A scuola c’era chi le adorava, perché vedeva in loro una possibilità per migliorare la propria media, e chi invece le percepiva come un fastidio; stiamo chiaramente parlando delle relazioni. Queste richiedevano la ricerca del materiale pertinente e delle informazioni rilevanti, la preparazione di una presentazione adeguata e infine l’esposizione di fronte all’intera classe. Questa prassi utilizzata a volte a scuola e/o all’università serve a preparare alla vita professionale, poiché in molti lavori la presentazione di dati e informazioni e la loro esposizione giocano un ruolo importante. In un discorso in pubblico è importante coinvolgere gli ascoltatori: se vedete i vostri ascoltatori annoiati o irrequieti, ciò può essere dovuto alla mancanza di struttura del discorso o alla carenza di tecniche oratorie.
Se si vuole entusiasmare il proprio pubblico o quantomeno destare l’interesse riguardo all’argomento che state esponendo, vale la pena impegnarsi a migliorare la propria tecnica di presentazione. A questo scopo vi forniamo dei consigli su come impostare in maniera più convincente la vostra esposizione, sia dal punto di vista contenutistico che da quello strutturale, e vi sveliamo i segreti per esporre con successo al proprio pubblico.
Certo è che il successo di un’esposizione in pubblico dipende in gran parte dal modo nel quale i contenuti vengono presentati. Il vostro talento retorico e la vostra capacità di intrattenere gli ascoltatori e farli interessare all’argomento sono tutti fattori che indipendentemente dal tema scelto giocano un ruolo importante. Per utilizzare in maniera ottimale il tempo a vostra disposizione e trarre il massimo vantaggio dai vostri punti di forza, è imprescindibile una salda preparazione.
Ancora prima di dedicarvi alla parte espositiva del vostro discorso, dovreste confrontarvi con quello che sarà il vostro pubblico. Fa differenza ad esempio se dovete parlare di fronte a 20 o a 200 persone. Nel primo caso potrete interagire con il pubblico in maniera più sciolta e coinvolgere maggiormente singoli ascoltatori all’interno del vostro discorso. Se invece si tratta di un pubblico di ben più grandi dimensioni allora è consigliabile preferire un’altra forma di interazione, ovvero attraverso brevi sondaggi, semplici indovinelli o altre azioni che facciano sentire la vostra platea parte attiva della presentazione.
Indipendentemente dall’ampiezza del vostro pubblico è straordinariamente importante sapere di quali conoscenze dispongono i vostri ascoltatori. Sostanzialmente è consigliabile impostare il discorso in maniera facile e comprensibile, ma se sapete che il vostro pubblico dispone già delle conoscenze di base, va assolutamente tenuto presente. Un pubblico specializzato e di settore si annoierà nel caso in cui vi doveste soffermare a spiegare il significato dei termini di base di quel campo. Se, al contrario, il pubblico è formato da persone estranee all’argomento, o si tratta di una relazione di introduzione, allora sarà assolutamente fondamentale fornire tali informazioni.
Riflettete anche sulle aspettative del pubblico in merito alla vostra presentazione: se la partecipazione all’evento è a pagamento, allora il pubblico avrà certe aspettative, diverse da quelle di eventi gratuiti o obbligatori.
Chi oggi deve tenere un discorso in pubblico ha a disposizione un’ampia scelta di supporti tecnici e visivi utilizzabili. Spesso vengono utilizzati i seguenti:
Tutti questi strumenti offrono un supporto alla vostra presentazione, rendendo i contenuti più facili da comprendere. Dovete solo preoccuparvi di integrarli in maniera consapevole e razionale all’interno della vostra presentazione. Fondamentale è inoltre che tali strumenti e dispositivi siano disponibili anche in loco al momento della presentazione. Informatevi tempestivamente presso l’organizzatore dell’evento o il vostro referente. Se invece decidete di utilizzare la vostra attrezzatura personale, allora, giunti nel luogo dove dovrete esporre, testatene il funzionamento prima di iniziare il vostro intervento. In questo modo eviterete spiacevoli sorprese durante l’esposizione.
Gli ausili dovrebbero, come dice il nome stesso, solamente essere elementi di supporto, che vanno usati con moderazione. La presentazione con slide (sia in formato cartaceo che digitale), che rappresenta oggi lo standard, dovrebbe servire unicamente allo scopo di visualizzare i contenuti e non a sostituire la presentazione in sé: la vostra esposizione dovrebbe essere in grado di reggere anche senza il supporto di ausili esterni. Se ad esempio la tecnologia dovesse abbandonarvi, dovreste essere comunque in grado di trasmettere i contenuti anche senza le slide, così da non dover interrompere o rimandare la vostra presentazione.
Non appena avete chiarito il quadro generale, potete iniziare con la forma contenutistica della vostra presentazione. Procuratevi il materiale necessario, riflettete su quali siano le domande a cui volete rispondere durante il vostro contributo e mettete a fuoco i punti sui quali volete soffermarvi. Questo vi aiuterà a strutturare in maniera ponderata la vostra presentazione e a esporre quindi con successo.
Particolarmente importante nelle presentazioni di qualsiasi tipo è l’introduzione, che vi permette di ottenere rapidamente (ma anche di perdere altrettanto rapidamente) l’interesse del vostro pubblico. Le possibilità per introdurre il vostro discorso in maniera curiosa e incalzante sono svariate. Qui di seguito ne menzioniamo alcune:
Una volta deciso quali contenuti tematizzare ed esporre nella vostra presentazione e in che modo, potete iniziare a redigere una presentazione adeguata. Fate però attenzione, ancora una volta, che la presentazione integri il vostro discorso e non viceversa. Provate tra l’altro a limitare il più possibile il numero di slide e di elementi testuali al suo interno, altrimenti il rischio è che il vostro pubblico si concentri principalmente su di essi, a discapito della vostra esposizione.
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L’ultimo passaggio in fase di preparazione è quella di esercitarsi a esporre. Scorrete la presentazione passo per passo e trovate delle formulazioni che vi permettano di esporre in maniera lineare i vari contenuti. Esercitandosi sufficientemente, durante l’esposizione non sarà necessario riflettere per trovare i collegamenti o ricordarsi cosa dire, ma sarete disinvolti e sicuri di voi. Tuttavia è solitamente sensato preparare degli appunti che possano servire come sostegno alla vostra memoria, nell’eventualità che perdiate il filo del discorso. Se ne avete la possibilità, dovreste provare a esporre il vostro discorso anche in presenza di altre persone. In questo modo ottenete un parere valido sui contenuti, sulla comprensibilità e sulle vostre tecniche di presentazione.
Almeno una volta provate a esporre il vostro contributo dall’inizio alla fine, così da verificare se siete in grado di rispettare i limiti di tempo indicati dall’organizzatore.
Spesso, al termine della presentazione, si dà la possibilità al pubblico di porre domande e chiarire eventuali punti poco chiari o non sufficientemente esaustivi. Anche qui è necessario prepararsi, cercando di individuare quelle che potrebbero essere le eventuali domande e quindi le relative risposte.
Durante la presentazione siete al centro dell’attenzione: tutti gli occhi sono su di voi e la vostra esposizione viene ascoltata, da chi più, da chi meno. Questo rappresenta per voi una grande chance per presentare l’argomento, ma vi pone anche estremamente sotto pressione. La vostra mimica, gestualità e la vostra intonazione vengono recepiti dal pubblico tanto quanto la vostra scelta di parole. Se risultate convincenti in tutti gli aspetti, infonderete disinvoltura, tranquillità e competenza. Altrimenti apparirete frenati, in difficoltà e poco sicuri.
Durante l’esposizione, siete voi a gestire il tempo che avete a disposizione, tranne quando interagite con il pubblico o quando mostrate una clip video. Dunque la maggior parte della presentazione consiste in un discorso da parte vostra, motivo per il quale dovreste adottare uno stile linguistico adeguato. Adatta deve essere anche la scelta delle parole, in base al vostro pubblico: target ed età diverse presuppongono linguaggi e approcci diversi. Come già menzionato, un ruolo importante nella scelta espositiva è rappresentato anche dal grado di conoscenza dei vostri ascoltatori; se il pubblico non dispone di conoscenze specifiche, va evitato l’utilizzo di termini tecnici.
Se volete approfittare degli amanti dei social media che si nascondono nel vostro pubblico, allora integrate tesi accattivanti e frasi facili da condividere ad esempio su Twitter. Nel caso in cui i partecipanti vi citassero, questo aumenterà il vostro raggio d’azione.
La retorica è una parte importante nel successo di una presentazione, ma bisogna sapere che cos’è e come utilizzarla. Arricchendo la vostra presentazione con mezzi retorici, il discorso avrà presa sull’ascoltatore più a lungo e in maniera più suggestiva, senza dover fare particolari ritocchi. In questo modo potete aumentare il grado d’intrattenimento del vostro discorso e ottenere così più facilmente l’attenzione del vostro pubblico. Le figure retoriche maggiormente utilizzate nei discorsi sono le seguenti:
Allineare, uno dopo l’altro, termini con un suono iniziale identico, viene chiamato allitterazione. Le combinazioni di parole di questo tipo sono molto efficaci e possono rendere il pubblico più concentrato con uno sforzo ridotto. Riassumere uno o più concetti centrali del vostro discorso per mezzo di un’allitterazione, farà sì che il pubblico riuscirà meglio a imprimerli nella propria memoria.
Esempio: comunicare per comprendere ed essere compresi
Con anafora si intende una ripetizione mirata di parole all’inizio di una frase o di una parte della proposizione. Questa figura stilistica vi aiuta non solo nella strutturazione del vostro discorso, ma serve anche a far sì che il contenuto rimanga più facilmente impresso nella memoria del pubblico.
Esempio: IaaS vi mette a disposizione un pacchetto adatto, IaaS è scalabile in ogni momento, IaaS è il modello del futuro.
In una metafora si utilizza un termine derivante da un altro nesso semantico in un nuovo contesto. La parola viene portata in un nuovo contesto, rendendo il discorso più espressivo. Ad esempio, nell’espressione “ai piedi della montagna”, il termine “piedi” viene traslato e inserito in un contesto diverso dal classico inerente la parte del corpo. Con le metafore attirate l’attenzione del vostro pubblico, spostando il discorso su un altro livello.
Esempio: quando si apre un’attività commerciale, ci sono alcuni passi importanti da seguire… e qui casca l’asino!
Fate però attenzione a non abbondare troppo con questo mezzo stilistico e a cercare di usare metafore di facile comprensione. Altrimenti può accadere che il pubblico non riesca a capire il vostro riferimento e si rischia che quanto detto risulti poco convincente.
Anche con un climax aumentate il grado di intrattenimento della vostra presentazione. Questo mezzo stilistico permette un aumento progressivo, ad esempio, menzionando per primo un fatto poco significativo per passare poi a fatti di sempre maggiore rilevanza.
Esempio: con la nuova strategia di marketing riuscirete a conquistare per prima cosa il mercato regionale, per poi passare a quello nazionale e infine a quello globale.
Le domande retoriche sono domande la cui risposta è ovvia. Non servono a ottenere informazioni, bensì a dare una scossa agli ascoltatori, che devono far sentire la propria partecipazione, rispondendo normalmente affermativamente o negativamente.
Esempio: vi buttereste da un aeroplano in volo senza paracadute?
Per evitare una ripetizione di parole continue, dovreste riflettere sempre su possibili sinonimi. In questo modo la vostra presentazione sarà ben più variegata e interessante.
Imparare a presentare significa anche e soprattutto sapere come utilizzare la propria voce e il suo effetto. Parlare ad alta voce e in maniera chiara non è tutto (seppur fondamentale), poiché anche aspetti come la velocità e la modulazione (da bassa ad alta) sono decisivi nell’arrivare al proprio pubblico. Per evitare un’esposizione monotona, di norma dovreste fare attenzione a garantire sempre una sufficiente variazione di tono e di velocità del parlato.
Gli oratori non abituati a parlare in pubblico diventano spesso nervosi quando devono tenere una presentazione. La conseguenza è spesso un’accelerazione nel modo di parlare. Empiricamente: se le prime volte che dovete tenere una presentazione la velocità con cui parlate vi sembra troppo lenta, per chi vi ascolta è probabilmente giusta.
Se dovete tenere un discorso in pubblico, il vostro corpo è sotto gli occhi di tutti. Il successo di una presentazione dipende anche dal linguaggio del vostro corpo. Fate attenzione a mantenere sempre una postura corretta e a essere sempre rivolti verso il pubblico. In ogni caso l’importante è che riusciate a evitare il più possibile problemi che possano compromettere la buona riuscita del vostro discorso. Non leggete dunque costantemente dai vostri appunti, ma, piuttosto che finire bloccati, meglio darci una sbirciatina.
Anche la gestualità e la mimica giocano un ruolo importante nel parlare in pubblico. Ad esempio è importante che dimostriate entusiasmo e interesse verso l’argomento di cui parlate, anche in volto. Infatti, se siete voi i primi a non essere in grado di trasmettere il giusto entusiasmo per il tema di cui parlate, come mai potrà scattare la scintilla nel pubblico? Tuttavia, fate attenzione a non muovervi troppo freneticamente, poiché questo potrebbe trasmettere insicurezza a chi vi sta guardando. Prestate però altrettanta attenzione a non fare neanche l’esatto contrario, ovvero a stare immobili con le braccia incrociate. Questo non farebbe altro che creare una barriera tra voi e il pubblico.
“Nessuno è nato imparato!”. Questo detto vale anche per l’arte della presentazione. Poiché anche gli oratori più capaci devono fare esercizio, di fronte allo specchio e di fronte a un pubblico fatto di persone. Le prime volte sono certamente le più difficili, poiché si deve ancora superare la pressione di essere sotto i riflettori. Ma più spesso ci si trova ad affrontare la sfida di parlare in pubblico, più facile sarà interiorizzare i consigli e i segreti presentati in questo articolo.
Anche la preparazione di una presentazione, che inizia con il vaglio del materiale e l’individuazione del gruppo di cui consiste il pubblico, fino alla redazione del discorso vero e proprio, diventa chiaramente più facile all’aumentare dell’esperienza e dell’esercizio. Questo vi farà risparmiare energie, permettendovi così di concentrarvi sul discorso vero e proprio e sul perfezionamento della vostra tecnica di presentazione.
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