Gli orari di lavoro possono essere registrati in due modi. Quando si registrano gli orari di lavoro in modo classico vengono registrati solo gli orari di entrata e di uscita, oltre che le pause.
Esempio di registrazione dell'orario in base al lavoro svolto:
il dipendente inizia a lavorare alle 9 del mattino. A mezzogiorno si prende un'ora di pausa. Alle 18:00 esce dall'azienda.
Nella registrazione del tempo su base progettuale, invece, vengono registrate le singole attività, i progetti o il tempo trascorso nelle attività di assistenza al cliente. Questo è importante, ad esempio, in molte agenzie o in reparti specializzati che lavorano con altri reparti dell'azienda. Non solo viene registrato il tempo di lavoro totale, ma anche il tempo che il dipendente dedica a un progetto specifico.
Nella registrazione degli orari online, è possibile definire budget o tariffe orarie per singole attività o progetti. Gli strumenti mostrano poi in chiari diagrammi il tempo trascorso dai dipendenti su progetti specifici. In questo modo è possibile tenere d'occhio lo stato di avanzamento del progetto e la sua redditività. Se per alcune attività è disponibile solo un budget limitato in termini di tempo o di denaro, si vedrà immediatamente quando questo viene raggiunto o addirittura superato.
Esempio di registrazione del tempo su base progettuale
Dalle 9:00 alle 9:30: leggere e rispondere alle e-mail
Dalle 9:30 alle 10:30: riunione con il team
Dalle 10:30 alle 12:30: lavoro per il cliente X
Dalle 12:30 alle 13:30: pausa pranzo
Dalle 13:30 alle 14:30: lavoro per il cliente Y
Dalle 14:30 alle 15:00: riunione di progetto
Dalle 15:00 alle 16:00: lavoro per il cliente Z
Dalle 16:00 alle 18:00: lavoro per il cliente X