Time management: una panoramica dei metodi migliori

Se a fine giornata avete sempre la sensazione di non aver fatto passi avanti sulla vostra tabella di marcia e che le mansioni davvero importanti siano rimaste incompiute, la causa può essere una mancata o un'errata gestione del tempo. I metodi giusti consentono di distinguere le incombenze importanti da quelle meno importanti, pianificare meglio le cose da fare, lavorare più efficacemente e ottenere risultati con più efficienza.

Che cos'è il time management?

Il “time management”, in italiano “gestione del tempo”, serve a impiegare il tempo a disposizione nel modo più efficiente possibile per l'esecuzione dei compiti. Soffermandosi sul significato di tale concetto si noterà tuttavia che non affronta veramente il nocciolo della questione: ciò che possiamo gestire, infatti, non è tanto il tempo, quanto il nostro modo di lavorare. Per questo, da qualche anno, quando si affrontano temi relativi all'organizzazione personale e all'utilizzo del tempo, si utilizza sempre più l'espressione "self management".

Esistono molti metodi diversi di time management che consentono di stabilire priorità nelle proprie incombenze professionali e private, pianificare ed eseguire tali incombenze e controllare il proprio successo.

N.B.

Non esiste un metodo di gestione del tempo che di per sé sia meglio o peggio degli altri. Il fatto che un determinato metodo funzioni dipende dalla vostra personalità, dal vostro stile di lavoro e dalle attività a cui applicate questo metodo. Si tratta quindi di trovare il metodo (o la combinazione di metodi) che risulta più efficace per voi.

I vantaggi dei metodi di gestione del tempo

Se volete migliorare il vostro time management, vi serve per prima cosa un po' di pazienza. Infatti, dovrete testare diversi metodi e adottarne uno per qualche settimana. All'inizio alcuni metodi comportano uno sforzo maggiore, ma poi velocizzano enormemente i processi di lavoro. Solo una volta che vi sarete abituati a un metodo di gestione del tempo potrete davvero valutare se per voi funziona. Spesso l'efficacia deriva anche dalla combinazione di più metodi. Fare tentativi può essere impegnativo, ma può ripagare.

Chi è in grado di gestire il proprio tempo, trae i seguenti vantaggi:

  • maggiore produttività
  • riduzione dello stress
  • più tempo per sé, la famiglia e gli amici
  • miglior equilibrio tra lavoro e vita privata

Ecco una panoramica dei metodi più conosciuti e più efficaci per il time management: potrete così mettere a punto la vostra combinazione per la gestione del vostro tempo.

Principio di Eisenhower

Avete difficoltà a dare priorità ai diversi compiti e tendete a investire così tanto tempo a rispondere alle e-mail che le fasi di lavoro di piena concentrazione diventano una rarità? Vi lasciate dettare il vostro calendario di appuntamenti e telefonate? Allora dovreste prendere in considerazione il principio di Eisenhower.

La matrice di Eisenhower vi consente di categorizzare tutte le vostre mansioni in uno dei quattro quadranti:

I compiti A vanno svolti subito perché altrimenti possono insorgere dei problemi. I compiti B devono essere programmati senza poter essere trascurati (cosa che viene fatta spesso e volentieri). I compiti C sono destinati a essere delegati: qui dovete ridurre le vostre mansioni. I compiti D, invece, possono essere eliminati o anch'essi delegati, se non vi sono altre soluzioni. Nella nostra guida trovate maggiori dettagli sull'applicazione del principio di Eisenhower.

Principio di Pareto

Siete sempre impegnati eppure vi accorgete che gli altri vi superano con uno sforzo apparentemente molto inferiore? Allora potete migliorare la vostra gestione del tempo con il principio di Pareto. Il metodo prevede che durante l'orario di lavoro ci si concentri sulle mansioni che più influiscono sul risultato.

Secondo il principio di Pareto, infatti, il 20% delle mansioni è responsabile dell'80% del risultato. Il concetto è quindi filtrare dall'insieme dei propri compiti quel 20% decisivo. Potete approfondire l'applicazione del principio di Pareto leggendo il nostro articolo.

Analisi ABC

L'analisi ABC è un classico strumento di economia aziendale per verificare l'orientamento di base dell'azienda. Il metodo aiuta a visualizzare i fattori che contribuiscono in modo decisivo al successo dell'azienda.

L'analisi sonda ad esempio i seguenti aspetti:

  • Quali sono i clienti che apportano la maggior parte del fatturato?
  • Quali prodotti o servizi contribuiscono maggiormente al reddito dell'azienda?
  • Quali materie prime comportano i costi più alti di acquisto e stoccaggio?

Rispondendo a queste domande gli elementi analizzati vengono suddivisi nella categoria A (molto importanti), B (di media importanza) e C (poco importanti). È possibile anche la suddivisione in più di tre gruppi: l'importante è che siano definiti in modo chiaro.

Si ricava così una norma che indica su cosa deve focalizzarsi la pianificazione aziendale e quali incombenze affrontare prima. L'analisi serve quindi più che altro come preparazione per il time management. Maggiori dettagli sull'applicazione dell'analisi ABC li trovate nel rispettivo articolo della nostra guida.

Metodo ALPEN

Il metodo ALPEN non si occupa dei grandi aspetti della pianificazione aziendale, ma della migliore organizzazione delle singole giornate lavorative. Mostra infatti come strutturare la giornata per ottenere la massima efficacia e a tale scopo utilizza cinque fasi che danno il nome al metodo, originariamente in tedesco.

A - Annotare le attività: farsi una panoramica di tutte le cose da fare.

L - stimare la durata (Lunghezza): stimare il tempo necessario per lo svolgimento delle singole mansioni. La somma del tempo previsto fa capire se la routine giornaliera pianificata può essere svolta nella pratica.

P - Programmare tempi di riserva: bisogna pianificare solo il 60% del tempo di lavoro: il restante 40% deve essere riservato a eventi inattesi e attività sociali.

E - prendere decisioni senza Esitazione: decidere quali compiti svolgere prima e quali rimandare nel corso della giornata. In questa fase sono utili metodi per l'assegnazione delle priorità e la gestione del tempo come la matrice di Eisenhower e l'analisi ABC.

N - Note di controllo finale: a fine giornata bisogna controllare se la pianificazione ha funzionato bene e se sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati.

L’articolo di approfondimento sul metodo ALPEN vi aiuterà a capire come applicarlo correttamente.

Tecnica del pomodoro

Soprattutto chi lavora in ufficio conosce le tentazioni che si nascondono nel computer: social media, e-mail, siti di notizie. Se avete difficoltà a resistere ai nemici della produttività e a lavorare concentrati per un periodo prolungato a un compito, dovreste provare la tecnica del pomodoro.

Piuttosto che impegnarsi, con pura forza di volontà, a svolgere un determinato compito prima di fare qualsiasi altra cosa, la tecnica del pomodoro suddivide le incombenze in piccoli compiti gestibili che vengono sbrigati in intervalli di 25 minuti ciascuno. Dopo ogni unità di 25 minuti (pomodoro), segue una pausa di cinque minuti. Dopo quattro "pomodori" si effettua una pausa più lunga, di 30 minuti. Così si conclude una sessione pomodoro completa.

Il regolare alternarsi di concentrazione e relax mette il cervello in condizione di lavorare anche per tante ore con efficacia e concentrazione. Se volete saperne di più, leggete il nostro articolo.

Metodo SMART

Affinché voi e i vostri dipendenti possiate svolgere le rispettive mansioni con motivazione ed efficienza, dovete per prima cosa stabilire i giusti obiettivi. Chi pretende obiettivi poco concreti e non realistici, senza una scadenza definita, mette a rischio il successo e non ottiene buoni risultati, indipendentemente dai metodi di time management utilizzati per lo svolgimento delle mansioni quotidiane.

Per evitare errori nella formulazione degli obiettivi, si può ricorrere al metodo SMART. Secondo questo modello collaudato, i buoni obiettivi devono soddisfare cinque criteri: devono essere specifici, misurabili, appetibili, realistici e definito nel tempo.

Consultate la nostra guida per imparare come adottare il metodo SMART.

Getting Things Done

Avete molti obblighi professionali e privati e volete essere sicuri di non perdere nessun appuntamento o di lasciare inutilizzate finestre temporali impreviste? Getting Things Done è un sistema completo per una gestione del tempo con liste e calendario degli appuntamenti per vita privata e professionale.

Definendo per iscritto tutte le incombenze e i progetti, avete meno pensieri e diventa impossibile dimenticare qualcosa. Ogni nuova informazione o mansione può essere affrontata con questo metodo, che prevede cinque fasi: Raccogliere, Esaminare, Organizzare, Verificare, Fare.

L'esame deve essere svolto regolarmente. Per decidere come procedere con un compito, Getting Things Done offre un processo decisionale dettagliato.

Se un compito non può essere svolto entro due minuti, lo si riporta su una lista giusta, ad esempio "Progetti", "Prossimi passi" o "In attesa". Gli appuntamenti si inseriscono in un calendario. Almeno una volta al giorno si esaminano le liste e si decide quali sono i prossimi compiti da svolgere. Il nostro articolo vi illustra il metodo nel dettaglio.

Timeboxing

Dal project management deriva il metodo di time management detto "timeboxing", che consiste nel definire per ciascun compito blocchi di tempo concreti entro i quali tali compiti devono essere assolutamente conclusi. Dietro vi è il presupposto che le attività spesso richiedono il tempo effettivamente disponibile. Senza scadenze chiare si possono sforare i budget o ritardare inutilmente dei progetti. Il timeboxing impone una necessità di agire produttivamente.

Stabilite quindi blocchi di tempo in cui voi o il vostro team dovete focalizzarvi sull'esecuzione di un compito o il raggiungimento di un risultato. I blocchi di tempo possono essere ore, giorni o settimane, a seconda del fatto che si utilizzino metodi di gestione del tempo per singole attività o interi progetti. Per l'efficacia del metodo è fondamentale non scegliere blocchi di tempo troppo lunghi, ma neanche troppo brevi, altrimenti subentra lo stress, che ostacola i buoni risultati.

Metodo POSEC

Ispirato alla teoria di Abraham Maslow della “gerarchia delle necessità”, il metodo POSEC è uno strumento realistico che aiuta a stabilire le priorità personali e professionali. Come in altri metodi sopra citati, si tratta di suddividere i compiti per importanza tramite alcuni passaggi chiave che costituiscono l’acronimo POSEC (“Priorizzare, Organizzare, Semplificare, Economizzare, Contribuire”).

La peculiarità di questo metodo sta nell’importanza data al legame tra responsabilità individuale e obblighi sociali. Il pensiero di fondo del metodo POSEC è che dal momento in cui l’individuo riesce ad assumersi le proprie responsabilità, è anche in grado di contribuire alla collettività.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.


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