Il metodo Kanban serve ad assegnare compiti a determinati collaboratori, a visualizzare gli obiettivi da raggiungere mantenendo costantemente una panoramica sui progressi svolti. I singoli compiti e i dipendenti che ne sono responsabili sono visibili immediatamente da tutti. Anche lo stato di elaborazione di un’attività si comprende con molta facilità. Kanban perciò garantisce un buon flusso di lavoro, rendendo evidente lo stato di elaborazione e aiutando a identificare i problemi in tempo utile.
Il metodo di presentazione Kanban funziona con mezzi aptici come una lavagna di sughero, flipchart, nonché carte colorate o post-it. Esistono anche soluzioni software appropriate. Un pannello Kanban appeso in ufficio ha il vantaggio che i dipendenti possono tenere d’occhio lo stato del lavoro in ogni momento, discuterlo e integrare le carte autonomamente.
La tecnica di visualizzazione funziona in questo modo: la lavagna Kanban viene innanzitutto suddivisa in righe e colonne. La prima colonna ha nomi diversi (“backlog”, “to do”, “task” o “da fare”); contiene sempre le attività necessarie per l’implementazione del progetto, ma che non sono ancora iniziate. Le seguenti colonne, invece, descrivono le singole fasi del processo. Ad esempio, è abbastanza comune la sequenza “backlog”, “analisi”, “sviluppo” e “test”. Ma ci sono anche suddivisioni più semplici come “compito”, “in corso” e “fatto”. Per progetti più complessi è possibile dividere i singoli passaggi del processo in modo più preciso (come nella figura sopra). A seconda del tipo di progetto, possono essere necessarie ulteriori colonne, come “rilasciato dal cliente o dal management”, “in attesa”, “preparazione alla produzione” o “in arretrato”.
Nella lavagna Kanban si mettono le carte o i post-it, ognuno dei quali rappresenta un compito: se è stata completata una fase del processo necessaria per portare a termine il compito, l’impiegato responsabile non deve fare altro che spostare la scheda attività corrispondente nella successiva colonna della tabella. Ciò consente una buona panoramica dello stato attuale del progetto. Se si ammassano molte carte attività nell’area “da fare”, ciò significa un backlog delle attività. Grazie alla lavagna risulta davvero semplice vedere quando e dove è necessaria un’azione.
Poiché l’implementazione di un progetto di solito comporta un numero elevato di attività, si consiglia di organizzarle secondo un ordine logico, ad esempio ordinando i compiti che appartengono alla stessa area uno sotto l’altro. Per l’area “controllo budget” potrebbero esserci ad esempio “creare un piano di budget”, “controllare le voci del budget per personale, necessità di ufficio e fornitori esterni” e “bilancio finale”. Le carte con i compiti ad alta priorità dovrebbero essere messi il più in alto possibile all’interno di un’area di attività. In questo modo si può anche velocemente notare quali attività siano da eseguire più urgentemente.