La procedura di registrazione del documento riepilogativo delle fatture ricevute è lievemente differente. L’annotazione deve infatti contenere:
- i numeri di protocollo delle fatture ricevute, i quali vengono stabiliti dal destinatario;
- per ogni aliquota, distintamente:
- il totale complessivo dell’imponibile delle operazioni comprese eventuali esenzioni ed esclusioni;
- totale complessivo dell’imposta.
Come sopra, sempre opzionalmente, anche:
- il cliente/fornitore intestatario della fattura
Diversamente dal documento riepilogativo delle fatture di vendita, quello relativo alle fatture di acquisto può includere anche operazioni avvenute in mesi diversi. Inoltre l’annotazione deve essere registrata autonomamente prima di effettuare la liquidazione periodica mensile o trimestrale, durante la quale viene sottratta l’IVA che fa riferimento a quelle fatture che sono sottoposte al riepilogo.
Non sempre si ricorre alla fattura riepilogativa perché invece di semplificare può invece complicare la contabilità. È questo il caso quando vanno distinte fatture già incassate da quelle da incassare, oppure quando è indispensabile differenziare centri di costo diversi. L’ostacolo più grande però è rappresentato dal momento della dichiarazione dei redditi: si arriva infatti a non riuscire più a fare distinzione tra i differenti costi poiché mancano i relativi dettagli analitici.
Siccome per una questione di chiarezza sulla contabilità la normativa richiede all’azienda che le registrazioni sul libro giornale rilevino giorno per giorno le operazioni avvenute, è necessario registrare le seguenti indicazioni singolarmente:
- acquisti
- vendite
- incassi
- pagamenti
- crediti
- debiti
Per la registrazione sul libro giornale non dimenticate di indicare l’anagrafica di ogni fornitore o cliente. Infine l’annotazione cumulativa deve essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello cui si riferiscono le fatture emesse. Quelle di vendita devono invece essere emesse lo stesso mese.