane che supporta l'ufficio HR (dall’inglese “Human Resources”, risorse umane) nell'esecuzione dei compiti. Questo sistema registra i dati personali di ogni dipendente dall'archivio del personale e raccoglie i dati per la registrazione delle retribuzioni e delle ore di lavoro, le statistiche del personale, la contabilità delle spese di viaggio e l'amministrazione del piano delle posizioni.
Compiti fondamentali dell'amministrazione del personale:
- Riconoscere le esigenze dei dipendenti e raccogliere e valutare le informazioni e le tendenze pertinenti
- Creare e gestire i file del personale
- Registrare le nuove entrate, le uscite e i cambiamenti del personale
- Creare contratti di lavoro e altri accordi
- Elaborare le richieste dei dipendenti, ad esempio per il congedo o per corsi di perfezionamento professionale
- Gestire tutta la corrispondenza con autorità, uffici contabili, assicurazione sanitaria nazionale, compagnie di assicurazione e partner contrattuali
- Assistere i dipendenti al momento dell'assunzione e in caso di scioglimento del contratto
- Sovrintendere ai pagamenti degli stipendi
- Registrare gli orari di lavoro