La filosofia di Asana è lavorare insieme apertamente. Ogni membro del team può di default modificare tutte le informazioni e il contenuto dei progetti e delle attività. Per questo motivo occorre ovviamente stabilire regole chiare, perché la libertà d'uso può sempre portare a errori, come ad esempio la perdita di dati a causa di una cattiva comunicazione. Lo strumento è quindi ideale per gruppi di lavoro gestiti in modo meno gerarchico che collaborano apertamente. Per i gruppi di lavoro più tradizionali con posizioni chiaramente definite Asana risulta invece piuttosto inefficiente.
Oltre al principale software per il web, Asana offre app per Android e iOS che sono però relativamente rudimentali. Nonostante l'applicazione mobile con le sue funzioni permetta di creare e modificare attività, ricevere nuovi messaggi personali, allegare file e accedere alla casella di posta personale, si può dire che Asana sia più che altro ottimizzato per il browser su PC. Qui gli utenti più esperti possono anche muoversi comodamente all’interno del tool sfruttando le molte scorciatoie da tastiera e lavorare così in modo ancora più efficiente.
Anche l'integrazione degli strumenti esterni è lodevole: sono svariati gli strumenti secondari che possono essere attivati in modo facile e rapido, inclusi i più noti servizi cloud come Google Drive e Dropbox, strumenti di sviluppo come GitHub, CMS come WordPress e molti altri.
In termini di protezione dei dati Asana è considerato sicuro. I backup regolari dei server servono a prevenire la perdita di dati, mentre l'hardware del server vanta uno livello tecnico di avanguardia. I firewall aggiuntivi sono progettati per aumentare la sicurezza degli utenti. Tuttavia, come per la maggior parte delle applicazioni SaaS/PaaS, anche con Asana vale il discorso che, se in possesso delle vostre credenziali, anche le persone non autorizzate possono facilmente accedere al vostro account da qualsiasi luogo. L'utente rimane il principale responsabile della sicurezza dei dati propri e aziendali.
La versione gratuita di Asana può accettare fino a un massimo di 15 membri del team, ma offre anche tutte le funzioni di base. Per una cifra attorno ai 6-10 euro per utente al mese questo limite scompare e molte funzioni come la bacheca e la funzione di ricerca saranno considerevolmente potenziate. C'è un'altra versione per i clienti più grandi con assistenza personale e un maggiore controllo dei dati; il suo costo deve essere negoziato direttamente con Asana.
Vantaggi | Svantaggi |
Molto chiaro e accattivante, estremamente adatto ai principianti | Nessuna funzionalità offline |
Variante gratuita per team più piccoli con un’ampia selezione di funzioni | La versione gratuita risulta inutile per i team di grandi dimensioni (più di 15 membri) |
Utilizzo rapido e fluido grazie alle scorciatoie da tastiera | Integrazione dei media limitata, lavoro con le grafiche troppo complicato |
Ampio supporto di strumenti esterni affermati | Nessuna funzione reale per la gestione finanziaria e delle risorse |