Priorità sul lavoro: 9 metodi per lavorare efficacemente

Un neo imprenditore si ritroverà a dover fronteggiare una montagna infinita di compiti senza sapere bene dove cominciare. Prima di tutto: mantenete la calma. Infatti, anche se potrebbe sembrare così, non tutti i compiti hanno la stessa priorità. Se esaminate criticamente il vostro carico di lavoro, vi accorgerete subito che ci sono degli incarichi importanti e urgenti da dover sbrigare subito, che non possono essere rimandati oltre, mentre ce ne sono altri di cui ci si può occupare successivamente senza che ne risultino conseguenze.

Scoprite come stabilire le priorità ai vostri compiti, anche nel caso di improvvisi cambiamenti sulla tabella di marcia. In fin dei conti strutturare bene il proprio carico di lavoro si traduce in maggiore motivazione, energia e produttività.

Scrivere una lista delle cose da fare

Anche se ci sono innumerevoli guide su come organizzare nel migliore dei modi la propria giornata lavorativa, alla fine tutte portano alla classica lista delle cose da fare. In questo caso si intende una lista concreta che potete prendere in mano e non che ideate solo nella vostra testa. Scrivete quindi tutti i compiti da svolgere senza un ordine preciso. Annotatevi anche la data in cui avete inserito una nuova voce, così mantenete sempre tutto sotto controllo e vi accorgerete da quanto tempo rimandate determinati task.

Ora avete una lista generale che vi dovrà servire come base per la strutturazione del vostro carico di lavoro. Tenetela sempre a portata di mano, perché dovrete aggiornarla regolarmente.

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Priorità: prima i compiti urgenti, poi quelli importanti

Per poter smaltire efficacemente la vostra lista delle cose da fare (in inglese "to-do list") nel breve periodo servitevi dei giorni e delle settimane. Innanzitutto riportate i compiti da sbrigare presenti nella lista generale in un piano orario giornaliero o settimanale. Per riuscire a classificarli per importanza vi può aiutare il cosiddetto metodo Eisenhower (anche “matrice di Eisenhower”), che prende il nome dall'ex presidente statunitense e che viene citato spesso negli articoli al riguardo. Questo procedimento consiste nel dare priorità ai compiti più urgenti/più importanti e nello scartare rigorosamente tutti gli altri.

Tra gli incarichi importanti si annoverano quelli che dovrebbero essere elaborati prima o poi, perché vantaggiosi per il raggiungimento dei vostri obiettivi a lungo termine. I compiti urgenti sono a loro volta quelli che potrebbero avere conseguenze negative se non vengono sbrigati puntualmente. Tra questi rientrano ad esempio le scadenze fissate dai clienti o i termini di consegna non negoziabili stabiliti dalle autorità. Il metodo Eisenhower consiglia di priorizzare essenzialmente questi compiti e nel dubbio spostare quelli importanti e non prioritari a un altro giorno o settimana.

Per una maggiore chiarezza, il metodo Eisenhower si può rappresentare in una matrice che suddivide i task in categorie "importanti", "non importanti", "urgenti" e "non urgenti". Risultano perciò quattro campi per i compiti, contrassegnati in ordine alfabetico, dove “A” indica incarichi con la massima priorità e “D” quelli che possono essere tralasciati:

L'esperienza insegna che nella pianificazione giornaliera si procede soprattutto con i compiti più urgenti. I compiti importanti essenziali per il successo aziendale nel lungo periodo possono essere invece sistemati nel piano settimanale. Così gli avvenimenti giornalieri e settimanali vengono collegati tra loro.

Come indica la matrice di Eisenhower, nell'assegnare le priorità ci si occupa inoltre di delegare i compiti che non devono essere elaborati personalmente da voi. Tra questi rientrano essenzialmente:

  • Compiti di routine (come riassumere la rassegna stampa del giorno)
  • Compiti specifici per gli esperti (come risolvere un determinato problema informatico)
  • Domande in merito a dettagli (come chiarire l'orario preciso di una consegna)
  • Aiutare qualcuno (come creare una bozza di una presentazione per il cliente)

Tenere conto della regola 80/20

Un altro mezzo utile con cui potete dare priorità ai compiti presenti sulla vostra lista delle cose da fare è la regola 80/20, chiamata anche principio di Pareto: con il 20 percento dell'impegno (input) si raggiunge già l'80 percento del risultato (output). Ciò significa ad esempio che se vi concentrate sui tre compiti primari del vostro carico di lavoro, nonostante tutto garantirete comunque un’elevata prestazione.

Tutti gli altri task potete lasciarli per dopo e annotarli in una seconda lista che prenderete in considerazione quando avete terminato gli incarichi principali. I compiti di routine che richiedono poco tempo e poca concentrazione si possono svolgere tranquillamente in un orario in cui vi sentite meno efficienti (ad esempio subito dopo la pausa pranzo). Molto probabilmente vi si prospetterà una situazione simile, perché l'uomo lavora in modo produttivo solo per circa 3 ore in una giornata lavorativa di 8 ore.

Per capire quale parte del vostro carico di lavoro costituisce il vostro 20 percento, vi possono aiutare le seguenti domande:

  • Qual è l'obiettivo principale della mia azienda?
  • Quali compiti portano me e la mia azienda il più velocemente possibile all'obiettivo?
  • Quali sono le forze motrici chiave della mia azienda?
  • Quali compiti devono essere soddisfatti per garantire il mantenimento dell'azienda?
  • Quante persone dipendono dalla realizzazione di un determinato compito?

Dare priorità al... “rospo”

È molto probabile che tra i tre compiti più rilevanti presenti sulla vostra lista ce ne sia uno che vi risulta particolarmente ostico. Di solito si tratta di una questione particolarmente complessa che richiede molto tempo e rimanda così il successo. Nei paesi di lingua inglese un compito di questo tipo viene definito come un “rospo”, poiché deriva dal detto americano “Eat the frog!” che invita metaforicamente a ingoiare subito il rospo di prima mattina appena svegli, così da lasciarsi già alle spalle il peggio e affrontare la giornata più leggeri.

In senso traslato ciò significa che dovreste svolgere sempre all'inizio della giornata lavorativa il compito più difficile. Per identificarlo dovete semplicemente chiedervi: “Quale questione mi fa provare maggiormente disagio?”. L’affrontare immediatamente il compito più complesso dà una spinta positiva alla giornata, oltre a farvi sentire più leggeri. D’altronde avere un compito difficile sempre tra i piedi vi ruba energia e prima o poi va comunque svolto: a questo punto meglio togliersi subito il pensiero.

Fissare delle tempistiche realistiche

Tutti i punti sulla vostra lista delle cose da fare hanno bisogno di chiare scadenze per essere elaborati in tempo. Mentre le scadenze in caso di compiti urgenti vengono generalmente date dai clienti, per gli incarichi classificati solo come “importanti” avete campo libero. Tuttavia non dovreste porvi degli obiettivi troppo ottimistici: se ammassate troppi task in un breve lasso di tempo, la frustrazione sarà assicurata. Per valutare realisticamente l’impegno necessario risulta utile suddividere tutti gli incarichi in singoli passaggi e inserirli a loro volta nella lista.

Rientra in una buona pianificazione del tempo anche il saper reagire in modo flessibile a cambiamenti imprevedibili. Nella creazione di ogni piano giornaliero abituatevi perciò a lasciare spazio a eventuali interruzioni. Se improvvisamente arriva una chiamata importante che vi costringe a lasciar perdere le priorità stabilite, dovreste avere abbastanza margine per poter ridistribuire in qualsiasi momento il vostro carico di lavoro.

Dimenticarsi il multitasking

Anche se alcuni affermano ancora il contrario: dal punto di vista scientifico il multitasking non è possibile, o quantomeno non nel grado che ci immaginiamo noi. Infatti per il cervello è impensabile gestire due o più compiti complessi contemporaneamente garantendo la stessa qualità. Al contrario la ragione si sposta velocemente tra i singoli ambiti e dedica loro così solo una parte della sua attenzione.

Il risultato è che i task vengono elaborati solo superficialmente e i risultati raggiunti sono insoddisfacenti. Inoltre questo tentativo fallito di multitasking costa molta energia provocando stress, che è un comprovato nemico della produttività. I ricercatori e gli scienziati consigliano piuttosto di elaborare i punti su una lista di cose da fare uno dopo l’altro e non simultaneamente, quindi sarebbero da preferire delle scadenze con un maggiore campo d’azione.

Non esagerare con il perfezionismo

I nuovi studi segnalano che è possibile sbrigare molti compiti solo in parte tutti insieme e ciò va contro il mito del multitasking. Non è neanche consigliato il suo contrario, ovvero un eccessivo perfezionismo. Se controllate costantemente il vostro lavoro e date un eccessivo valore a dettagli che si potrebbero trascurare, vi costerà tempo e non per questo raggiungerete un risultato perfetto. Anche in questo caso si può applicare il principio di Pareto: se il 20 percento dell’input fa già l’80 percento dell’output, per l’80 percento del rimanente lavoro è responsabile solo il 20 percento del risultato.

Si può spiegare questo concetto prendendo in considerazione i differenti prezzi nella vendita delle auto: per alcune centinaia di euro compriamo già un’autovettura funzionante con degli interni adeguati; se si spende di più, si paga principalmente per il marchio e per avere altre funzioni utili ma opzionali.

Per gestire il proprio carico di lavoro nella maniera più efficiente possibile dovreste quindi accontentarvi di fare molti lavori senza puntare all’eccellenza accontentandovi di un risultato “buono”. Spesso è meglio agire così, infatti, piuttosto che concentrare tutte le energie in un unico compito e lasciare indietro gli altri. Perciò dovete accettare il dato di fatto che gli errori possono capitare. Mostratevi aperti alla critica e imparate a rinunciare a ottenere il risultato perfetto, evitando di sprecare tempo non necessario.

Filtrare la vostra lista delle cose da fare in base ai criteri “urgente” e “importante” è già un passo nella giusta direzione. Infine dovete mettere in conto che potreste ritrovarvi a dover limitare i danni, perché probabilmente alla fine della giornata o della settimana alcuni punti presenti sul vostro piano non saranno ancora terminati.

Eliminare le distrazioni

Ogni e-mail e ogni messaggio Skype ai quali rispondete rappresentano un’interruzione dalla routine lavorativa. Più vi distraete, maggiore sarà lo stress. Il vostro obiettivo dovrebbe quindi essere quello di non concedervi questo tipo di distrazioni. Nella maggior parte dei casi rientrano tra queste anche i messaggi privati su WhatsApp, telefonate non importanti e messaggi sui social media.

Anche se può risultare difficile, disattivate le notifiche istantanee nel vostro programma di posta elettronica, sullo smartphone e su Facebook e stabilite un orario in cui sbrigate la corrispondenza il più velocemente possibile. Ciò può avvenire dopo la pausa pranzo o poco prima di terminare il turno, ma in ogni caso solo dopo aver “ingoiato il rospo”.

Ricapitolare le priorità dei compiti

Stabilire una struttura efficace del carico di lavoro è un processo lungo e continuo che deve essere sviluppato continuamente sulla base dell’esperienza. Per mantenere il controllo dei vostri progressi e dei problemi ricorrenti dovreste tenere una sorta di giornale di bordo, in aggiunta alle vostre liste, dove ad esempio registrate di quanto tempo necessitate realmente per determinati compiti e impostare delle scadenze più sensate basate su questi risultati. Inoltre potete annotare cosa vi distrae durante il corso della giornata e quanto spesso e impiegare delle contromisure per arginare questo problema.

Infine un’autoriflessione costante permette di applicare i consigli proposti qui ancora meglio, anche a costo di fare errori: d’altronde è sbagliando che s’impara e solo con la pratica si può diventare esperti.

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