Richiedere via e-mail informazioni sulla candidatura: formulazione e modello

Non ricevere feedback dopo aver inviato una candidatura può essere frustrante. Tuttavia, è necessario concedere all’azienda il tempo sufficiente per esaminare la vostra domanda. Dopo tutto, ci possono essere molte ragioni per cui la domanda non è stata ancora elaborata o non siete stati informati. Chiedendo notizie sulla vostra candidatura via e-mail potete ricordare agli addetti alla selezione la vostra candidatura ed eventualmente accelerare il processo decisionale. Tuttavia, per evitare di fare gaffe, ci sono alcune considerazioni da tenere a mente.

A seconda dell'azienda, un processo di candidatura può richiedere tempi diversi che va da due settimane a due mesi. La durata del processo in genere dipende dalle dimensioni e dalla situazione del personale dell'azienda. Nelle aziende più piccole di solito ci vuole meno tempo perché le distanze sono più brevi e le responsabilità sono meno distribuite rispetto alle aziende più grandi. Nonostante ciò, è sempre possibile che le applicazioni non vengano elaborate subito per via di compiti più urgenti o per altri motivi.

Se decidete di chiedere informazioni riguardo alla vostra candidatura, dovreste per prima cosa tenere in considerazione le seguenti possibilità.

Perché non avete ancora ricevuto alcun feedback?

• Il termine per la presentazione delle candidature non è ancora scaduto.
• I dipendenti responsabili sono malati o in vacanza.
• I dipendenti responsabili sono impegnati con compiti più urgenti.
• Il numero di candidati per la posizione è superiore a quello previsto.
• La selezione dei candidati richiede più tempo del previsto.
• La decisione del candidato prescelto è ancora in sospeso.
• A causa di decisioni interne all'azienda, la posizione non viene occupata.

Il follow-up via e-mail o per telefono richiede una certa sensibilità. Ciò include anche saper scegliere il momento giusto per farlo. In linea di principio non esiste una direttiva in materia e il momento ideale per chiedere informazioni riguardo a una domanda di lavoro inviata dipende da una serie di fattori che voi, in quanto candidati, di solito non potete influenzare. Questo perché (almeno di solito) non si conoscono né i processi e né la situazione interna dell'azienda. Pertanto, è necessario che vi informiate sullo stato della vostra candidatura non appena ritenete che ciò abbia senso, ma comunque non prima di una o due settimane dopo aver presentato la candidatura. Ciò sottolinea anche il vostro interesse, che può favorirvi agli occhi del datore di lavoro.

Nell'ambito di un sondaggio effettuato dall'azienda Accountemps a partire dall'anno 2017 è stato chiesto ai responsabili del personale quanto tempo i candidati devono aspettare fino al follow-up via e-mail o per telefono. Il risultato: il 43% dei responsabili delle risorse umane raccomanda ai candidati di chiedere informazioni sullo stato della propria candidatura da una a due settimane dopo l’invio della domanda.

Di seguito tutti i risultati del sondaggio: qual è il momento giusto per chiedere informazioni sullo stato della propria candidatura?

• Entro una settimana: 19 %
• Dopo 1–2 settimane: 43 %
• Dopo 2–3 settimane: 30 %
• Dopo 3 settimane o più: 8 %
• I candidati non dovrebbero chiedere informazioni riguardo alla propria candidatura: 0 %

Gli esiti dimostrano che l’azione stessa di chiedere aggiornamenti non è giudicata in maniera negativa. Quindi non esitate, purché non sia la seconda volta che scrivete con la stessa intenzione. Se non ricevete una risposta alla vostra e-mail, potete provare per telefono. Nella maggior parte dei casi, se la domanda è posta con il tono e i modi giusti, riceverete una risposta dal reparto di amministrazione del personale, responsabile dell'assunzione di nuovi dipendenti.

Inviando un'e-mail dopo la candidatura aumentate le probabilità di fare una buona impressione sul vostro reclutatore, a patto che rispettiate alcune regole. Attenetevi ai seguenti punti quando chiedete informazioni sulla vostra candidatura:

In generale conviene mantenere un tono cordiale e discreto, evitando di mettere pressione sul reclutatore. Anche se non vedete l’ora di sapere come viene valutata la vostra candidatura, cercate di mantenere la calma e di non fare trasparire alcun segno di impazienza, perché potrebbe condizionare negativamente la valutazione della vostra domanda. Infine ricordatevi che l'inizio del processo di candidatura è ancora troppo presto per chiedere informazioni su compenso e possibili bonus. D’altronde mancano ancora dei passaggi fondamentali come la preselezione e il colloquio.

Per la formulazione dell’e-mail ci sono alcune raccomandazioni da seguire. Quali sono?

1. Siate gentili: l’intenzione della vostra e-mail è trasmettere un’immagine professionale, e ciò inizia con un saluto educato. Rivolgetevi al recruiter nominandolo per nome. Ringraziate se, ad esempio, avete ricevuto la conferma di avvenuta ricezione della vostra candidatura.

2. Siate sintetici: esprimete la vostra richiesta nel modo più breve e conciso possibile. In questo modo il responsabile del personale competente può rapidamente comprenderla ed elaborarla.

3. Formulate un oggetto della mail molto preciso: l’oggetto dovrebbe contenere la posizione per cui vi siete candidati e il vostro nome. In questo modo il responsabile del personale sarà in grado di associare meglio la vostra e-mail alla vostra candidatura.

4. Chiarite il vostro interesse: se avete un forte interesse per il lavoro, sarà la motivazione che vi serve per chiedere informazioni sulla candidatura. Ricordate al vostro potenziale datore di lavoro che voi sareste la persona migliore per ricoprire la posizione, tuttavia senza esagerare.

5. Ponete una domanda: formulate una richiesta specifica, ad esempio con una domanda diretta. “Quando credete che mi possa aspettare di ricevere un feedback?” o “Come proseguirà il processo di selezione?”

6. Segnalate la vostra raggiungibilità telefonica: potete indicare nella vostra e-mail quando sareste disponibili a un eventuale incontro futuro. In generale, dovreste dimostrarvi aperti a una presa di contatto.

7. Rileggete attentamente l’e-mail: il messaggio elettronico rappresenta un’ulteriore l’occasione per trasmettere un’impressione positiva di sé in quanto professionista. Il testo deve pertanto essere privo di errori. Verificatene dunque la correttezza grammaticale e ortografica. Assicuratevi anche di aver nominato correttamente il destinatario prima di inviare il messaggio.

Esempi di e-mail di follow-up dopo l’invio della candidatura

Gli esempi di e-mail vi possono aiutare a raccogliere idee per possibili espressioni da utilizzare. Tuttavia vi raccomandiamo di adattare sempre l’e-mail al tipo di professione e azienda per cui vi siete candidati. Potete servirvi delle seguenti proposte e utilizzarle come esempi da seguire:

Esempio 1

Gentile Signora/Signor X,

La ringrazio per la conferma di avvenuta ricezione della candidatura del GG/MM/AAAA.

Naturalmente sono consapevole del fatto che una procedura di candidatura qualitativa richiede tempo, tuttavia, vorrei chiedere fino a quando posso aspettarmi un riscontro in merito alla mia domanda. Inoltre ribadisco il mio interesse alla posizione di [Definizione della professione] presso la vostra azienda.

In caso di domande relative ai documenti presenti nella mia candidatura, non esiti a contattarmi via e-mail o telefono al numero [Numero di telefono].

Rimango in attesa di Sue notizie.

Cordialmente

Candidata/o XY

Esempio 2

Gentile Signora/SignorZ,

La ringrazio per la Sua e-mail del GG.MM.AAAA.

Nel frattempo sono trascorse alcune settimane dal termine di invio delle domande. Vorrei pertanto cogliere l’occasione per sapere quando e come proseguirà il processo di selezione.

Dal momento che ribadisco il mio interesse alla posizione di [Descrizione della professione] presso la vostra azienda, sarei molto lieta/o di ricevere presto un riscontro positivo. Nel caso avesse domande relative alla mia candidatura, non esiti a contattarmi via e-mail o telefono al numero [Numero di telefono].

Cordiali saluti,

Candidata/o YZ

Un altro modo per informarsi sullo stato della propria candidatura è quello di prendere contatto telefonicamente. Qual è la differenza tra e-mail e telefono?

Oltre a ciò molti responsabili del personale sono attivi su piattaforme professionali di social media come Xing e LinkedIn. Potete contattarli anche usando questi canali dove in linea di principio si applicano le stesse norme valide per la posta elettronica. Il vantaggio è che se il contatto clicca sul vostro profilo, potreste essere in grado di conquistare subito dei punti, a condizione, naturalmente, che il vostro profilo sia progettato in modo serio e accattivante.

Come si può sapere lo stato attuale della procedura di candidatura dopo aver effettuato il colloquio? Come si può sapere se sia già stata presa una decisione? Con poche semplici azioni potete semplificare la vostra vita e mantenere un ricordo positivo nella mente dei responsabili delle risorse umane.

• Chiedete i nomi dei vostri interlocutori e la loro funzione nell'azienda, ad esempio nel momento in cui venite invitati al colloquio.
• Chiedete i biglietti da visita delle persone presenti al colloquio.
• Alla fine del colloquio chiedete informazioni sul proseguimento della procedura.
• Ringraziate un’altra volta dopo il colloquio via e-mail; così rafforzerete il vostro interesse a una collaborazione.

Se è passato diverso tempo dal colloquio, avete il diritto di farvi sentire per chiedere aggiornamenti sullo stato della vostra candidatura. Rimanete sempre amichevoli e gentili cercando di non fare pressione o rimproveri. Ribadite il vostro interesse e domandate al selezionatore quando verrà presa una decisione.

Se avete già un'altra offerta di lavoro e quindi dovete prendere una decisione, descrivete la vostra situazione in modo obiettivo: indicate, ad esempio, che il termine di preavviso con il vostro attuale datore di lavoro sta per scadere o quello di un'altra società che accetterete in alternativa. Attenzione: se si citano diverse altre opzioni allo stesso tempo, potrebbe sembrare che la posizione in questa azienda non sia importante per voi.

Trovate questi e altri consigli assieme a due esempi di e-mail da inviare nel nostro articolo di approfondimento.

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